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Zeiterfassung in Gastronomie & Hotellerie - Welche Möglichkeiten gibt es, wie funktionieren die Systeme & welcher Nutzen entsteht für Unternehmer?

Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist seit der Einführung des MiLoG 2015 Pflicht eines jeden Gastronomen und Hoteliers. Möglichkeiten, die Zeiten der Arbeitnehmer zu erfassen gibt es viele - doch welches System spendet den größten Nutzen?

Zwar kam das Gesetz um den Mindestlohn nicht urplötzlich, dennoch fühlten sich die meisten Gastronomen vom zusätzlichen bürokratischen Aufwand, der nun auf sie zukam, überrollt. Aus der Not wurden dann vermeintlich-zweckmäßige Lösungen geboren, die dazu beitragen sollten, der Dokumentationspflicht nachzukommen. Diese sind oftmals nicht mehr und nicht weniger als eine Excel-Liste, die entweder direkt im Betrieb ausliegt oder vom Chef höchstpersönlich mit den Informationen der Stundenzettel seiner Mitarbeiter befüllt wird. Diese Methode ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch in keiner Weise gegen falsche Angaben der Mitarbeiter abgesichert. Die vermeintlich günstigste Methode der Zeiterfassung für die Gastronomie stellt sich also als eher unbrauchbar heraus, da sie weder Zeit spart, noch Arbeitserleichterung für den Chef bedeutet und somit schlichtweg nicht als Möglichkeit zur Zeiterfassung in einen ökonomisch-orientierten Gastronomie-Betrieb aufgenommen werden sollte.

Neben der oben beschriebenen, eher amateurhaften Excel-Methode gibt es zahlreiche Anbieter von stationären elektronischen Profi-Zeiterfassungssystemen, die in diesem Beitrag natürlich nicht fehlen dürfen. Diese Art der Zeiterfassung ist die modernere Variante der klassischen Stechuhr: Hier stempelt sich jeder Arbeitnehmer mit einem sogenannten Zeiterfassungsmedium (Stechkarte mit Magnetstreifen oder Schlüsselanhänger mit ID-Chip) über ein elektronisches Terminal ein und aus. Die erfassten Zeiten werden direkt in die Datenbank übertragen und somit sind Start- und Endzeiten optimal dokumentiert. Zusätzlicher Arbeitsaufwand entsteht also für den Gastronomen bei der Nutzung eines solchen Systems nicht übermäßig. Doch sind die Kosten, die mit einer Anschaffung einer elektronischen Zeiterfassung einhergehen, sehr hoch. Bei der Einrichtung müssen neben den elektronischen Terminals auch alle Zeiterfassungsmedien kostenpflichtig angeschafft werden. Gerade bei den Medien fallen im Laufe der Zeit häufig noch teure Wartungs- oder Austauschkosten an. Produktupdates gibt es bei diesen konventionellen Systemen ebenfalls in der Regel nur kostenpflichtig und falls mal etwas bei der Hardware nicht funktioniert, muss direkt ein Techniker bestellt werden - der Support schlägt somit auch nochmal ordentlich zu Buche. Solche Systeme sind optimal in großen industriellen Unternehmen zu verwenden, um der Zeiterfassung in der Gastronomie nachzukommen, sind sie leider weniger gut geeignet.

Neben der elektronischen Zeiterfassung bieten mobile Zeiterfassungssysteme weiterhin die Möglichkeit den Dokumentationspflichten nachzukommen. Bei dieser Art der Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten mittels portabler Endgeräte (PDA’s beispielsweise) erfasst und an eine Zeiterfassungssoftware übermittelt. Da hier, bis auf die PDA’s, keine Hardware angeschafft werden muss, ist dieses System deutlich kostengünstiger als die klassische Stechkarten- Methode der Zeiterfassung. Zusätzlich geht der Arbeitgeber durch GPS-Ortung sicher, dass der Mitarbeiter sich tatsächlich am Einsatzort befindet. Ein solches System ist besonders für Branchen, in denen Außeneinsätze auf der Tagesordnung stehen, nützlich. Die Anforderungen, die das Gastgewerbe an Zeiterfassungssysteme stellt, sind vielseitig und erfordern neben der einfachen Zeiterfassung auch noch Auswertungs- und Bearbeitungsfunktionen, die durch diese simplen mobilen Systeme nicht gegeben sind. Daher stellen sie keine optimale Lösung zur Zeiterfassung für Gastronomie und Hotellerie dar.

Webbasierte Zeiterfassungs-Systeme wie gastromatic, erfreuen sich besonders in jüngster Zeit immer größer werdender Beliebtheit. Die Vorteile gegenüber herkömmlichen Zeiterfassungssystemen bestehen einerseits in der Hardwareunabhängigkeit und der Möglichkeit weitere organisatorische Komponenten wie Dienstplanung und Urlaubsverwaltung mit der Zeiterfassung über ein einheitliches System abzuwickeln.

Erfasst werden die Zeiten auf ähnliche Weise wie bei den oben beschriebenen Systemen.
Speziell bei gastromatic gibt es zwei Möglichkeiten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Durch die Integration der Mitarbeiter in die Software, wird durch Hinterlegung der Email-Adressen ein Account für den Mitarbeiter erstellt, mit dem Sie die Möglichkeit bekommen, sich über den einen Mitarbeiter-Smartphone-App Zugang anzumelden und neben dem aktuellen Dienstplan auch noch Abwesenheitsanträge stellen können und die Ist-Arbeitszeiten aufzeichnen können. Durch die Verifizierung eines zuvor generierten QR-Codes kann sich der Mitarbeiter vor Schichtbeginn einstempeln, zwischendurch minutengenau die Pause erfassen und sich schließlich bei Feierabend wieder ausstempeln.
Die andere Möglichkeit bietet die Zeiterfassung über die gastromatic Stempeluhr-App, die über jedes handelsübliche Tablet aufgerufen werden kann. Das Prinzip bleibt gleich, doch die Möglichkeiten der Stempeluhr-App sind vielseitiger. So wird beispielsweise ein Foto des Mitarbeiters beim Einstempeln geschossen, um speziell Missbrauch vorzubeugen.
Weiterhin können bestimmte Aufgaben oder Motivationsbotschaften in Form einer Schichtnotiz unmittelbar vor Schichtbeginn direkt beim Einstempeln über die Stempeluhr-App kommuniziert werden. Alle erfassten Zeiten werden im Planer-Account gesammelt, können dort überprüft und korrigiert werden und stehen schließlich zum Export und somit zur Erfüllung der Dokumentationspflichten bereit. Außerdem können bestimmte Regeln das Stempel betreffend definiert werden, so können sich Mitarbeiter zum Beispiel nur Einstempeln, wenn Sie auch tatsächlich im Dienstplan eingeplant sind, oder der Planer kann das Stempeln vor und nach tatsächlichem Beginn zeitlich beschränken.

Neben dem geringen Arbeitsaufwand, der durch das eigenständige Ein- und Ausstempeln und dem Schutz vor Missbrauch bei webbasierten Systemen gegeben ist, stehen auch die vergleichsweise geringen Kosten ganz klar auf der Nutzen-Seiten. Eine webbasierte Lösung ist weder auf Anschaffung und Wartung teurer Hardwaregeräte angewiesen, noch erfordert es zeitaufwendiges Pflegen von Excel-Listen. Webbasierte Zeiterfassungssysteme, die wie gastromatic auf die Gastronomie spezialisiert sind, bestechen vor allem neben vielseitigen gastronomiespezifischen Einstellungsmöglichkeiten, die Kalkulation von Löhnen und Zuschlägen und dem unkomplizierten Import der Daten in beispielsweise Lohnbuchhaltungssoftware-Systeme.