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Gastro-Controlling: Ungewöhnlichen Wareneinsatz erkennen und bares Geld sparen

In unserem letzten Newsletter haben wir an einem Beispiel verdeutlicht, dass man mit einfacher Datenanalyse seine Produktivität deutlich steigern kann. Heute präsentieren wir eine Methode, mit der man ungewöhnlichen Warenverbrauch erkennen und vermeiden kann.

Um eine Wareneinsatzquote (Warenverbrauch in Euro/Nettoumsatz) von beispielsweise maximal 30% zu erreichen, müssen die verkauften Produkte im Durchschnitt mindestens 233% über dem Selbstkostenpreis liegen. Hinzu kommt, dass beispielsweise Rezepte nicht perfekt eingehalten oder Mitarbeiterrabatte gewährt werden. Entsprechende Erfahrungswerte sollten deshalb zusätzlich im Preisaufschlag berücksichtigt werden. Das Ergebnis der Preiskalkulationen sollte aber in jedem Fall sein, dass man seine Soll-Wareneinsatzquote pro Warengruppe definiert hat und weiß, wie sich diese zusammensetzt.

Stabile Wareneinsatzquote

Intuitiv würde man sagen, dass in einer Warengruppe wie zum Beispiel den „Heißgetränken“ die Wareneinsatzquote stabil sein müsste, da keine besonderen Rezepturen beachtet werden müssen und vergleichbare Deckungsbeiträge existieren. Aber stimmt das wirklich?

Im Folgenden wollen wir deshalb herausfinden, wie man ungewöhnliche Wareneinsätze für bestimmte Warengruppen -die den „Sollwerten“ entsprechen sollten - erkennen kann. Zusätzlich wollen wir Denkanstöße liefern, um die Zusammenhänge, welche zu Abweichungen führen, zu analysieren.

Ungewöhnlichen Warenverbrauch in meiner Gastronomie erkennen

Wichtig ist, dass die erhobenen Daten auf gleichen Wochentagen bzw. vergleichbaren Tagen basieren, um einen unverfälschten Referenzwert zu erhalten.

Des Weiteren sollte man die zu analysierenden Warengruppen so auswählen, dass die darin enthaltenen Produkte nahezu den gleichen Deckungsbeitrag aufweisen, da sonst die Voraussetzung einer stabilen Wareneinsatzquote nicht mehr gegeben ist.

Im folgenden Schaubild betrachten wir deshalb die Umsatzentwicklungen der Warengruppe „Heißgetränke“ in einem Zeitraum von vergleichbaren Tagen (immer an einem Montag) über einen Zeitraum von 10 Wochen. Zusätzlich wird durch die graue Linie die Soll-Wareneinsatzquote der Heißgetränke (29%) gekennzeichnet.

Die kleinen roten Pfeile stellen die absoluten Abweichungen zur Soll-Wareneinsatzquote dar. Ungewöhnlich hohe Abweichungen sind am 25.04. (+9 %) sowie am 16.05. (+10%) erkennbar. Die restlichen Abweichungen sind in einem Toleranzbereich von +-2%.

Erhöhte Wareneinsätze in meiner Gastronomie analysieren

Die Frage ist nun, wie die großen Abweichungen aus dem Schaubild entstehen können, wenn eine ordentliche Preiskalkulation zu Grunde liegt und die einzelen Produkte nahezu gleiche Deckungsbeiträge haben.

Um diese Frage zu beantworten, müssen weitere Parameter wie zum Beispiel die Quote der Rechnungsstornos, Quote der Mitarbeiterrabatte/Eigenbedarf, Quote der Rechnungskopien, etc. eingeführt werden und in Tabellenform an den betreffenden Tagen ebenfalls notiert werden. Diese Parameter sollen dazu dienen mögliche Korrelationen zum erhöhten Warenverbrauch zu identifizieren.

Beispielsweise ließe eine ungewöhnlich hohe Quote an Rechnungsstornos am 25.04. und 16.05. einen Betrugsverdacht aufkommen. Mit anderen Worten formuliert: Es wurde Ware verzehrt, jedoch kein Umsatz daraus generiert und dies korreliert mit einer erhöhten Anzahl von Rechnungsstornos. Wir weisen aber ausdrücklich darauf hin, dass dies ein Interpretationsansatz ist; es wäre falsch bei Abweichungen grundsätzlich auf diesen Fall zu schließen! Also niemals einfach von einer "Schuldfrage" ausgehen, schon gar nicht von einer möglichen Schuld der Mitarbeiter. Das führt zu Frust auf beiden Seiten und ist kontraproduktiv.

Eine weitere Korrelation, der man nachgehen könnte, wäre ein erhöhter Eigenbedarf oder eine erhöhte Anzahl der Rechnungskopien an den identifizierten Tagen.

Welche Parameter sich eignen, um aussagekräftige Korrelationen zu finden, ist sehr vom Gastronomiekonzept abhängig und lässt sich nicht pauschal beantworten.

Zusammenfassung

Die Idee der vorgestellten Methode ist es Warengruppen zu finden, für die das Verhältnis zwischen Warenverbrauch und Umsatz eigentlich nicht schwanken sollte.

Diese Warengruppen sollten in einem größeren Zeitraum an vergleichbaren Tagen untersucht werden. Falls ungewöhnliche Abweichungen auftreten, sollten diese mit weiteren Parametern in Verbindung gebracht werden, um eine Ursache zu finden. Aus Erfahrung können wir behaupten, dass Sie über die Ergebnisse sehr erstaunt sein werden, weil die Intuition - im Bereich Controlling - mit der Realität nur selten übereinstimmt.

Falls Sie weitere Informationen hierzu benötigen, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ihr Ansprechpartner:
Patrick Pötzsch
06151/78 777 44
info@gastromatic.de
www.gastromatic.de

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