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Wareneingangsbuch für die Gastronomie – So geht’s ganz einfach (Excel Vorlage)


Als Gastronom hat man für gewöhnlich mehr Regeln zu befolgen, als gewerbetreibende Kollegen – beispielsweise aus dem Einzelhandel. Obwohl man in einem Gastronomiebetrieb in erster Linie Lebensmittel vertreibt, fallen zudem oder gerade deshalb noch weitere Punkte ins Gewicht, die im alltäglichen Geschäft beachtet werden müssen. So ist man nicht nur verpflichtet Kennzeichnungsvorgaben und Hygienevorschriften einzuhalten, sondern gehört zudem noch zu den Gewerben, welche als Risikogruppe für Schwarzarbeit und Mindestlohngrenzen zählen. Nichtsdestotrotz muss man sich auch an alle anderen Gesetze und Richtlinien halten, die ein „normales“ Gewerbe hat – wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und/oder die Aufzeichnungspflicht inklusive Führung eines Wareneingangsbuchs. Damit man im Gesetzes-Wirrwarr weiterhin einen kühlen Kopf bewahrt, gibt es nun eine kleine Hilfestellung zu diesem Thema – und als i-Tüpfelchen eine Excel-Vorlage, mit der man seine Wareneingänge schnell und unkompliziert dokumentieren kann und so ganz easy der Aufzeichnungspflicht Herr wird.

Was ist ein Wareneingangsbuch?

Das Wareneingangsbuch ist eine Dokumentation über eingegangene Waren im Unternehmen. Hierzu zählen laut Gesetzestext alle Waren sowie „[…] unfertige Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich, für eigene oder für fremde Rechnung, erwirbt.“ Es zählen alle Lebensmittel dazu, die so an den Gast weitergegeben werden, wie sie eingekauft wurden und gleichermaßen auch alles, was zu Speisen oder Getränken weiterverarbeitet wird. Selbst die Serviette, mit der sich der Gast den Mund abwischt, fällt darunter. Nicht aufzuzeichnen sind jedoch Einkäufe für Hilfsmittel wie zum Beispiel im Betrieb genutztes Büromaterial.

 

Wozu braucht man überhaupt ein Wareneingangsbuch?

Wie so oft liegt in dem Grund für die Aufzeichnung die Wahrung der Steuerabgaben und die daraus resultierende Aufzeichnungspflicht. In Deutschland ist jeder Gewerbetreibende gemäß § 90 der allgemeinen Verfahrensgrundsätze der Abgabenordnung  an der Mitwirkung der Sachverhaltsermittlung verpflichtet. Hierzu gehört, dass man Beweismittel vorweisen muss, um später die steuerliche Schuld zu ermitteln. Beweismittel sind unter anderem alle Aufzeichnungen und Bücher, zu denen auch das Wareneingangsbuch gehört. Man darf das an der Stelle allerdings nicht mit der Buchführungspflicht verwechseln. Das eine schließt das andere nicht aus, da in der Regel bei einer doppelten Buchführung ein Wareneingangsbuch geführt werden muss. Wer sich an dieser Stelle die Frage stellt, wie ein Gewerbe definiert ist und wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist – hier eine kurze Definition:

Als gewerbetreibend ist man dann anzusehen, wenn man einer selbstständigen Betätigung mit Gewinnerzielungsabsicht nachgeht.

Zur Buchführung ist man verpflichtet, wenn man mit seinem Gewerbe entweder einen Gewinn von weniger als 60.000 Euro und/oder geringeren Umsatz von 600.000 Euro pro Jahr erwirtschaftet.

 

Wie sollte ein Wareneingangsbuch aussehen?

Beim Wareneingangsbuch gibt es nicht viele, aber sehr wesentliche Punkte zu beachten. Zum einen kann das Wareneingangsbuch als tatsächliches, handschriftliches Buch geführt werden oder man behilft sich mit EDV, wie zum Beispiel Excel-Dateien. In jedem Fall sollte das Wareneingangsbuch nach den geläufigen Richtlinien der GoB geführt werden. 

 

Die Abgabenordnung legt in § 143 Abs. 3 fest, dass die Aufzeichnungen folgende Angaben enthalten muss:

  • den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung,
  • den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferanten,
  • die handelsübliche Bezeichnung der Ware,
  • den Nettopreis der Ware,
  • einen Hinweis auf den Beleg.

Um das Wareneingangsbuch ordnungsgemäß zu führen, sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Aufzeichnungen in chronologisch korrekter Reihenfolge eingetragen werden, damit nachträgliche Beanstandungen bei steuerrechtlichen Betriebsprüfungen umgangen werden können.

 

Fazit zum Wareneingangsbuch: So läuft’s rund!

Möchte man Verstöße gegen handelsrechtliche Buchführungsvorschriften vermeiden und hält man sich an die Bestimmungen der Abgabenordnung, sorgt man dafür, dass die Finanzbehörden den Gewinn nicht in geeigneter Weise schätzen müssen und man im schlimmsten Fall mehr Steuern zahlen muss als nötig. Zudem ist man gut beraten, die Gesetze zu befolgen, da man so die Bekämpfung von Schwarzeinkäufen minimieren kann und auch hier keine zusätzlichen Strafsummen befürchten muss. Die Excel-Vorlage gibt die Möglichkeit die Wareneingänge ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Wareneingangsbuch Vorlage Excel

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Der Autor übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

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Sabrina Harvey

Vertrieb, gastromatic

Sabrina ist Bauingenieurin, aber ihre zweite Leidenschaft ist das Gastgewerbe. Seit ihrer Jugend jobbt sie viel und gerne in der Gastronomie, hat bei diversen Events die Serviceleitung & Dienstplanung übernommen und kennt sich somit auch im operativen Geschäft bestens aus. Ein echter Volltreffer für uns und unsere gastromatic-community, die von dieser Verbindung aus technischem Know-How und langjähriger Branchenerfahrung profitiert.

  1. Wiebke Gómez

    Hallo Sabrina,
    vielen Dank für Deinen Beitrag.
    Zu dem Excel Chart habe ich eine Frage. Muss dort Menge, Preis und Zahltag eingetragen werden? das weiß der Koch doch meistens gar nicht. Oder würden theoretisch auch Lieferscheine ausreichen?

    Lieben Dank und viele Grüße
    Wiebke Gómez

    1. Sabrina Harvey

      Hallo Wiebke,

      vielen Dank für Deine Frage.
      Für das Wareneingangsbuch ist der Preis zwingend anzugeben, da dies die spätere Grundlage bei Steuerprüfungen sein kann.
      Wenn dort nichts steht, trifft das Finanzamt eine Annahme, die im schlimmsten Fall dazu führt, dass du eine höhere Steuerlast hast.
      Menge und Zahltag sind nur ergänzende Angaben, die bei einer Prüfung als gute Nachweise für dich gelten.

      Da die Lieferung der Ware selten ohne Lieferscheine oder Belege passiert, sollte derjenige, der die Ware annimmt dies auch ins Wareneingangsbuch eintragen, da er das Dokument vorliegen hat.

      Ich hoffe, es ist jetzt ein bisschen klarer geworden.

      Liebe Grüße
      Sabrina Harvey

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