Schichtplan: Teildienst- oder Schichtsystem?

Schichtplan Erstellung: Welche Vorteile bieten die verschiedenen Schichtplan-Systeme, welches ist am mitarbeiterfreundlichsten und wie kann der Dienst am Gaste bestmöglich geleistet werden?

Schichtplan: Teildienst- oder Schichtsystem?

Regelmäßige Arbeitszeiten – sprich Dienst nach Vorschrift, Montags bis Freitag neun bis 17 Uhr – sind in dienstleistungsgetriebenen Branchen wie Gastronomie und Hotellerie die absoluten Ausnahmen. Wenn andere in die Mittagspause gehen, Feierabend oder Urlaub haben, dann geht es im Gastgewerbe erst richtig rund. Der Schichtplan in Gastronomie und Hotellerie muss immer bedarfsgerecht sein – gibt es einen großen Gästeandrang, so müssen auch viele Mitarbeiter einsatzbereit sein. Prime-Time ist in Gastronomie und Hotellerie also vor allem zur Mittagszeit oder zum Feierabend, an Wochenenden oder Feiertagen und zur Ferienzeit. Zudem ist es nach Lokalisation und Art des Betriebes unterschiedlich, ob Sommer, Frühjahr, Herbst oder Winter als Hochsaison gilt. Angestellte von Hotel- oder Gastronomiebetrieben haben demnach selten am Wochenende frei, können zu Hauptferienzeiten Urlaub machen und müssen oft Abends- oder Nachtarbeit verrichten.

Die Organisation der Schichten erfordert aufgrund dieser schwierigen Anforderungen einen ausgefeilten Schichtplan, damit zum einen alle Gäste nach den individuellen Bedürfnissen optimal bedient werden können, aber auch den Mitarbeitern eine angemessene Work-Life-Balance ermöglicht wird. Denn Freizeit wird gerade in der heutigen Zeit ein immer wertvolleres Gut für Arbeitnehmer.

Den optimalen Schichtplan erstellen

Um einen optimalen Schichtplan zu erstellen müssen neben den verschiedenen Rahmenbedingungen situationsabhängige Besonderheiten beachtet werden. Die meisten Betriebe aus dem Hotel- oder Gastgewerbe organisieren die Arbeitszeiten mit Hilfe von (Teil-)Diensten oder innerhalb von Früh- Mittel- und/oder Spätschichten.

Manchmal sind Teildienste im Schichtplan unvermeidbar

Die Schichtplanung in Form von Teildiensten wird vor allem in Betrieben angewendet, in denen das Hauptgeschäft zur Mittags- und zur Abendzeit stattfindet. Morgens und am Nachmittag haben Gastro-Betriebe die ihre Schichtplanung über Teildienste organisieren, häufig geschlossen. Teildienste werden so geplant, dass es einen frühen- und einen späten Teildienst gibt. Zwischen den beiden Diensten haben die Mitarbeiter ein paar Stunden Freizeit. Das Zeitfenster zwischen den Teildiensten, wird in der Regel nicht als Pausen- bzw. Arbeitszeit gezählt, sondern als Freizeit, wodurch der Schichtplan in Teildiensten vor allem auf der Arbeitnehmerseite als anstrengend und unangenehm empfunden wird. Die Freizeit, die zwischen den Teildiensten liegt, muss häufig mit der Hin- und Rückfahrt von der Arbeit nach Hause und umgekehrt verbracht werden und kann nicht aktiv genutzt und genossen werden. Für den Arbeitgeber bietet sich aufgrund der Öffnungszeiten und der Art des Betriebes oftmals keine andere Möglichkeit, als den Schichtplan mit Teildiensten zu organisieren. In Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern kann er aber zumindest den Schichtplan so erstellen, dass entweder halbe- aber dafür mehr Tage gearbeitet wird, oder einen Teildienst abwechselnd mit einem Tagdienst planen.

Ein Schichtplan mit diversen Schichten ist oft mitarbeiterfreundlicher

Im Vergleich zu Teildiensten ist die Organisation des Schichtplans in Tages-, Früh- und/oder Spätschichten
mitarbeiterfreundlich und sollte sie somit positiver und motivierter stimmen. Hier haben diese die Möglichkeit ihre Schicht am Stück abzuleisten, können eine kurze Pause einschieben und schließlich nach getaner Arbeit in den wohlverdienten Feierabend starten.

Die Schichtplanung ist in Gastronomie und Hotellerie immer an verschiedene Vorgaben gebunden. Einerseits werden gesetzliche Rahmenbedingungen geschaffen und andererseits erfordert die Art und Struktur des Betriebes einen besonderen Schichtplan. Das Wohl der Gäste und die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter sollte dabei immer höchste Priorität haben. Die Art des Schichtplans kann da bereits viel Vorarbeit leisten.

Die Schichtplanung mit Hilfe von Teildiensten kann die bedarfsgerechte Verteilung der verfügbaren Mitarbeiter gewährleisten, ist aber auf der Arbeitnehmerseite eher ungern gesehen, da die Pause zwischen den Diensten oft viel zu kurz ist, um die sogenannte Freizeit aktiv genießen und nutzen zu können. Eine mitarbeiterfreundlichere Variante bietet die Organisation des Schichtplans innerhalb von Früh-, Mittel, Spät- und / oder Nachtschichten.

Hier wird von ständig wechselnden Schichten abgeraten, da somit der Bio-Rhythmus der Mitarbeiter stark durcheinander gebracht wird. Grundsätzlich empfehlen Verbände und Gastro-Experten die Schichten maximal alle drei Tage zu wechseln. Weiterhin wird es als positiv aufgenommen, wenn Mitarbeiter aktiv in die Schichtplanung miteinbezogen werden. Durch Abgabe von Verfügbarkeiten oder Wunschzeiten können Sie dem Ersteller des Schichtplans mitteilen, wann Sie gerne arbeiten würden, und ob es vielleicht auch zeitliche Einschränkungen gibt.

Kurz zusammengefasst: die Anforderungen der Gastronomie an den Schichtplan sind vielschichtig und teilweise sind unangenehme Dienste wie Teildienste nicht zu vermeiden. Grundsätzlich sollten Gastronomen und Hoteliers jedoch bemüht sein, diese Art der Schichtplanung so gut es geht zu umgehen und durch das kommerzielle Schichtsystem zu ersetzten.

 

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Angesteckt vom Start-Up-Fieber hat Christin sich in den Anfängen der gastromatic-Ära im Spätsommer 2014 gegen das Sportmanagement Masterstudium und für gastromatic entschieden. Die Chance am Aufbau eines Unternehmens mitzuwirken und die Überzeugung etwas Großartiges schaffen zu können, waren Grund genug sich ins Abenteuer zu stürzen. Als Vertriebsleiterin und Ansprechpartnerin großer Kunden bekommt Sie tagtäglich interessante Branchen-Insights, die in interessante, informative und unterhaltsame Blogartikel verpackt werden, um sie mit der #gastromaticCommunity zu teilen.