Sofortmeldung in der Gastronomie: Wann und Wie?

Wer kennt diesen Fall nicht? Am Samstagabend steht ein großes Event in Ihrem gastronomischen Betrieb an, aber einige Mitarbeiter haben sich morgens krank gemeldet… Das ist gleich auf zwei Ebenen stressig und problematisch: Einerseits muss schnell Ersatz gefunden werden, auf der anderen Seite müssen die kurzfristig gefundenen Aushilfen noch vor der Beschäftigungsaufnahme an die Deutsche Rentenversicherung gemeldet werden. Die Sofortmeldung wird aber für viele Gastronomen regelmäßig zum Problem, denn es warten verschiedene Hürden. Wir sagen Ihnen, wie Sie diese umgehen und saftige Strafen vermeiden!

Sofortmeldung in der Gastronomie: Wann und Wie?

Wieso müssen Sofortmeldungen sein und an wen meldet man was?

Bei jeder 6. Kontrolle in Deutschland gibt es Hinweise auf illegale Beschäftigungsverhältnisse. Dadurch gehen dem Staat 2017 schätzungsweise etwa 50 Milliarden Euro an Steuereinnahmen und Sozialabgaben verloren. Um Schwarzarbeit einzugrenzen, wurden 2009 Sofortmeldungen gesetzlich eingeführt: Nimmt ein neuer Mitarbeiter um 9 Uhr am Sonntag seine Arbeit auf, so muss die Meldung noch am selben Tag – und zwar vor 9 Uhr – bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) eingegangen sein!

Bei Sofortmeldung auf Steuerberater verlassen?

Viele Gastronomen verlassen sich beim Thema Sofortmeldung auf ihren Steuerberater oder auf das Lohnbüro. Was aber, wenn dieses – wie im oben skizzierten Beispiel – an Feiertagen oder am Wochenende nicht besetzt ist? Spätestens da wird den meisten klar, dass sie Aufholbedarf haben. Deswegen ist es wichtig, sich frühzeitig mit der Abgabe von Sofortmeldungen sowie der Fristeinhaltung auseinanderzusetzen. Denn viele haben in akuten Stressphasen keinen Kopf für Bürokratie: Die Veranstaltung muss laufen, Ersatz zu finden hat höchste Priorität, da bleibt der Rest schon mal links liegen. Aber genau diese Nachlässigkeit kann eine Menge Probleme nach sich ziehen.

Probleme für die Gastronomie bei keiner Sofortmeldung

Immer wieder kommt es zu Kontrollen durch den Zoll. Sind unter Ihren Mitarbeitern unangemeldete Aushilfen, wartet ein ordentliches Bußgeld auf Sie! Die Geldstrafen liegen aktuell bei bis zu 25.000 € für Arbeitgeber und bis zu 5.000 € für Arbeitnehmer! Zudem muss man sich oftmals sogar auf Anzeigen einstellen. Bei einer Überprüfung durch die Zollverwaltung stellt diese regelmäßig Strafanzeigen wegen des Verdachts auf Schwarzarbeit und Hinterziehung von Steuern und Sozialabgaben. Um das zu vermeiden, müssen Sie fristgerecht die Sofortmeldung vornehmen, dies ist jedoch trotz elektronischer Übermittlung oft schwerer als gedacht: Die Deutsche Rentenversicherung akzeptiert nur speziell formatierte Datensätze! Deswegen ist eine Ausfüllhilfe oder ein Lohnabrechnungsprogramm erforderlich, auf das in der Regel nur Steuerberater oder Lohnbüros Zugriff haben. Allerdings gibt es einige Hilfestellungen für die Gastronomie und Hotellerie, mit denen die Sofortmeldung zum Kinderspiel wird.

Sofortmeldung blitzschnell erledigen und Nerven schonen

Ganz schnell und unkompliziert lässt sich die Sofortmeldung Ihrer Mitarbeiter über die Personalplanungssoftware gastromatic abwickeln. Im Programm integriert finden Sie ein Feature, das Sie mit wenigen Klicks und vordefinierten Eingabemasken durch den Prozess der Sofortmeldung führt und diese übermittelt. Andere Tools wie beispielsweise Sofortmeldung.deSBlohn und SV.Net sind ebenfalls hilfreich, jedoch nicht branchenspezifisch und die Dateneingabe ist komplizierter. Denn es handelt sich um stand alone Lösungen; das Anlegen der Mitarbeiter muss hier sozusagen doppelt gemacht werden, also in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater/Lohnbüro. Dort müssen dann zusätzlich nochmal die Daten im jeweils relevanten System oder Portal eingepflegt werden. Bei gastromatic fallen diese beiden Schritte zusammen!

Was Sie zur Sofortmeldung noch wissen müssen

  1. Eine reguläre Anmeldung (Grund 10) zur Sozialversicherung ist trotz Sofortmeldung mit dem Abgabegrund 20 natürlich weiterhin erforderlich! Stellen Sie sicher, dass Sie die Anmeldung zusätzlich noch durchführen, dazu sind Sie ebenso verpflichtet wie zu der Sofortmeldung.
  2. Auch für Minijobber müssen Sie eine Sofortmeldung vornehmen!
  3. Sie haben eine spontane Aushilfe, die Sie vorab angemeldet haben, doch nicht eingesetzt oder der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin ist nicht erschienen? Dann sollten Sie die Sofortmeldung am besten stornieren.
  4. Arbeitnehmer müssen ihren Personalausweis bzw. Pass (oder den Ausweis- bzw. Passersatz) bei sich haben. Sie müssen als Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass dies eingehalten wird, und müssen darüber hinaus nachweisen, dass alle Mitarbeiter darüber schriftlich informiert wurden. Den Nachweis darüber müssen Sie aufbewahren.
Valerija hat Germanistik & Romanistik studiert und schon in diversen Bereichen gearbeitet. Der gemeinsame Nenner war dabei immer Sprache/Kommunikation, ob beim Goethe Institut in New York, bei der Naming-Agentur Endmark oder bei ihrem aktuellen Promotionsprojekt. Zur Gastronomiebranche hat sie die Personalplanungssoftware gastromatic gebracht, wo sie seit August 2016 für Content und PR verantwortlich ist.