Wie kann man S-F-N Zuschläge jährlich deckeln?

Im Arbeitsvertrag kann man festlegen, dass tatsächliche geleistete Sonn-, Feiertag- und Nachtzuschläge, sogenannte S-F-N Zuschläge, monatlich oder jährlich berechnet werden. Bei jährlicher Berechnung muss man die Höhe der Zuschlagszahlung jedoch im Vorfeld deckeln.

Im folgenden Artikel geht es um die Funktionsweise sowie die Vor- und Nachteile von monatlicher bzw. jährlicher S-F-N Zuschlagsberechnung.

S-F-N Zuschläge jährlich deckeln

Durch unsere Arbeit, also die Entwicklung und den Vertrieb von gastromatic durften wir schon viele spannende Gespräche mit Gastronomen und Hoteliers führen. Obwohl S-F-N Zuschläge ein sehr verbreitetes Instrument darstellt, um Arbeitnehmer für Arbeit an unüblichen Zeiten zu honorieren, gibt es immer wieder ungleiche Meinungen über die Grundlagen der S-F-N Zuschläge. Aus diesem Grund werden nun die Basics von S-F-N Zuschlägen erläutert.

Grundlagen der S-F-N Zuschläge

Was immer wieder zu Verwirrung führt, ist die Unterscheidung zwischen gesetzlicher und steuerlicher Betrachtung von Zuschlägen. Folgende Fragen gilt es zu beantworten:

Bin ich gesetzlich verpflichtet Zuschläge an meine Arbeitnehmer zu zahlen?

Ausschließlich für Nachtarbeit von 23:00 bis 6 Uhr (in Bäckereien von 22:00 bis 5 Uhr) sieht das Gesetz explizit einen Ausgleich für die mit der Nachtarbeit verbundenen Beeinträchtigungen vor. Insofern keine tarifrechtlichen Regelungen bestehen, kann der Arbeitgeber für den Ausgleich der Nachtstunden zwischen folgenden Alternativen wählen:

  • eine angemessene Anzahl bezahlter freier Tagen gewähren, oder
  • einen angemessenen Zuschlag auf den Brutto-Grundlohn zahlen.

Gesetzliche Bestimmungen bezüglich Zuschlagszahlungen für Sonn- und Feiertagesarbeit sieht der Gesetzgeber nicht vor.

Wie werden Zuschlagszahlungen steuerlich und in der Sozialversicherung behandelt?

Im § 3b EStG hat der Gesetzgeber ganz klar die Höhe des Zuschlags in Abhängigkeit der Arbeitszeiten geregelt, die der Arbeitgeber lohnsteuerfrei auszahlen darf. Hier eine Übersicht:

Tabelle für SFN-Zuschläge

Davon abweichende Zuschlagszahlungen müssen nach den vorliegenden Lohnsteuermerkmalen regelversteuert und „verbeitragt“ werden.

Wichtige Hinweise:

  1. Die obengenannten prozentualen Zuschläge sind steuer- und beitragsfrei, wenn der Grundlohn unter 25 Euro/ Stunde beträgt. Bei einem Stundengrundlohn der 25 Euro übersteigt, unterliegt der gezahlte Zuschlag anteilig der Beitragspflicht. Liegt der Stundengrundlohn über 50 Euro muss der gezahlte Zuschlag anteilig versteuert werden.
  2. Sonn- und Feiertagszuschläge verlieren die Eigenschaft der Steuerfreiheit, wenn diese kumulativ angewendet werden. Der Zuschlag für Nachtarbeit kann immer mit Sonn- und Feiertagszuschlägen kombiniert werden.
  3. Es gilt immer der Grundsatz, dass der Arbeitnehmer durch „normale“ Arbeit eine Vergütung von mindestens 8,50 EUR je gearbeiteter Stunde erlangen muss. Dies bedeutet, dass Zuschläge immer zusätzlich zum Mindestlohn gezahlt werden müssen.
  4. Zuschläge zu bezahlen ohne eine geeignete Software zu besitzen, die genau dies abbilden kann, hilft wenig. Der Aufwand die Zuschläge „händisch“ zu bestimmen ist nicht ökonomisch und aus einem Vorteil wird ein Nachteil.

Nachdem wir nun das Basiswissen der S-F-N Zuschläge vermittelt haben, kommen wir zu konkreten Umsetzungsvarianten und schauen uns die jährliche Deckelung von Zuschlagszahlung genauer an.

S-F-N Zuschlagszahlungen müssen im Arbeitsvertrag festgehalten werden

Im Gegensatz zu freiwilligen Arbeitgeberzusatzleistungen wie Fahrtkostenzuschuss, Essensgeld, Warengutscheine, etc. müssen die Zahlungen von S-F-N Zuschlägen im Arbeitsvertrag der betreffenden Mitarbeiter schriftlich festgehalten werden. Bevor Sie die Anpassungen im Arbeitsvertrag vornehmen, sollten Sie jedoch mit Ihrem Mitarbeiter gesprochen haben. Es gilt die Frage zu klären, ob der Mitarbeiter immer einen festen Anteil an Zuschlagszahlung pro Monat erwartet, oder ob die Höhe des Nettolohns von Monat zu Monat schwanken kann. Diese Informationen haben Auswirkungen auf:

  • die Gestaltung des Arbeitsvertrags,
  • den Verwaltungsaufwand.

Abrechnungsvariante 1: Monatliche Berechnung tatsächlich geleisteter S-F-N Zuschläge

In diesem Fall ist die Höhe des monatlichen Nettolohns für den Arbeitnehmer von Monat zu Monat unterschiedlich. Hinsichtlich der Erweiterung des Arbeitsvertrages ist diese Variante jedoch relativ einfach. Man muss lediglich darauf hinweisen, dass Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit im Sinne und nach den Bestimmungen des §3b EStG gezahlt werden.

Der Verwaltungsaufwand ist ohne gute Software ziemlich aufwendig, da für jeden Monat genau die Anzahl der zuschlagsberechtigten Stunden aus den dokumentierten Arbeitszeiten „herausgefiltert“ werden müssen.

Abrechnungsvariante 2: Jährliche Berechnung tatsächlich geleisteter S-F-N Zuschläge

In diesem Fall ist die Höhe des monatlichen Nettolohns für den Arbeitnehmer stabil, weil ein jährlicher Maximalbetrag zur Deckelung der Zuschlagszahlungen im Arbeitsvertrag festgehalten wird und folglich ein pauschaler monatlicher Betrag resultiert. Dieser Fall ist bei der Gestaltung des Arbeitsvertrages deutlich komplizierter. Folgende Fragestellungen müssen im Arbeitsvertrag unbedingt beantwortet werden:

  • Wie werden Überzahlungen behandelt, also wenn der Pauschalbetrag nicht durch tatsächliche Zuschläge erreicht wurde?
  • Wie werden Unterzahlungen behandelt?
  • Was passiert, wenn die Gesamtumstände (z.B.: längere Krankheit) sich ändern und schon früh erkennbar ist, dass die angesetzten Pauschale nicht eingehalten werden kann?
  • In welchen Monat soll die Verrechnung von gezahlten Pauschalbeträgen und tatsächlichen Zuschlägen stattfinden?
  • Was passiert, wenn der Arbeitnehmer unterjährig das Unternehmen verlässt?

Der Verwaltungsaufwand ist in diesem Fall deutlich geringer, weil lediglich einmal im Jahr eine Verrechnung zwischen Pauschalbeiträgen und tatsächlich geleisteten Zuschlägen vorgenommen werden muss. Ungeachtet dessen braucht man ein System welches die Zuschläge unterjährig aufzeichnet und große Abweichungen zu den „Soll-Zuschlagswerten“ überwacht.

Fazit zum Thema S-F-N Zuschläge

Wie wir gesehen haben, bieten beide Abrechnungsvarianten Vor- und Nachteile. Jedoch favorisieren wir Abrechnungsvariante 2, also die jährliche Abrechnung der Zuschläge, da sich die Arbeitnehmer so auf konstante Nettolöhne einstellen können. Die Gestaltung der Arbeitsverträge ist hierbei zwar deutlich aufwändiger, jedoch kann man hier auf gute Vorlagen zurückgreifen. Zusätzlich ist der regelmäßige Verwaltungsaufwand deutlich geringer als bei der monatlichen Verrechnung.

Falls Sie weitere Informationen (auch speziell zur Gestaltung der Arbeitsverträge) benötigen, zögern Sie nicht sich bei uns zu melden. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ihr Ansprechpartner:
Patrick Pötzsch
06151/78 777 44
info@gastromatic.de
www.gastromatic.de

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Angesteckt vom Start-Up-Fieber hat Christin sich in den Anfängen der gastromatic-Ära im Spätsommer 2014 gegen das Sportmanagement Masterstudium und für gastromatic entschieden. Die Chance am Aufbau eines Unternehmens mitzuwirken und die Überzeugung etwas Großartiges schaffen zu können, waren Grund genug sich ins Abenteuer zu stürzen. Als Vertriebsleiterin und Ansprechpartnerin großer Kunden bekommt Sie tagtäglich interessante Branchen-Insights, die in interessante, informative und unterhaltsame Blogartikel verpackt werden, um sie mit der #gastromaticCommunity zu teilen.