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Jahresübertrag von Urlaubstagen und Überstunden: Neue Rechtslage & Jahresübertragsfunktion


Alle Jahre wieder stellt sich für Gastronomen mit dem Jahreswechsel nicht nur die Frage, welche Angebote sich am besten für den Start ins neue Jahr eignen, sondern auch, wie sich die Resturlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter in das neue Jahr übertragen lassen, um mit der korrekten Berechnungsgrundlage zu arbeiten. Dabei gilt es auch den rechtlichen Rahmen und neuste Rechtsprechung im Blick zu haben.

Wer Stress umgehen will, nutzt im Idealfall eine Software: Bei gastromatic bekommt ihr eine einfache Funktion an die Hand, mit welcher der Übertrag im Handumdrehen gelingt. Aber wie funktioniert das und muss man alles direkt zum Jahresbeginn machen, wenn man als Gastronom eigentlich genug andere Sachen zu tun hat? Diesen Fragen gehen wir in diesem Beitrag nach und zeigen euch, wie der Jahresübertrag problemlos und stressfrei gelingt.

Gesetzliche Randbedingungen für die Übertragung des Urlaubs

Wenn es allgemein um Urlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und die Frage geht, wie mit Resturlaub und dem Übertrag ins neue Jahr umgegangen wird, sieht die deutsche Rechtsprechung im Grunde eine ganz klare Regelung vor: Das Gesetz besagt, dass der Urlaub “in natura” während des laufenden Kalenderjahres genommen werden sollte. Das heißt konkret: Die Arbeitnehmer sollten im Kalenderjahr den Urlaub ausschöpfen. Aber wie das in der Praxis so ist, ist häufig zum letzten Quartal des Jahres so viel los, dass es mit dem Urlaub nehmen für die Mitarbeiter knapp wird. Daher gibt das BUrlG bei Vorliegen “dringender betrieblicher Gründe” im neuen Jahr noch drei Monate  Zeit, um den Resturlaub zu übertragen. An die dringenden betrieblichen Gründe hat der Arbeitgeber eigentlich strenge Voraussetzungen geknüpft, aber wie so oft haben sich in der Praxis andere Gepflogenheiten durchgesetzt: So hat es sich in Deutschland eingebürgert, dass viele Betriebe es ihren Mitarbeitern erlauben, den Urlaub grundsätzlich ins neue Jahr mitzunehmen. Hierbei ist aber zu beachten, dass die Übertragung nur bis zum 31.03. des nächsten Kalenderjahres zulässig ist. Das bedeutet, dass der Urlaub grundsätzlich danach verfällt, wenn er nicht genommen wurde.

 

EuGH: Kein automatischer Verfall von Urlaubsanspruch

Die jüngste Rechtsprechung des EuGH bringt jedoch ein wenig Bewegung in das Ganze. Zwei aktuelle Urteile vom 06.11.2018 (EuGH, Rechtssachen C-619/16 und C-684/16) drehen sich um von den Arbeitnehmern nicht genommene Urlaubstage. Demnach dürfen Urlaubstage am Ende des Jahres nicht automatisch verfallen, nur weil der Urlaub vom Arbeitnehmer nicht beantragt wurde. Nach der Europäischen Richtlinie zur Arbeitszeit müssen die Mitgliedsstaaten nämlich sicherstellen, dass die Arbeitnehmer mindestens vier Wochen Urlaub im Kalenderjahr erhalten. Hier war zu klären, inwiefern es mit der deutschen Norm zu § 7 BUrlG vereinbar ist, dass der Urlaub grundsätzlich am Jahresende verfällt. Zwei Arbeitnehmer waren vor deutsche Gerichte gezogen und verlangten die Auszahlung nicht genommenen Urlaubs. Sie hatten den Urlaub vor Ausscheiden nicht beantragt und wurden dazu auch nicht verpflichtet. Der EuGH entschied nun, dass es nicht mit Unionsrecht zu vereinbaren sei, dass Arbeitnehmer die Urlaubstage verlieren, nur weil sie vor Ablauf des Kalenderjahres oder vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses keinen Urlaub beantragt hatten. Nur wenn der Arbeitgeber beweisen könne, dass der Arbeitnehmer aus freien Stücken auf seinen Urlaub verzichtet habe, obwohl man ihn in die Lage versetzt habe, fristgerecht Urlaub zu nehmen, würden die Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub verfallen. Bei der Entscheidungsfindung wurde vom Gericht insbesondere das Machtgefälle von Arbeitgebern zu Arbeitnehmern berücksichtigt, was viele davon abhalten würde, auf ihre Urlaubsrechte zu pochen.

 

Stressfreier Jahresübertrag mit gastromatic

Schauen wir uns mal an, wie der Jahresübertrags mit gastromatic funktioniert: Was man in das neue Jahr übertragen kann, sind zum einen die Jahres-Urlaubsansprüche, die man beim Anlegen der einzelnen Mitarbeiter im jeweiligen Anstellungsverhältnis hinterlegt hat. Zudem können noch nicht genommene Urlaubstage aus dem Vorjahr mitgenommen werden. Wie im Rechtsteil skizziert verfallen Resturlaubstage standardmäßig im neuen Jahr, in Ausnahmen aber zum 01.04.2019. Der 1. April ist daher in gastromatic als Grundeinstellung hinterlegt; wer für seinen Jahresübertrag jedoch eine andere Regelung treffen will, kann ganz einfach eine individuelle Urlaubsregel anlegen.

Neben den Urlaubstagen lassen sich schließlich noch die Arbeitszeitkonten und erarbeiteten Guttage in das neue Jahr übertragen (falls man mit Guttagen arbeitet). Je nach Betriebsgröße können das also ganz schön viele Daten sein, die geprüft und übertragen werden müssen, weshalb Nutzer in gastromatic bis zum 31.03. Zeit für den Jahresübertrag haben.

 

Wie sieht die Jahresübertragsfunktion in gastromatic aus?

In dem geöffneten Fenster (siehe Screenshot aus dem Programm) werden alle Mitarbeiter mit den jeweiligen Werten für die Bereiche Arbeitszeitkonto, Resturlaub, Urlaubsanspruch und Guttage angezeigt. Hier lässt sich auf einen Blick prüfen, ob die Werte realistisch sind oder ob sich möglicherweise Fehler eingeschlichen haben. So könnte ein zu hoher Wert beim Arbeitszeitkonto ein Hinweis darauf sein, dass beim Mitarbeiter kein Startdatum gesetzt wurde und somit der Berechnungsstart des Arbeitszeitkontos nicht korrekt ist.

Ist dies geschafft, entscheidet man in einem nächsten Schritt, welche Daten man für welche Mitarbeiter übertragen möchte. Hierfür setzt man Häkchen vor den jeweiligen Feldern. Solltet ihr einen größeren Betrieb haben, hilft euch die Filterfunktion, mit der ihr nach Betrieben, Eigenschaften oder Rollen vorgehen könnt. Mit Klick auf das Feld „Übertragen“ führt ihr den Jahresübertrag aus. Sollten sich nach dem Übertrag nochmal Daten geändert haben, könnt ihr die Funktion einfach erneut aufrufen und nochmal ausführen.

Jahresübertragsfunktion

Wie ihr im Screenshot sehen könnt, werden die Zahlen teilweise in unterschiedlichen Farben angezeigt:

  • Werden die Zahlen grau hinterlegt, bedeutet das, dass noch kein Übertrag stattgefunden hat.
  • Gelb hinterlegte Zahlen zeigen an, dass zwar ein Übertrag vollzogen wurde, jedoch zwischenzeitlich eine Änderung stattgefunden hat. In diesem Fall, können die veränderten Werte erneut übertragen werden.
  • Werden die Zahlen grün hinterlegt angezeigt, bedeutet das, dass der Übertrag stattgefunden hat und es seitdem keine Änderung der Werte gab. Hier besteht somit kein weiterer Handlungsbedarf.

 

Was passiert, wenn man den Jahresübertrag vergisst?

Grundsätzlich haben wir oben gesehen, dass das Gesetz vorsieht, dass der Urlaub zum Ende des Kalenderjahres verfällt. Allerdings ist das nur die Theorie, denn faktisch übertragen viele Betriebe bereits den Urlaubsanspruch ins nächste Jahr zum 31. März. Natürlich sind individuelle Regelungen zu berücksichtigen, sodass es allemal nützlich ist, sich mit dem Jahresübertrag zu befassen.

In gastromatic gilt: Solltet ihr eure Daten bis zum 31.03.2019 nicht prüfen und übertragen, werden die Arbeitszeitkonten, Guttagekonten sowie der Urlaubsanspruch auf null gesetzt. Es ist also sehr wichtig, dass ihr euch mit diesem Thema befasst, da ansonsten die Ausgangswerte für das laufende Jahr nicht stimmen.

 

Fazit zum Jahresübertrag

Der Jahresübertrag ist also nicht nur fair, sondern bringt auch rechtliche Absicherung mit sich. Wird Resturlaub automatisch übertragen, kommt dies der Erholung eurer Mitarbeiter und der Fairness des Betriebs zugute. Natürlich freuen sich Arbeitnehmer besonders, wenn eine für beide Seiten nützliche Guttage-Regelung, also auch ein Übertrag von Überstunden, vorgesehen ist. Ihr seht also: Ein bisschen Arbeit kommt zum Anfang des Jahres auf euch zu, aber es lohnt sich. Allerdings haben wir darauf geachtet, dass sich der Jahresübertrag mit gastromatic so einfach wie möglich gestaltet.

 

 

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Der Autor übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

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Antonia Kühn

Schulung & Kundenbetreuung, gastromatic

Antonias Leidenschaft ist die Hotellerie. Nach ihrer Lehre zur Hotelfachfrau hat sie sich in ihrem Masterstudium das notwendige Management-Know-How angeeignet, um anschließend drei Jahre lang den Vertrieb bei einer internationalen Hotelkette zu schmeißen. Dieses umfassende Wissen nutzt sie jetzt, um unsere Neukunden optimal zu schulen und unseren Blog mit spannenden Branchen-Insights zu füllen. Als immer strahlende Community-Managerin ist sie bei gastromatic außerdem für die Kundenevents verantwortlich.

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