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Personaleinsatzplanung

Trotz fester Struktur beweglich bleiben – Rollen & Rechte in der Personaleinsatzplanung


Oft heißt es derzeit im New Work-Jargon: Bleibe mit deinem Team beweglich! „Agil“ ist hier das Stichwort. Dabei ist das Gastgewerbe durchaus in Bewegung. Während viele noch mit steilen Hierarchien arbeiten, gibt es mehr und mehr Betriebe, die auf partizipative Führungsstile, Eigenverantwortung und Mischformen aus Hierarchien und Offenheit setzen. Die Arbeitswelt wird komplexer und damit auch die Rollen, Rechte und Aufgabenteilungen in Betrieben und Teams. Aber wie beweglich sind eure digitalen Tools im HR-Kontext? Einerseits braucht es speziell in Betrieben mit vielen Mitarbeitenden und diversen Abteilungen Personen, die Arbeitsbereiche koordinieren und Teammitglieder anleiten; andererseits muss sich ein System an Individuen und ihre spezifischen Aufgaben anpassen können, sich mit der Organisation entwickeln. Besonders wichtig ist das ohne Frage bei der (digitalen) Personalorganisation, die gerade bei großen Betrieben die Rollenverteilung sowie die Strukturen klar abbilden können sollte. Wir zeigen euch, was eine flexible Rechte- und Rollenverteilung alles leisten muss und welche Vorteile der Einsatz bringt.

 

„Analoge“ Rollenverteilung im Gastgewerbe

Wir gehen mal vom „Normalfall“ aus: Im Gastgewerbe gibt es aufgrund der fest definierten Aufgabenbereiche und der Arbeit im Schichtdienst mehrheitlich steile Hierarchien mit Vorgesetzten, die für einen Bereich Verantwortung tragen und Mitarbeitende anleiten. In jedem Betrieb und jedem Arbeitsbereich gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die an einem Arbeitstag erledigt werden müssen, um den Gast glücklich und den Betrieb wirtschaftlich erfolgreich zu machen. Das macht eine Rollenverteilung unabdingbar, damit Mitarbeitenden klar ist, was von ihnen erwartet wird und was zu den eigenen Aufgaben zählt. Klassische Beispiele für den Arbeitsbereich Service wären:

 

Rolle: Mitarbeiter*in/ Servicekraft

Aufgaben: Gäste betreuen, Entgegennehmen von Bestellungen, Servieren von Speisen und Getränken, evtl. auch Zubereitung von Snacks und Getränken, Sauberhalten des Gastraums, Kassieren, kleine Reinigungsarbeiten, uvm.

Rolle: Arbeitsbereichsleiter*in/ Serviceleitung

Aufgaben: Reservierungen entgegennehmen und koordinieren, Warenbestände für Trockenlagerartikel im Auge behalten, neues Servicepersonal einlernen, Team motivieren, Servicekräfte unterstützen, Dienstpläne schreiben, Urlaubsplanung koordinieren, Z-Abschläge machen, Austausch mit Betriebsleitung zu Umsatz, Speisekarte, Kassensystem, Reservierungen, Mitarbeitern usw., uvm.

Rolle: Betriebsleiter*in/ Restaurantleitung

Aufgaben: Operative Führung des Betriebs, Kennzahlen auswerten und optimieren (Produktivität, Personalkosten, Wareneinsatz, Budget), Warenbestellungen, Inventuren, Abrechnungen der Tages- und Monatsabschläge, Betriebsabläufe im Blick halten, Personal/Azubis einstellen, schulen und führen, Kontrolle der Einhaltung von HACCP-Vorschriften, Arbeitszeitgesetz usw., Speisekarten anpassen, Reklamationen bearbeiten,  Ansprechpartner für Gäste sein, uvm.

In den meisten Fällen schafft diese Art von Struktur ein fruchtbares Fundament, auf dessen Basis Teams gut miteinander arbeiten können. Aber wie überträgt man das Ganze nun, wie sieht die Rechte- und Rollenverwaltung in der digitalen Dienstplanungs-Praxis aus?

 

Wofür braucht es eine Rechteverwaltung bei der digitalen Personaleinsatzplanung?

Erstmal zu den Basics: Nutzt man ein Tool zur digitalen Personaleinsatzplanung, ist es wichtig die bestehenden Strukturen abbilden zu können und über die Rechteverwaltung den Bereich der Verantwortlichkeit festzulegen. Dabei gibt es fünf wesentliche Kategorien, bei denen eine detaillierte Rechteverwaltung wichtig ist:

  1. Stammdaten: Da es sich bei Stammdaten häufig um sehr sensible und persönliche Informationen rund um Mitarbeitende handelt (wie zum Beispiel Anschrift, Kontoverbindung etc.), müssen diese nach DSGVO geschützt werden.
  2. Löhne/Gehalt/Vertragsinhalte: Ähnlich verhält es sich mit allen Informationen rund um den Arbeitsvertrag eines Mitarbeitenden. Für Arbeitsbereichsleitende wird zum effizienten Planen immer ein Minimum an Vertragsdetails benötigt, wie zum Beispiel das zu erbringende Soll oder die Frage, ob der Mitarbeiter eine Verdienstgrenze hat, die nicht überschritten werden darf.
  3. Arbeitszeiten: In der analogen Welt hängt oft ein Zettel im Betrieb, wo geplante Dienste für alle einsehbar sind. Dies ist aus datenschutzrechtlicher Sicht schwierig. Hat man den Weg in eine digitale Dienstplanungsgestaltung gefunden, umgeht man den Papieraushang rechtskonform und jeder Mitarbeiter erfährt über PC oder Smartphone, wann der nächste Arbeitseinsatz stattfindet. Planer bzw. Arbeitsbereichsleiter haben immer noch den ganzen Plan im Blick und auch die geleisteten Zeiten können mittels ergänzender Zeiterfassung dokumentiert werden. Und alles ohne, dass die Zettel für fremde Augen sichtbar werden.
  4. Urlaub: Auch für die Urlaubsplanung gelten ähnliche Bedingungen. Oft hängt in Betrieben noch der gute, alte Urlaubsplaner aus, welcher auch im schlimmsten Fall für Gäste oder Lieferanten sichtbar ist. Eine digitale Abwesenheitsplanung sollte die Möglichkeit bieten, die Abwesenheiten unter Verschluss zu halten.
  5. Controlling: Nicht nur bei der Dienstplanung werden diverse Kennzahlen zum Mitarbeiter benötigt. Auch zum Tages- oder Monatsabschluss fließen wieder Informationen ein, die nicht zu viele Menschen im Betrieb kennen sollten. Hiermit sind unter anderem Personalkosten, Umsätze und Personaleinsatzquoten gemeint.

Betrachtet man die Kategorien, fällt auf, dass es meist zwei Abstufungen gibt: eine vom Mitarbeitenden zu den Arbeitsbereichsleitenden oder Planenden und eine von Arbeitsbereichsleitenden zu Betriebsleitenden bzw. zur Geschäftsführung. Mit jeder Abstufung gibt man mehr preis und unterstützt dadurch den Informationsfluss, ohne dass Informationen ungewünscht an Mitarbeitende gelangen. Nur wenn die Rechteverwaltung eines digitalen Tools die bestehenden Strukturen abbilden kann, dient die Software als gute Unterstützung bei der Dienstplanung und im Tagesgeschäft. So gibt es in einigen Tools zur Personaleinsatzplanung die Möglichkeit über die Rechteverwaltung den Bereich der Verantwortlichkeit pro Teammitglied einzustellen, was eine flexible, differenzierende Rechte- und Rollenverwaltung ermöglicht. Dadurch wird auch sichergestellt, dass sensible Daten (Löhne, Gehälter, Zuschläge, Urlaubsansprüche, Arbeitszeitkonten, Umsätze) nur denjenigen zugänglich gemacht werden, die auch damit arbeiten müssen.

Personaleinsatzplanung

Flache Hierarchien & Rollenverteilung – ein Widerspruch?

Wie man sieht, gehen wir in den Beispielen oben von klaren Hierarchien und fest definierten Verantwortungsbereichen aus. Einige von euch fragen sich jetzt aber sicher: Was ist mit anderen Organisationsstrukturen? Flache Hierarchien und Rechte- und Rollenverwaltung – wie passt das zusammen?

Welche Art von Führung, Struktur und Aufgabenverteilung man für seinen Betrieb auch wählt – wichtig ist, dass die gewählte Form zu der Philosophie und den Werten eines Unternehmens passt und die Mitarbeitenden wissen, was von Ihnen erwartet wird. Während es eine Vielzahl von Organisationsstrukturen gibt, wird oft eine vereinfachende Zweiteilung in flache und steile Hierarchien vorgenommen. Dabei kursieren eine Menge Klischees: Bei flachen Hierarchien besteht der Irrglaube, dass Mitarbeitende maximale Narrenfreiheit genießen, während steile Hierarchien oft mit absoluter Kontrolle seitens der Vorgesetzten gleichgesetzt werden. Dabei gibt es Mischformen, Organisationen im Übergang und man sollte zudem zwischen formaler Aufgabenteilung (also einer kompetenzbasierten Hierarchie) und der zwischenmenschlichen Ebene unterscheiden. Es ist durchaus möglich, Strukturen abzustecken – nichts anderes bringt eine klare Aufgabenverteilung mit sich – und zugleich einzelnen mehr Entscheidungsfreiheiten und Verantwortung einzuräumen. Wesentlicher für letzteres sind Offenheit, unbürokratische Wege und ein Rahmen, in dem die Informationen direkt und in horizontaler Richtung durch das Unternehmen fließen. Dass diese Art des Arbeitens und New Work auch in der Hotellerie und Gastronomie funktionieren, zeigen Beispiele wie das Moxy Frankfurt East und das Fischer am Ammersee. Hier wird deutlich: Gelebte Offenheit und klare Verantwortlichkeiten auf formaler Ebene, die durch ein Tool abgebildet werden, klammern einander nicht aus, sondern können kombiniert werden und einander ergänzen. Wer mit Software arbeitet und darin Strukturen abbildet, schreibt damit keine Hierarchien fest; sie entstehen vielmehr auf zwischenmenschlicher Ebene und werden durch die Art Entscheidungen zu treffen, zu interagieren und zu kommunizieren informell festgeklopft.

Folglich stehen Rollen, Rechteverwaltung & flache Hierarchien in keinem Widerspruch zueinander. Strukturen muss es selbst bei einer flachen Hierarchie geben, und gerade bei Organisationen, in denen vom Individuum ausgehend gedacht wird, lassen sich mit Tools zur Personaleinsatzplanung wie gastromatic sehr differenziert Rechte einstellen. Zwar gibt es globale Einstellungen für die Ebenen Geschäftsführung, Arbeitsbereichsleiter*innen etc., doch es ist gleichzeitig möglich, Rechte in verschiedensten Dimensionen für jede Person individuell festzulegen. Damit formalisiert man u.a. eine kompetenzbasierte Hierarchie und kann im Miteinander dennoch eine offene, kollektive Führung leben.

 

Fazit zur Rechte- und Rolleneinstellungen in der digitalen Personaleinsatzplanung

Software und digitale Tools im Personalbereich müssen heutzutage den Anforderungen sich verändernder Organisationen entsprechen und dabei einen Spagat leisten: Einerseits müssen sie eine rechtlich konforme und effiziente Rollen-  und Aufgabenteilung gewährleisten, andererseits dürfen sie dabei nicht unflexibel sein und ganz im Sinne des New Work-Gedankens anpassbar und beweglich bleiben. Der Trend geht ganz klar dahin, dass sich das Arbeitsumfeld mehr und mehr dem Menschen anpasst, und diese Logik ist auch auf digitale Systeme übertragbar. Daher muss auch die Personaleinsatzplanung sehr flexibel und differenziert Rollen und Rechte abbilden und sich Veränderungen anpassen, damit Betriebe erfolgreich sein können. Um die Rollen und Zuständigkeitsbereiche abzustecken, ist eine ausgefeilte Rechteverwaltung bei der Personaleinsatzplanung unumgänglich. Das sollte man bei der Wahl eines digitalen Personaltools unbedingt berücksichtigen und sich vor der Entscheidung für oder gegen ein Tool die Rechte- und Rollenverwaltung erläutern lassen.

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Sabrina Harvey

Vertrieb, gastromatic

Sabrina liebt das Gastgewerbe. Seit ihrer Jugend jobbt sie viel und gerne bei diversen Events, übernimmt hier die Serviceleitung & Dienstplanung und kennt sich somit auch im operativen Geschäft bestens aus. Ein echter Volltreffer für uns und unsere gastromatic-community, die von dieser Verbindung aus technischem Know-How und langjähriger Branchenerfahrung profitiert.

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