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Personalplanung zur Weihnachtszeit – Besondere Herausforderungen & gastromatische Tipps


Kaum zu glauben, so langsam aber sicher klopft sie wieder an der Tür – die wohl schönste und besinnlichste Zeit des Jahres: die Weihnachtszeit. Der Einzelhandel versucht uns bereits seit gefühlt drei Monaten mit Schoko-Nikoläusen und Lebkuchen in Weihnachtsstimmung zu bringen und auch ihr wurdet bestimmt schon von dem ein oder anderen Gast nach dem ersten Punsch oder Glühwein gefragt. Langsam passen sich die Temperaturen auch der Jahreszeit an und ihr solltet euch nach dem Jahrhundertsommer mit Rekordumsatzzahlen für den nächsten umsatzstarken und arbeitsintensiven Monat bereit machen – und allerspätestens jetzt mit allen Vorbereitungen beginnen.

Neben dem Austüfteln besonderer Weihnachts- oder Adventsspecials, der Dekoration der Gasträume, der Zusammenstellung der Weihnachtskarte, der Planung und Koordination von Reservierungen und Firmenfeiern wird auch die Personalplanung zur Weihnachtszeit zur besonderen Herausforderung. Daher sollte diese im besten Fall schon jetzt in Angriff genommen werden! Wir möchten euch in diesem Beitrag ein paar wertvolle Tipps und Tricks mit an die Hand geben, wie ihr trotz Weihnachtsstress den optimalen Dienstplan (für euch und eure Mitarbeiter) erstellt.

 

Rahmenbedingungen im Blick behalten

Die Weihnachtszeit ist eine der umsatzstärksten Zeiten des gesamten Jahres und trägt dadurch einen maßgeblichen Teil zum Erfolg des Geschäftsjahres bei. Klar also, dass die Planung und Organisation der Arbeitswochen mit besonderer Mühe, aber auch mit besonders herausfordernden Bedingungen verbunden ist. Insbesondere die Dienstplanung gestaltet sich in den meisten Fällen noch schwieriger, als sie es im laufenden Jahr ohnehin schon ist, denn gerade an Weihnachten gilt es auf verschiedene Rahmenbedingungen zu achten. Zu Beginn wären da die gesetzlich geltenden Feiertage zu erwähnen. Hierunter fallen aber lediglich die zwei Weihnachtsfeiertage am 25. und 26. Dezember. Der 24. sowie der 31. Dezember gelten zwar nicht als gesetzliche Feiertage, dennoch wird ihnen eine besondere Bedeutung zugeschrieben und oftmals finden an diesen Tagen familiäre Traditionen und Familienfeste statt, weshalb viele Arbeitnehmer an diesen Tagen nur ungern ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen. Das Gesetz sieht vor, dass für die Arbeit am ersten oder zweiten Weihnachtsfeiertag ein Ausgleich geschaffen werden muss (mehr Infos zur Sonn- und Feiertagsarbeit gibt es hier), für den heiligen Abend oder Silvester gibt es eine solche Regelung nicht.

 

Bedarf und Wünsche der Mitarbeiter bei der Dienstplanung berücksichtigen

Auch wenn Heiligabend und Silvester nicht als gesetzliche Feiertage gelten, sind es für die meisten Arbeitnehmer die Tage im Jahr, an denen sie am liebsten frei haben, um Zeit mit ihrer Familie und ihren Freunden zu verbringen. Als guter und fairer Arbeitgeber sollte daher euer Anspruch sein, bei der Planung der Weihnachtszeit besonders auf die Wünsche und Bedürfnisse eurer Arbeitnehmer einzugehen.

Überblick verschaffen und Vorfragen

Bevor ihr euch aber der Planung widmet, empfehlen wir euch erstmal, dass ihr euch einen groben Überblick verschafft:

  1. Wie hoch ist der Mitarbeiterbedarf? Wie viele erfahrene Mitarbeiter brauche ich, um den Wünschen meiner anspruchsvollen Gäste nachzukommen und einen sehr guten Service zu garantieren? Es ist wenig empfehlenswert über die Weihnachtsfeiertage neue oder unerfahrene Mitarbeiter einzusetzen. An solch stressigen Tagen muss jeder Handgriff sitzen und das Team wie ein Uhrwerk funktionieren. Gute Referenzwerte liefert euch hier euer Personalorganisationstool, worüber ihr die Daten der letzten Jahre mit nur ein paar Klicks abrufen könnt. Im besten Fall wurde der Umsatz den Personalkosten gegenübergestellt und ihr habt aussagekräftige Daten über das Weihnachtsgeschäft der Vorjahre.
  2. Welche Mitarbeiter erklären sich freiwillig dazu bereit über die Weihnachtsfeiertage zu arbeiten? Es gibt bestimmt ein paar Weihnachtsmuffel im Team, denen der Stress mit der Familie an den Feiertagen zu viel ist und die sich freuen, wenn sie arbeiten können. Gibt es Teammitglieder, die vielleicht gar kein Weihnachten feiern? Oftmals erklären sie sich bereit, an den Weihnachtsfeiertagen ein paar Schichten zu übernehmen.
  3. Welche Mitarbeiter sollten über die Weihnachtsfeiertage auf jeden Fall frei bekommen? Hier sollte man sich zunächst die Frage stellen: Gibt es vielleicht alleinerziehende Mütter oder Väter, oder andere Menschen, denen das gemeinsame Fest mit ihren Kindern oder Liebsten sehr wichtig ist? Auch gläubige Mitarbeiter, bei denen christliche Feiertage einen hohen Stellenwert haben, sollten bei der Planung berücksichtigt werden.
  4. Welche Mitarbeiter hatten im vergangenen Jahr frei und welche haben gearbeitet? Um gerecht zu bleiben, sollte auch bei diesem Aspekt der Dienstplan vom Vorjahr berücksichtigt werden, um niemanden zu benachteiligen.

Die eigentliche Planung

Nachdem ihr alle harten Rahmenbedingungen abgeklopft und zusammengefasst habt, könnt ihr euch der eigentlichen Planung widmen. Am leichtesten geht euch in diesem Fall die Planung der Dienste mit Hilfe eines digitalen Personalorganisationstool von der Hand, in dem ihr im besten Fall alle der oben genannten Parameter mit nur ein paar Klicks abrufen könnt.

In gastromatic könnt ihr euren individuellen Bedarf pro Tag oder pro Schicht hinterlegen und werdet somit direkt auf mögliche Engpässe aufmerksam gemacht. Des Weiteren könnt ihr planungsrelevante Details wie Events oder Reservierungen hinterlegen, das schafft zudem noch Transparenz bei den Mitarbeitern, die direkt wissen, auf was sie sich einstellen müssen.

 

Personalplanungsbedarf

 

Neben Bedarf und organisatorischen Rahmenbedingungen habt ihr auf einen Blick die Übersicht über die individuellen Wünsche der Mitarbeiter. Hier bieten Systeme wie gastromatic den Mitarbeitern zusätzlich die Möglichkeit über ein extra Nachrichtenfeld ihre Wünsche zu kommentieren oder zu begründen.

 

Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit Notiz

 

Solltet ihr dennoch nicht alle Schichten optimal besetzen können, hilft euch auch hier ein digitales Personalorganisationstool. Mit Hilfe einer Software wie gastromatic könnt ihr zum Beispiel einfach die offen gebliebenen Schichten ausschreiben und somit euren Bedarf an freie Mitarbeiter kommunizieren. Über das Nachrichtenfeld habt ihr die Möglichkeit schichtspezifische Informationen oder Anreize wie eine besondere Vergütung o.ä. ergänzend zu kommunizieren.

 

Offene Schicht mit Notiz

 

Fazit zur Personalplanung an Weihnachten

Um alles aus dem „Umsatzbooster“ Weihnachtszeit herauszuholen, ist eine bedarfsgerechte und mitarbeiterfreundliche Personalplanung notwendig. Hier empfiehlt es sich, sich schon frühzeitig Gedanken zu machen, ob es sich wirklich für euch lohnt über Weihnachten rund um die Uhr geöffnet zu haben oder ob ihr euch und euren Mitarbeitern nicht an dem einen oder anderen Tag eine kurze Verschnaufpause gönnen könnt.

Wenn ihr dieser Frage nachgegangen seid, empfehlen wir euch, einen genauen Bedarfsplan zu erstellen: Wie viele Mitarbeiter braucht ihr an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten und welche Qualifikationen sollten sie besitzen? Gerade weil das Weihnachtsgeschäft für eure Mitarbeiter kein Zuckerschlecken ist, ist die Wertschätzung nach getaner Arbeit umso wichtiger. Vielleicht verpackt ihr ein Fläschchen vom Lieblingswein und überreicht es am Ende der Schicht oder besorgt im Vorfeld einen Gutschein für eine Massage, damit sich der Mitarbeiter nach den kräftezehrenden Tagen etwas verwöhnen lassen kann?

Zusätzliche finanzielle Anreize wie Sonderzuschläge oder Boni können zum einen wertschätzend sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter freiwillig dazu bewegen, über Weihnachten zu arbeiten.

 

 

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Christin Klima

Vertrieb, gastromatic

Angesteckt vom Start-Up-Fieber hat Christin sich schon 2014 für gastromatic entschieden. Als Vertriebsleiterin und Ansprechpartnerin großer Kunden ist sie nicht nur am Aufbau eines Unternehmens beteiligt, auch begleitet sie Kunden aus dem Gastgewerbe und anderen Branchen bei allen Themen rund um die Personalorganisation und Dienstplangestaltung. Ihre tagtäglich gesammelten Branchen-Insights verpackt sie in spannende Blogartikel, um sie mit der gastromatic-Community zu teilen.

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