Personalkennzahlen der Gastronomie sinnvoll ermitteln & nutzen

Wer mit seinem Unternehmen erfolgreich sein will, muss stets alle anfallenden Kosten im Auge behalten, das gilt in der Gastronomie genauso wie andernorts. Neben dem Wareneinsatz (unfassender Blogbeitrag dazu) stellen die Personalkosten hier den größten Kostenblock dar – und zudem einen, der durch geschickte Dienstplanung und regelmäßige Kontrolle beherrscht werden kann. Wir geben Denkanstöße, wie man geeignete Personalkennzahlen errechnet und diese zur Optimierung der Betriebsabläufe nutzt.

Personalkennzahlen Gastronomie

 

Zentrale Personalkennzahlen: Die Personaleinsatzquote

Die Personaleinsatzquote gibt den Anteil der anfallenden Personalkosten am (Netto-)Umsatz im gleichen Zeitraum an, es gilt also

Personaleinsatzquote = Personalaufwand / Nettoumsatz [%].

Der Personalaufwand schließt alle für das Personal anfallenden Kosten ein, also neben Löhnen und Gehältern beispielsweise auch Sozialabgaben und Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung. Als Faustformel wird dabei gelegentlich eine Personaleinsatzquote von 30% oder darunter als wünschenswert angegeben, allerdings ist dieser pauschale Wert mit Vorsicht zu genießen. Je nach Konzept kann die Personaleinsatzquote deutlich über oder unter 30% liegen, ohne dass man eine Aussage über Erfolg oder Misserfolg der Unternehmung treffen könnte. Ein niedriger Wert ist natürlich prinzipiell besser als ein höherer, da er aussagt, dass ein geringerer Teil des Umsatzes für das Personal aufgewendet werden muss und somit am Ende mehr übrig bleibt.

 

Zentrale Personalkennzahlen: Die Mitarbeiterproduktivität

In Abgrenzung zur Personaleinsatzquote beschreibt die Mitarbeiterproduktivität das Verhältnis von Umsatz zur geleisteten Arbeitszeit im gleichen Zeitraum, die Rechnung lautet somit

Mitarbeiterproduktivität = Nettoumsatz / geleistete Arbeitsstunden [€ / MA h].

Diese Kennzahl beschreibt, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Stunde seiner Arbeitszeit erwirtschaftet. Auch hier können keine absoluten Aussagen getroffen werden, grundsätzlich wird natürlich eine hohe Mitarbeiterproduktivität angestrebt. Fällt die Produktivität jedoch zu hoch aus, kann dies auf ungenutztes Potenzial hindeuten; unter Umständen führt eine Erhöhung des Personaleinsatzes hier letztlich zu einem besseren Betriebsergebnis.

 

Berücksichtigung bezahlter Abwesenheiten

Bei der Berechnung dieser beiden zentralen Personalkennzahlen ist zu beachten, dass natürlich auch unproduktive Stunden Kosten verursachen; überwiegend sind das Abwesenheiten wegen Urlaub, Krankheit oder an Feiertagen. Neben der Möglichkeit, die Abwesenheiten bei der Berechnung außen vor zu lassen, bieten sich zwei Varianten an:

  • Addition der unproduktiven Stunden: Die im betrachteten Zeitraum angefallenen Abwesenheiten werden in die Rechnung einbezogen. Durch den Umstand, dass Abwesenheiten sich nicht gleichmäßig über das Jahr verteilen (es gibt vielmehr Häufungen, zum Beispiel durch Sommerurlaube oder eine Grippewelle), wird auch die berechnete Kennzahl dadurch deutlich schwanken.
  • Berechnung der durchschnittlich unproduktiven Stunden pro Tag: Es wird kalkuliert, wie viele Abwesenheiten durchschnittlich pro Tag auftreten, und die betreffende Kennzahl damit berechnet. Teilt man die Summe aller (prognostizierten) Stunden in bezahlter Abwesenheit durch die Anzahl der Arbeitstage im Jahr, erhält man den passenden Wert. Bei der Personaleinsatzquote wird darüber hinaus der durchschnittliche Stundenlohn zur approximativen Berechnung der Kosten aller unproduktiven Stunden verwendet.

Lässt man die Kennzahlen mithilfe des Umsatzbuchs automatisch in gastromatic berechnen, bekommt man pro Kennzahl alle drei Werte angezeigt: inklusive und exklusive bezahlter Abwesenheiten sowie unter Berücksichtigung durchschnittlicher Abwesenheiten. Lediglich die Anzahl durchschnittlicher Abwesenheitsstunden und der durchschnittliche Stundenlohn müssen einmal von Hand berechnet werden – Personalkosten sowie Arbeitsstunden werden fortlaufend automatisch errechnet und die Umsätze gegebenenfalls über eine Schnittstelle aus dem Kassensystem synchronisiert, sodass die Kennzahlen jederzeit zur Verfügung stehen.

 

Aussagekraft durch einheitliche Berechnungsgrundlage

Welche Variante man auch wählt: Wichtig ist, die Berechnung der gesuchten Personalkennzahlen stets einheitlich und auf Basis nachvollziehbarer Werte anzustellen. Verwendet man beispielsweise für den Personalaufwand nur die Bruttoaufwendungen ohne Arbeitgeberanteile, fällt die Personaleinsatzquote natürlich geringer aus, als sie tatsächlich ist. Rechnet man jedoch immer mit den gleichen Werten, kann man nichtsdestotrotz die zeitliche Entwicklung einordnen sowie verschiedene Betriebe oder Arbeitsbereiche vergleichen und Schlüsse daraus ableiten.

Wie bei so vielen Kennzahlen soll der bloße Wert nicht für sich stehen und ausschließlich dem Selbstzweck dienen, sondern die Aussage dahinter formuliert werden. Mit den vorgestellten Personalkennzahlen als Kontrollinstrument lassen sich betriebsinterne Abläufe optimieren und die Wirkung der Änderungen fortlaufend nachvollziehen, wobei natürliche zeitliche Schwankungen oder saisonale Einflüsse zu beachten sind. Liegt man weit neben den eigenen Zielwerten, sollte über Konsequenzen für die Gestaltung des Dienstplans, der Personalstruktur oder sogar des Gesamtkonzepts nachgedacht werden.

 

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