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Pendlerpauschale vs. Fahrtkostenzuschuss – Was lohnt sich für Arbeitgeber & Arbeitnehmer?


Pendlerpauschale vs. Fahrtkostenzuschuss – wo liegt da eigentlich der Unterschied? Worin bestehen die Vorteile für Arbeitgeber & Arbeitnehmer? Wie lässt sich der Fahrtkostenzuschuss als Instrument der Lohnoptimierung nutzen?

Für den täglich zu meisternden Fahrweg zwischen Wohn- und Arbeitsstätte können Arbeitgeber als freiwillige Leistung Fahrtkosten erstatten bzw. einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Hieraus kann für beide Seiten ein finanzieller Vorteil entstehen und der Arbeitgeber kann sich in Zeiten von Fachkräftemangel im Gastgewerbe und Konkurrenzdruck bei der Suche nach Personal vom Wettbewerb abheben. Eine solche Lösung ist nicht zuletzt auch für Azubis oder Minijobber interessant, denn diese können die Pendlerpauschale wegen ihres niedrigen Lohns nicht geltend machen.

Das Wichtigste auf einen Blick

In Abgrenzung zu Fahrtkosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, besteht auf einen Fahrtkostenzuschuss für den täglichen Arbeitsweg kein Anspruch. Die Zahlung ist komplett freiwillig und dadurch ein Instrument, das in der nächsten Gehaltsverhandlung – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer – genutzt werden kann.

Die hohe Attraktivität dieses Werkzeuges ergibt sich durch die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung mit 15% unter Berücksichtigung des Solidaritätszuschlags und eventuell der Kirchensteuer. Damit einhergehend ist der Fahrtkostenzuschuss auch kein sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Gegenüber einer gewöhnlichen Gehaltserhöhung bleibt dem Arbeitnehmer – bei gleichem Einsatz des Arbeitgebers – also mehr Netto, wie wir in diesem Blogbeitrag auch schon einmal ganz genau und mit Berechnungen unterfüttert erläutert haben. Im Folgenden wollen wir nochmal auf ein einfaches Rechenbeispiel und den Unterschied zur Pendlerpauschale eingehen.

Berechnung

Zunächst wird die einfache Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsstätte gemessen, wobei der letzte Kilometer immer abgerundet wird. Diese einfache Distanz wird dann mit den konkret gearbeiteten Tagen des Monats oder pauschal über das Jahr mit 15 Tagen pro Monat multipliziert. Der sich ergebende Betrag wird mit dem Fahrtkostenzuschuss pro Kilometer und Tag von 0,30 Euro multipliziert.

Fahrtkostenzuschuss – Rechenbeispiel

Unser Beispiel-Mitarbeiter Kurt ist diesen Monat an 19 Tagen mit dem Auto von zu Hause in den Betrieb gefahren. Wohn- und Arbeitsstätte liegen 32,7 Kilometer auseinander. Kurt ist aus der Kirche ausgetreten.

Arbeitstage im Monat * Kilometer einfache Fahrt * 0,30 Euro = Fahrtkostenzuschuss
19 * 32 * 0,30 Euro = 182,40 Euro

Fahrtkostenzuschuss – Rechenbeispiel: Abgaben auf Arbeitgeberseite

Auf Basis des obigen Beispiels ergeben sich für Kurts Arbeitgeber folgende Abgaben:

Fahrtkosten für den Arbeitnehmer: 182,40 Euro

Pauschale Lohnsteuer (15%): 27,36 Euro

Solidaritätszuschlag (5,5% der Lohnsteuer): 1,50 Euro

Belastung für den Arbeitgeber insgesamt: 211,26 Euro

Steuerbelastung Arbeitgeber insgesamt: 28,86 Euro

Aus dem Beispiel geht hervor, dass über das Instrument des Fahrtkostenzuschusses geringere Belastungen gegenüber einer klassischen Gehaltserhöhung entstehen. Es ergibt sich im Vergleich also ein Vorteil für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer.

Als angenehmer Nebeneffekt kann der Arbeitgeber die vollen 211,26 Euro gewinnmindernd als Betriebsausgabe geltend machen.

Steuererklärung: Fahrtkostenerstattung vs. Pendlerpauschale

Grundsätzlich bietet ja auch der Staat im Rahmen der Steuererklärung mit der Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale einen Ausgleich für gependelte Wege. Diese Form der Steuerentlastung erfährt jedoch auch immer wieder Kritik, schließlich entlaste die Pendlerpauschale gut Verdienende stärker als Geringverdiener. Wie schneidet diese Möglichkeit im Vergleich zum Fahrtkostenzuschuss also wirklich ab?

Um die Pendlerpauschale geltend zu machen, muss zunächst eine Steuererklärung abgegeben werden. Für Mitarbeiter, die weniger als den Steuerfreibetrag verdienen und daher nicht von der Erstattung Gebrauch machen können, besteht durch einen Fahrtkostenzuschuss also ein ganz klarer Vorteil. Gerade in der Gastronomie müssen auch Teilzeit-Kräfte, Auszubildende, Kurzzeitarbeitende und Ältere, die ihre geringen Einkommen oder Renten mit Gelegenheitsjobs aufstocken, zur Arbeit fahren.

Doch diese Möglichkeit ist auch für Mitarbeiter interessant, die jährlich eine Steuererklärung abgeben: Der Gesetzgeber sieht ebenfalls einen Betrag von 30 Cent pro Kilometer auf einfacher Strecke vor. Der große Unterschied liegt allerdings darin, dass sich hieraus sogenannte Werbungskosten errechnen. Werbungskosten werden im Abgrenzung zum Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers nicht ausgezahlt. Sie verringern vielmehr das zu versteuernde Einkommen. Sprich: Auf die Höhe der Werbungskosten fallen keine Steuern oder Abgaben an. Der Betrag, den man einspart, ist also nur ein Teil der 30 Cent.

Der zweite große Punkt ist, dass man das Geld bei Abgabe einer Steuererklärung erst erhält, nachdem diese bearbeitet wurde, also lange Zeit nach der geleisteten Arbeit. Bei einem Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber ist der Betrag spätestens mit dem Folgegehalt auf dem Konto.

Gedeckelt sind Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss übrigens gemeinsam: Denn der Fahrtkostenzuschuss darf den Betrag nicht überschreiten, den der Arbeitnehmer maximal als Werbungskosten geltend machen dürfte.

Fahrtkostenzuschuss für Minijobber oder Azubis

Ländliche Betriebe kennen das Problem: Es ist wirklich schwer, passenden Nachwuchs zu finden. Doch auch bei gut gelegenen Lokalitäten ist Nachwuchs ein Thema und der Unterschied, den man im Vergleich zum Nachbarbetrieb herausstellen kann, wird wichtiger.

Die gute Nachricht: Man kann mit einem Fahrtkostenzuschuss nicht nur Azubis den eigenen Betrieb schmackhaft machen und ihr Entgelt erhöhen. Auch Minijobbern kann man so das Gehaltspaket etwas attraktiver gestalten. Denn ein Fahrtkostenzuschuss gehört mit beispielsweise Kinderbetreuungskosten zu den Vergünstigungen, die steuer- und abgabenfrei sind. Eine Kombination über die Grenze von 450 Euro ist also vollkommen legitim.

Fazit

Fahrtkostenzuschüsse durch den Arbeitgeber können ein attraktives Instrument im Gehaltspaket sein. Nicht nur für Mitarbeiter, die einen relativ langen Arbeitsweg haben, kann ein Ausgleich geschaffen werden. Sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht kann mit vergleichsweise geringen Mitteln ein höheres Netto erzielt werden. Die Ersparnis des Arbeitgebers liegt in der Reduktion der Personalnebenkosten von rund 21% auf nur noch knapp über 15%.

Für den Arbeitnehmer gilt: Im Vergleich zur Pendlerpauschale werden höhere Beträge erzielt, die zudem schneller verfügbar sind, ohne dass eine Steuererklärung abgegeben werden muss.

Wichtig ist hervorzuheben, dass das Anstellungsverhältnis auch für Minijobber und Azubis mit einem Fahrtkostenzuschuss aufgewertet werden kann.

 

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Der Autor übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

 

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Philip Kunze

Vertrieb, gastromatic

Philip ist ein echter Darmstädter und liebt gute hessische Küche. Nach Fertigstellung des BWL-Diploms hat er den Weg als Vertriebsprofi eingeschlagen und ist als solcher seit 2017 bei gastromatic. Sein Ehrgeiz und die Begeisterung für das Gastgewerbe sind eine super Kombi - er saugt Wissen auf wie ein Schwamm und macht als gastromatic Blogger top-informierte Branchenbeiträge daraus.

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