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Focus on: Mitarbeiterzufriedenheit – Optimierung der Personalplanung

Bei der Frage nach der Effizienz der Personalplanung und Dienstplanerstellung trifft man bei Gastronomen und auch bei ihren Mitarbeitern schnell auf einen wunden Punkt. Für Gastronomen ist die Dienstplanerstellung oft eine sehr zeitaufwendige Angelegenheit und die Mitarbeiter müssen dann im täglichen Geschäft, mit den Gegebenheiten klarkommen. In unserem heutigen Beitrag wollen wir auf Probleme aufmerksam machen, die durch einen schlecht geplanten Dienstplan entstehen und Tipps geben, wie die Personalplanung die Mitarbeiter zufrieden stimmt und dem Planer die Arbeit ungemein erleichtert.

Zufriedene Mitarbeiter, glückliche Gäste, Umsatz gesteigert, Chef entspannt- Das ist die Wunschvorstellung. Ein Mitarbeiter kann aber nur dann, langfristig effizient arbeiten und gute Umsätze erzielen, wenn ihm der dazu benötigte Rahmen geboten wird. Die Planung des Personals ist also elementar, für alle oben genannten Komponenten. Mit gut-durchdachter Planung werden unnötige Personalkosten, aufgrund von Überbesetzung umgangen und es wird gewährleistet, dass kein Mitarbeiter durch den umgekehrten Fall in Stress gerät, weil er viel zu viele Gäste betreuen muss.

Eine Fehlbesetzung in Form von zu wenigen Service-Mitarbeitern an einem heißen Sommertag im Biergarten, schlägt ganz schnell auf den Gemütszustand der Angestellten. Wegen der schlecht-durchdachten Planung müssen sie viel zu viele Gäste betreuen, die den Stress unmittelbar zu spüren bekommen. Lange Wartezeiten auf das heiß-ersehnte kühle Bier, falsch-aufgenommene Speisen und ein gestresster Kellner, schlägt auch auf das Gemüt der Gäste. Der schöne Sommertag im Biergarten wird zum Fiasko, weil der Chef nicht aufmerksam genug den Wetterbericht verfolgt hat, Reservierungen übersehen hat oder die neue Mitarbeiterin zur Rush-Hour Laufen lässt, die eher mehr Last als Hilfe ist. Wildes herumtelefonieren, um nach Ersatz zu suchen, kostet zusätzlich Nerven und ist gerade bei einem großen Mitarbeiter-Pool sehr zeitaufwendig und wenig erfolgversprechend. Also heißt es für die Service-Mitarbeiter laufen bis die Füße bluten, und den Tag so gut wie möglich hinter sich bringen.

Mit einer gut-durchdachten Personalplanung kann das oben beschriebene Szenario vermieden werden. Wenn im Vorhinein alles perfekt geplant ist, können alle mit optimalen Voraussetzungen ihrer Arbeit nachgehen, ganz ohne Stress. Kein Kellner wird überfordert, alle werden gemäß ihrer Fähigkeiten in die passende Schicht eingeteilt und können sich vollkommen auf den freundlichen Service am Gaste konzentrieren.Das leuchtet ein, aber wie genau kann man eine optimale Personalplanung garantieren, ohne dass dabei unglaublich viel Zeit drauf geht?
Im Zeitalter von WhatsApp, versuchen viele Betriebe die Einsätze ihrer Mitarbeiter über die direkte Kommunikation mit diesen abzustimmen. So kann jeder mitteilen, wann er arbeiten kann und möchte, alle werden miteinbezogen und bekommen das Gefühl vermittelt selbst mitzubestimmen. Jedoch ist die Organisation, die da vom Personalplaner geleistet werden muss bei dieser Variante denkbar groß. Er muss die wilden Konversation aufmerksam verfolgen und mehrmals durchgehen um jede Wunsch-Zeit dann nochmal mit Zettel und Stift festzuhalten und permanent darauf achten, dass niemand vergessen wird. Wenn sich für einen Tag zu wenig Mitarbeiter gemeldet haben fällt das erst bei der eigentlichen Planung auf und der ganze Spaß geht wieder von vorne los. Die optimale und effizienteste Lösung ist das weiß Gott nicht. Es gibt unzählige solcher negativ Beispiele und doch sehen die Gastronomen selbst den Optimierungsbedarf erst gar nicht.

Aus Erfahrung können wir aber sagen, dass jede Möglichkeit die genutzt wird, um alte Prozesse zu optimieren gleichzeitig eine große Chance ist, einen echten Mehrwert für Mitarbeiter und Betriebsleiter zu schaffen. Neben der enormen Zeitersparnis, die eine softwarebasierte Personalplanung wie gastromatic gewährleistet, werden die Mitarbeiter aktiv einbezogen, der Planer ist immer über die neusten Aktivitäten informiert und kann durch Tools wie eine offene Schicht ausschreiben kurzfristig für Verstärkung sorgen. Einmal investiert, wird dann aber nur noch geerntet, und zwar auf beiden Seiten!

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Eine schöne Restwoche wünscht Euch das Team von gastromatic :-)