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Neue Mitarbeiter anmelden: Gastronomie und Hotellerie


Bei der Anstellung neuer Mitarbeiter müssen viele Dinge beachtet werden. Dabei ist es nicht immer einfach den Überblick über alle Vorgaben und Richtlinien zu behalten. In diesem Beitrag geht es unter anderem um die Sofortmeldepflicht, die über das Sozialgesetzbuch geregelt ist. Die Meldepflicht nach Sozialgesetzbuch gilt für alle Arbeitgeber, allerdings gibt es für einige Branchen – wie beispielsweise Gastronomie und Hotellerie – bei der Meldung der Mitarbeiter eine Sonderregelung. Hier kommen unsere Infos zum Mitarbeiter Anmelden:

Wer ist zur Sofortmeldung verpflichtet?

Die Pflicht zur Sofortmeldung gilt nicht für alle Branchen. Das Sozialgesetzbuch nennt im vierten Buch, § 28a, elf Branchen, auf die diese Regelung zutrifft. Diese sind:

  1. Baugewerbe
  2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  3. Personenbeförderungsgewerbe
  4. Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  5. Schaustellergewerbe
  6. Unternehmen der Forstwirtschaft
  7. Gebäudereinigungsgewerbe
  8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  9. Fleischwirtschaft
  10. Prostitutionsgewerbe
  11. Wach- und Sicherheitsgewerbe

Gastronomen und Hoteliers fallen unter 2., nämlich das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe.

Was ist die Sofortmeldung?

Sofortmeldung bedeutet, dass allerspätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme eine Meldung an die Rentenversicherung über diesen Beschäftigungsbeginn erfolgen muss. Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet nur ein paar Stunden oder Tage, wird direkt im Anschluss in Bar für seine geleistete Arbeitszeit vergütet und es findet keine nachvollziehbare Lohnauszahlung statt. In anderen Branchen erfolgt die Meldung des Arbeitsbeginns üblicherweise mit dem ersten Lohnlauf. Da aber gerade in den oben genannten Bereichen und am genannten Beispiel die Gefahr der Schwarzarbeit besteht, wurde die Sofortmeldung eingeführt.  Damit ist die “normale” Anmeldung zur Sozialversicherung aber noch nicht erledigt.

Wenn du wissen willst, wie man die Sofortmeldung mit möglichst wenig Aufwand macht, kannst du unseren Beitrag rund um die Sofortmeldung lesen.

Anmeldung der Mitarbeiter bei der Krankenkasse

Zusätzlich zur Sofortmeldung müssen alle Beschäftigten bei den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Die Krankenkassen sind die zentrale Meldestelle für die Sozialversicherungsbeiträge (z.B. Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung) bei Festangestellten. Sie leiten die Beiträge an die zuständigen Stellen weiter. Spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung (maximal 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn) muss diese Anmeldung vorgenommen werden. Hierfür kommt üblicherweise eure Lohnabrechnungssoftware zum Einsatz. Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig. Auch hier muss die Anmeldung spätestens 6 Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob ihr einen Mitarbeiter überhaupt als  Minijobber anmelden könnt, hilft euch diese Checkliste.

Anmeldung der Mitarbeiter beim Finanzamt

Damit ihr die Lohnsteuermerkmale eures neuen Arbeitnehmers beim Finanzamt abfragen könnt, muss dieser zunächst über euer Lohnprogramm oder ELSTER angemeldet werden. Zur erstmaligen Mitarbeiteranmeldung sind folgende Daten erforderlich: Geburtsdatum, Steueridentifikationsnummer und die Information, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Natürlich ist es auch hier wichtig, dass die Anmeldung gewissenhaft gemacht wird. Denn auch das Finanzamt kann eine Prüfung des Betriebes ansetzen. Bei Fragen hierzu, haben wir natürlich auch einen Beitrag zur Lohnsteueraußenprüfung parat. Da bei Minijobbern die Lohnsteuer pauschal abgeführt wird, müssen diese nicht beim Finanzamt gemeldet werden. Eine Übersicht über die in der Gastronomie üblichen Betriebsprüfungen findet ihr hier.

Mitführungs- und Vorlagepflicht bei Mitarbeiteranmeldung

Mitarbeiter, sind immer verpflichtet ihren Personalausweis bzw. Pass während der Arbeit mitzuführen, um diesen den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzeigen zu können. Darüber hinaus seid ihr als Arbeitgeber verpflichtet neue Mitarbeiter schriftlich auf diese Pflicht hinzuweisen und diesen Hinweis auf Verlangen vorzuzeigen zu können, Stichwort: Belehrung zur Mitführungspflicht.

Anstellungsverhältnis auswählen, Arbeitsvertrag aufsetzen

Ein weiterer Punkt, der bei einem neuen Mitarbeiter nicht vergessen werden sollte, ist der Arbeitsvertrag.

Für Arbeitsverträge gilt grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass der Großteil einzelner Bestimmungen frei ausgehandelt werden kann. Trotzdem sollten gewisse Bestandteile des Arbeitsverhältnisses in jedem Fall in einem schriftlichen Arbeitsvertrag festgehalten werden, um späteren Missverständnissen vorzubeugen. Diese Bestandteile sind folgende:

Fazit

Neue Mitarbeiter anmelden ist nicht einfach, aber vor allem die Sofortmeldung sollte nie vergessen werden. Wenn ihr es vergesst und erst mit der ersten Lohnauszahlung die Meldung vornehmt, werdet ihr bei der Rentenversicherung auf eine Blacklist gesetzt, mit der auch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass euer Betrieb mit einer unangemeldeten Zollkontrolle überrascht wird. Auch bei Betriebsprüfungen, kann dann mitunter sehr genau hingesehen werden – genaueres zu dem System könnt ihr in unserem Beitrag zu den möglichen Betriebsprüfungen nachlesen. Um den Behörden nicht ins Netz zu gehen, befolgt ihr einfach unsere Tipps und könnt nachts ruhiger schlafen!

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Valerija Schwarz

Kommunikation & Marketing, gastromatic

Valerija heuerte schon 2015 bei der gastromatic-Crew an und ist heute für Kommunikation, Branding und Content verantwortlich. Ihre vielseitigen Erfahrungen aus dem Bereich Kommunikation - beim Goethe Institut in New York, bei der Branding-Agentur Endmark oder bei ihrem Promotionsprojekt gesammelt - setzt sie jetzt wortgewandt für Beiträge rund um Gastro-Themen am Puls der Zeit ein, wobei ihr New Work, Nachhaltigkeit, Marketing-Wissen und (trendige bis brisante) Themen mit Bezug zu Gesellschaft & Politik besonders am Herzen liegen.

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