Du bist auf der Suche nach etwas?

Gib ein Wort ein und lass dich erleuchten.

Offboarding Kündigung

Offboarding von Mitarbeitern – Das Beste aus einer Kündigung rausholen


Das Gastgewerbe ist eine Branche mit hoher Mitarbeiterfluktuation. Obwohl die Branche boomt und laut DEHOGA Bundesverband innerhalb der letzten zehn Jahre knapp 40% mehr sozialversicherungspflichtige Stellen geschaffen wurden, gibt es dennoch jedes Jahr viele unbesetzte Stellen und eine Menge Bewegung in deutschen Gastronomie- und Hotelbetrieben. Ein gut durchdachtes und erfolgreiches Onboarding von Neulingen ist dabei extrem wichtig, wenn es um langfristige Mitarbeiterbindung und rundlaufende Abläufe geht. Nicht weniger wichtig ist allerdings auch das Offboarding von Mitarbeitenden nach der Kündigung, das genauso gut strukturiert und geplant sein sollte wie das Einarbeiten neuer Teammitglieder. Denn damit geht man nicht nur rechtlich auf Nummer Sicher, es stärkt ebenso die Arbeitgebermarke. Wir verraten euch, worauf es beim Offboarding ankommt und wie ihr einen auf eure Bedürfnisse angepassten Prozess findet.

 

Was ist ein Offboarding?

Das Offboarding ist das Pendant zum Onboarding und bezeichnet einen strukturierten Trennungsprozess zwischen Arbeitgebern und Mitarbeiter*innen ab dem Moment der Kündigung. Im Wesentlichen geht es um zwei Ebenen:

  • das technische Offboarding, das auch oft als Exit Management bezeichnet wird und mit vielen Formalitäten einhergeht,
  • und das sozio-emotionale Offboarding, also die zwischenmenschliche Komponente des Auseinandergehens.

Während es einerseits darum geht, den Abgang eines Teammitglieds in technischer und formaler Hinsicht möglichst reibungslos über die Bühne zu bringen, ist andererseits ein elementares Ziel des Offboardings, im Guten auseinanderzugehen und im Team keine negative Stimmung entstehen zu lassen. Dieses Ausgliedern eines Mitarbeitenden gestaltet sich je nach Unternehmenskultur und den Gründen für die Kündigung sehr unterschiedlich und individuell. Dennoch gibt es wichtige Bestandteile, die auf keinen Fall ausgelassen werden sollten und auf die wir weiter unten eingehen, damit ihr auf der sicheren Seite seid.

 

Wieso ist Offboarding so wichtig?

Der Austritt eines Kollegen oder einer Kollegin ist meist kein Grund zur Freude. Dazu kommt, dass er – je nach Art der Kündigung – verschiedene Problemstellungen und Aufgaben mit sich bringt, die nicht alle auf einmal angegangen werden können, sondern strukturiert und priorisiert werden sollten. Genau das leistet ein standardisierter Offboarding Prozess: Er ist in erster Linie eine Hilfestellung, mit der man sicherstellt, dass man bei der Fülle an to-dos den Überblick behält und der Betrieb normal weiterläuft, selbst wenn der Weggang eines Mitarbeitenden euch erstmal kurz aus der Bahn wirft.

Im Zentrum all dessen stehen außerdem das Team sowie das ausscheidende Teammitglied. Alle Beteiligten sollten sehen, dass professionell und wertschätzend mit der Person umgegangen wird. Der Mitarbeitende sollte dem ehemaligen Arbeitgeber gegenüber positiv eingestellt sein und so über die Anstellung hinaus dem Betrieb verbunden bleiben und umgekehrt. So eine Person kann sogar aktiv an einem erfolgreichen Employer Branding beteiligt sein – und wer weiß, vielleicht kommt sie sogar zurück. Abgesehen davon schützt ein genormtes Vorgehen natürlich vor rechtlichen Folgen.

 

Wenn das Offboarding nicht sitzt – Risiken für Arbeitgeber

Allgemein gilt: Wer am Ende eines Arbeitsverhältnisses keine Wertschätzung zeigt und planlos vorgeht, riskiert einen schlechten Ruf in den oft gut vernetzten Gastronomie- und Hotellerie-Communities von Arbeitnehmenden. Es wäre doch schade, wenn man ehemalige Kolleginnen und Kollegen als Sprachrohr für die eigene Arbeitgebermarke verliert, oder? Denn in der Branche geht nach wie vor viel über Empfehlungen und von „Mund zu Mund“. Viel wichtiger jedoch: Wertvolles Wissen, personenbezogene Daten und ggf. Geschäftsgeheimnisse drohen verloren zu gehen. In Zeiten von DS-GVO gilt es zudem auch datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Grundsätzlich stellt sich die Frage, welche Systeme und Arbeitsmittel personenbezogene Daten enthalten und was nach dem Ausscheiden eines Teammitglieds gespeichert werden darf und was nicht. Wie ist es beispielsweise mit den E-Mails der betreffenden Person? Dieses aufgezeichnete Webinar vermittelt grundsätzliches Wissen darüber, wie man auch das On- und Offboarding von Mitarbeitern datenschutzkonform gestaltet.

Nicht zuletzt ist gerade dann, wenn jemand den Betrieb unfreiwillig verlässt, das Konfliktrisiko hoch. Einige schrecken nicht davor zurück, gegen den Arbeitgeber gerichtlich vorzugehen. Hier hilft eine flächendeckende Dokumentation dessen, was zur Kündigung geführt hat. Um es jedoch gar nicht erst so weit kommen zu lassen, sollte man im Rahmen des Offboardings versuchen, das Verhältnis wieder ins Gleichgewicht zu bringen. Schlechte Mundpropaganda kann – selbst wenn sie völlig haltlos ist – eurer Arbeitgebermarke extrem schaden und das Finden von neuen Mitarbeitenden zusätzlich erschweren.

 

Bestandteile im Offboarding-Prozess

Jeder Offboarding Prozess sollte die folgenden Punkte enthalten, die natürlich ganz individuell ausgestaltet sein können. Wichtig ist, dass das Offboarding zu eurer Unternehmenskultur passt. Dabei sind Transparenz sowie eine offene und aufrichtige Kommunikation wesentliche Komponenten, denn nur so lernt auch ihr aus dem Ganzen und entdeckt im besten Fall Optimierungspotenziale. Das Austrittsgespräch ist dabei der erste Schritt.

 

Austrittsgespräch vorbereiten

Sobald feststeht, dass ein Teammitglied den Betrieb verlässt, sollte ein Termin für ein Austrittsgespräch gefunden werden. Je nachdem, wie die Organisationsstruktur bei euch aussieht, sollten nicht nur Personalverantwortliche, sondern auch andere Personen dazu eingeladen bzw. in den Prozess involviert werden. Gemeinsam bereitet man Fragen vor, aus denen man Wissen für sein Employer Branding ableiten kann. Nicht der Kündigungsgrund, sondern der ehrliche Austausch sollte im Gespräch im Vordergrund stehen. Dabei können die Fragen sehr breit gefächert sein:

Mögliche Fragen

  • Was hat dazu geführt, dass du uns verlässt?
  • Was hätten wir dir bieten oder verändern müssen, um dich zu halten?
  • Was hättest du wie verändert?
  • Hast du problematische Punkte in der Vergangenheit bereits angesprochen?
  • Wurde dein Feedback oder deine Kritik beherzigt und wurden daraus Veränderungen abgeleitet?
  • Wie würdest du den Führungsstil in unserem Team beschreiben?
  • Hat diese Form der Führung für dich gut funktioniert oder eher nicht?
  • Wie würdest du unsere Unternehmenskultur zusammenfassen?
  • Wie ist die Atmosphäre im Team? Fühltest du dich wohl?
  • Gibt es im Team subtile bis unangenehme Hierarchien, die nicht auf den Organisationsstrukturen basieren, etwa nach Seniorität, Alter, Wissen etc.?
  • Wie hast du das Onboarding bei uns erlebt?
  • Würdest du unter bestimmten Bedingungen zurückkommen?
  • Würdest du Freund*innen empfehlen sich bei uns zu bewerben?
  • Was könnten wir bei einer neu angestellten Person besser machen?

Gleichzeitig sollte man auch der kündigenden Person Fragen zugestehen und natürlich sollte sie sich auf ein Feedback und die Fragen vorab inhaltlich vorbereiten, damit das Gespräch möglichst produktiv verläuft.

 

Austrittsgespräch und beidseitiges Feedback

Nehmt euch viel Zeit für ein Austrittsgespräch, in dem ihr mit den oben skizzierten und anderen Fragen Feedback einholt und gleichzeitig eine ehrliche Rückmeldung gebt, welche die Person wirklich weiterbringt. Es sollte deutlich werden, dass euch trotz der Kündigung das Wohlergehen von Mitarbeitenden sowohl in persönlicher als auch in beruflicher Hinsicht am Herzen liegt. Selbst bei einem konfliktbehafteten Auseinandergehen sollte man versuchen, in einem solchen Gespräch die Situation zu deeskalieren und die Wogen zu glätten, um juristische Risiken zu umgehen.

Doch auch Formales sollte in diesem Gespräch schon thematisiert werden, so dass die Person einen genauen Fahrplan bis zum tatsächlichen Ausscheiden hat. Das weitere Vorgehen sollte genau erklärt und idealerweise von einem Leitfaden zum technischen Offboarding begleitet werden: Wer muss wann Bescheid wissen? Was muss geregelt werden, welche Zugänge wann gesperrt werden? In der Besprechung des Prozesses sollte unbedingt geklärt werden, welche Aufgaben die ausscheidende Person überhaupt übernommen hat und was davon von wem in Zukunft übernommen werden kann, welcher Zeitraum zur Übergabe und Einarbeitung zur Verfügung steht und wie genau das ablaufen sollte.

 

Team in Kenntnis setzen

Wer kommuniziert wann im Team, dass eine Person den Betrieb verlässt? Das ist häufig keine einfache Frage und ist wiederum von der Art der Kündigung und des Verhältnisses abhängig. So oder so gilt erneut: Transparenz ist alles. Das Team sollte nicht erst in letzter Minute oder tröpfchenweise eingeweiht werden; dann entsteht womöglich Misstrauen. Wenn die kündigende Person den Weggang selbst kommunizieren will, sollte das möglichst so passieren, dass alle zeitgleich in Kenntnis gesetzt werden.

 

Wissenstransfer

 Wenn jemand euren Betrieb verlässt, geht es auch um Knowhow, das nicht verloren gehen darf! Ein Tipp von uns: Am besten sollte die Person einfach mal alles auflisten, quasi seine Arbeitsbereiche sowie das dazugehörige Wissen (möglichst umfänglich) dokumentieren, sodass trotz des Austritts möglichst wenig Wissen „verloren geht”. Das kann gleichzeitig gut als Vorlage für ein Arbeitszeugnis genutzt werden. So eine Dokumentation und Zusammenfassung kann auch in der Einarbeitung neuer Kolleg*innen genutzt werden. Ist der Abgang gut getimet, sollte nach Möglichkeiten auch noch ein Teil der Einarbeitung der Nachfolge übernommen werden.

 

Technisches Offboarding & Formalien

Beim Austritt des Mitarbeiters muss insbesondere die Datensicherheit gewährleistet sein, also sollten sämtliche Zugriffsrechte auf Hardware, Software und Laufwerke entzogen werden. Neben einer Benachrichtigung des Lohnbüros oder der/des Steuerberatenden ist auch eine Abmeldung bei der interneren IT erforderlich. Hardware und physische Dinge wie Kellnerschlüssel, Kassencodes, Ladentürschlüssel, Betriebshandy, Betriebsmailadressen, Arbeitskleidung sollten abgegeben werden, so dass es nicht zu Datenmissbrauch kommen kann.

Ein Fall aus der Praxis: Ein Gastronom kündigt einen Mitarbeiter fristlos, weil dieser sein Vertrauen missbraucht hat. Hat man nun die technischen Formalitäten nicht im Blick, kann es gerade bei Arbeitnehmern mit vielen Rechten passieren, dass Daten im schlimmsten Fall verändert oder gelöscht werden. Man sollte sich daher frühzeitig bei allen Softwareanbietern, mit denen man zusammenarbeitet, informieren, wie sich ausgeschiedene Mitarbeiter möglichst schnell ausgliedern lassen. Die Personalplanungssoftware gastromatic bietet für diese Fälle beispielsweise eine einfache Lösung: Ausscheidende Mitarbeiter können schnell und nur mit einem Klick deaktiviert werden und haben somit keinen Zugriff mehr auf das System.

Das Thema Personalorganisation ist dabei nur ein Teilbereich. Die Kasse und die Reservierungssoftware sollten ebenso unbedingt unzugänglich gemacht werden. Weiterhin ist es empfehlenswert seine Passwörter zentral in einem sogenannten Passworttresor zu verwalten.

Nützliche Tools sind hierfür beispielsweise „dashlane“ oder „lastpass“. Diese Systeme helfen euch vor allem dabei, den Überblick zu behalten und kein System beim Ändern der Passwörter zu vergessen.

 

Gebührender Abschied

Die Verabschiedung von Kolleginnen und Kollegen ist ebenfalls unglaublich wichtig, da sie auch gegenüber den anderen Kollegen ein Zeichen setzt und die Wertschätzung verdeutlicht. Das Offboarding wird dadurch nicht nur deutlich professioneller, sondern auch herzlicher und persönlicher. Der offizielle Abschied und ein mögliches Geschenk sind zudem Elemente, die ihr voll und ganz im Sinne eure Unternehmenskultur gestalten könnt. Vielleicht ladet ihr Teammitglieder ein mitzugestalten? Oder ihr habt eine Art Ritual, das den Abschied begleitet? Eurer Fantasie sind im Grunde keine Grenzen gesetzt.

 

Arbeitszeugnis

Jedem steht ein Arbeitszeugnis zu, das authentisch abbildet, welche Rolle die Person im Betrieb hatte und was zu den Kernaufgaben zählte. Wie oben erwähnt kann eine vom Mitarbeitenden erstellte Auflistung eine gute Grundlage liefern, so dass nichts vergessen wird oder unter den Tisch fällt. Gleichzeitig ist man als Arbeitgeber verpflichtet, nichts zu beschönigen und einen realistischen Zustand abzubilden, es sollte also nichts künstlich geschönt werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass man sich selbst eine Frist setzt und das Zeugnis zeitnah nach der Kündigung liefert.

Unser Tipp: Ihr solltet maximal drei bis vier Wochen damit warten. Alles andere macht einen wenig wertschätzenden und unprofessionellen Eindruck und sollte am Ende eines erfolgreichen Offboardings dem Ganzen keinen letzten Dämpfer versetzen.

 

Fazit zum Offboarding

So traurig es ist, auf jedes Onboarding folgt irgendwann ein Offboarding, so ist nun mal der Lauf der Dinge. Unglaublich wichtig sind dabei Transparenz sowie ein offener und ehrlicher Austausch gleich zu Beginn des Prozesses – gegenüber der kündigenden Person, aber auch dem Team. Wer Schritt für Schritt seinen Prozess findet und strukturiert vorgeht, minimiert dabei das Risiko eines schlechten Arbeitgeber-Rufs, baut seine Arbeitgebermarke erfolgreich aus und umgeht im schlimmsten Fall rechtliche Scherereien. Am besten erstellt man sich eine Checkliste, um wirklich nichts zu vergessen und Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, im Betrieb auch nach der Kündigung gut aufgehoben zu sein. Dieses Signal nehmen Teammitglieder ganz sicher wahr und sehen: Der Arbeitgeber hat auch meine Interessen im Blick. So ist das Offboarding nicht nur ein elementarer Baustein professioneller Personalprozesse, sondern – so paradox es klingen mag – auch ein Mittel, um die Mitarbeiterbindung zu fördern.

 

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autorin/der Autor übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 votes, average: 5.00 out of 5)
Loading...

Valerija Schwarz

Kommunikation & Marketing, gastromatic

Valerija heuerte schon 2015 bei der gastromatic-Crew an und ist heute für Kommunikation, Branding und Content verantwortlich. Ihre vielseitigen Erfahrungen aus dem Bereich Kommunikation - beim Goethe Institut in New York, bei der Branding-Agentur Endmark oder bei ihrem Promotionsprojekt gesammelt - setzt sie jetzt wortgewandt für Beiträge rund um Gastro-Themen am Puls der Zeit ein, wobei ihr New Work, Nachhaltigkeit, Marketing-Wissen und (trendige bis brisante) Themen mit Bezug zu Gesellschaft & Politik besonders am Herzen liegen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Ähnliche Beiträge

Der Newsletter von gastromatic

  • Alle 14 Tage
  • Insights und Erfolgstories
  • Das Gastro-Magazin

Der Newsletter von gastromatic

  • Alle 14 Tage
  • Insights und Erfolgstories
  • Das Gastro-Magazin