Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge: Anspruch bei Urlaub & Krankheit?

Im Arbeitsvertrag kann man als Arbeitgeber festlegen, dass Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gesondert – das heißt durch sogenannte SFN-Zuschläge – vergütet werden. Dies bietet gleich zwei Vorteile: Zum einem kann der Arbeitgeber diese Zuschläge (in Abhängigkeit von bestimmten Höchstbeträgen) steuer– und sozialversicherungsfrei an den Arbeitnehmer auszahlen; zum anderen kann man dem Arbeitnehmer für die besondere Arbeitsbelastung etwas Gutes tun.

Anspruch auf Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge bei Urlaub und Krankheit

In unserem vergangenen Artikel „Wie kann man S-F-N Zuschläge jährlich deckeln?“ erfahren Sie, wie Sie SFN-Zuschläge in ihrem Betrieb am besten einsetzen können.

In unserem heutigen Artikel geht es darum, ob ein Arbeitgeber auch für Abwesenheitstage (Urlaub und Krankheit) SFN-Zuschläge zahlen muss bzw. wie der Lohnfortzahlungsanspruch in diesem Fall aussieht.

Anspruch auf Lohnfortzahlung?

Um die Frage zu beantworten, ob ein Arbeitnehmer auch für Abwesenheitstage einen Anspruch auf SFN-Zuschläge besitzt, wird das Entgeltausfallprinzip herangezogen.
Das Entgeltausfallprinzip (EntgFG §1) besagt, dass Arbeitnehmer in Folge einer Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheit nicht schlechter, aber auch nicht besser gestellt werden dürfen, als sie stehen würde, wenn sie „normal“ gearbeitet hätten.
Somit hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die üblichen Arbeitsentgelte einschließlich etwaiger ZuschlägeNicht fortzuzahlen sind Leistungen nach tatsächlich entstandenen Aufwendungen, wie zum Beispiel: Essenszuschüsse, Fahrtkostenzuschüsse, Trinkgelder, Überstundenvergütungen.

Wichtige Hinweise:

  • Zu beachten ist, dass es sich um eine Brutto-Fortzahlung handelt, die Betrachtung auf „Besser- oder Schlechterstellung“ daher nicht auf den verbleibenden Nettolohn angewendet werden kann.
  • Allgemein gültig bei der Zahlung von SFN-Zuschlägen ist, dass bei einem Stundengrundlohn, der 25 Euro übersteigt, der gezahlte Zuschlag anteilig der Beitragspflicht unterliegt. Zentral in diesem Kontext ist nun, dass der Anspruch des fortzahlungspflichtigen Entgelts unabhängig davon besteht, ob Teile der SFN-Zuschläge steuer-oder beitragspflichtig sind (Zuflussprinzip).

Darf man SFN-Zuschläge weiterhin steuer- und beitragsfrei auszahlen?

Diese Frage ist relativ einfach beantwortet, weil der Grundsatz gilt, dass die Steuer- und Beitragsfreiheit von SFN-Zuschlägen nur dann greift, wenn diese tatsächlich erarbeitet wurden. Folglich sind fortzuzahlende SFN-Zuschläge im Falle von Urlaub oder Krankheit voll steuer- und beitragspflichtig.

Wie wird die SFN-Lohnfortzahlung berechnet?

Da unsere Personalorganisations-Software gastromatic auch eine vollautomatische Lohnabrechnung ermöglicht, besuchen Sozialversicherungsprüfer regelmäßig unser Rechenzentrum.
Aufgefallen ist uns, dass in den vergangenen Monaten verstärkt die Lohnfortzahlungen von SFN-Zuschlägen im Abwesenheitsfall geprüft wurden.

Um möglichen Nachzahlungen und Bußgeldern vorzubeugen, werden wir anhand einiger Beispiele die korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge erläutern. Hierzu unterschieden wir zunächst nach Art der Abwesenheit, also Urlaub oder Krankheit, und zusätzlich, ob die Zuschläge pauschal (Schätzwert) oder nach tatsächlicher Arbeit abgerechnet werden.

1. Urlaub-Lohnfortzahlungsanspruch bei pauschalen SFN-Zuschlagszahlungen

Wird eine SFN Zuschlagspauschale pro Monat gezahlt, ist die Berechnung auf die Pauschale anzustellen.

Beispiel: Der Arbeitnehmer A erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200€/Monat. Falls der Arbeitnehmer A nun 2 Tage im Urlaub ist (Annahme: 5-Tage-Woche) wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet:

Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 Euro/(4,35 Wochen * 5 Tage) = 9,19 Euro

Folglich wird die Pauschale um 18,38 Euro gekürzt und als steuerpflichtiger Zuschlag fortgezahlt.

1.1 Urlaub-Lohnfortzahlungsanspruch bei SFN-Zuschlagszahlung nach tatsächlicher Arbeit

Falls SFN-Zuschläge rückwirkend nach tatsächlich geleisteter Arbeit abgerechnet werden, muss zunächst die durchschnittliche Zuschlagszahlung der letzten drei vollen Abrechnungsmonate berechnet werden.
Ein voller Abrechnungsmonat ist ein Monat mit 30 sozialversicherungspflichtigen Tagen, also ein Monat, in dem das Entgelt nicht irgendwie gekürzt wurde (z.B. durch unbezahlten Urlaub).

Beispiel: Der Arbeitnehmer B nimmt sich im April 2 Tage Urlaub. Im Januar und Februar hat er jeweils 100 Euro und im März nochmal 150 Euro Zuschlagszahlungen erhalten. Folglich sind 116,66 Euro/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. Die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag (Annahme: 5-Tage-Woche) wird nun wie folgt berechnet:

Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 Euro/(4,35 Wochen* 5 Tage) = 5,36 Euro

Folglich bekommt der Arbeitnehmer 5,36 Euro als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.

Wichtige Hinweise:

  • Falls aufgrund des Eintrittsdatums oder anderweitiger Gründe in der Vergangenheit keine drei vollen Abrechnungsmonate zu Verfügung stehen, muss die gekürzte Zeitspanne als Berechnungsgrundlage herangezogen werden.
  • Falls bezahlte Abwesenheiten in den letzten drei Monaten enthalten sind, werden für die Berechnung des Durchschnittswerts die entsprechenden Lohnfortzahlungen miteinbezogen.
  • Der durchschnittliche Zuschlagswert ist zu Beginn der Fehlzeit zu ermitteln und wird dann unverändert über die gesamte Dauer der Fehlzeit fortgezahlt.

2. Krank-Lohnfortzahlungsanspruch bei pauschalen SFN-Zuschlagszahlungen

Wird eine SFN-Zuschlagspauschale pro Monat gezahlt, so ist die Berechnung auf die Pauschale abzustellen.

Beispiel: Der Arbeitnehmer C erhält einen pauschalen Zuschlag für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit in Höhe 200€/Monat. Falls der Arbeitnehmer C im April nun 2 Tage krank wird (Annahme: 5-Tage-Woche), wird die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag nun wie folgt berechnet:

Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 200 Euro/(30= Anzahl der Kalendertage für April) = 6,67 Euro

Folglich wird die Pauschale um 13,34 Euro gekürzt und als steuerpflichtiger Zuschlag fortgezahlt.

2.1 Krank-Lohnfortzahlungsanspruch bei SFN-Zuschlagszahlung nach tatsächlicher Arbeit

Beispiel: Der Arbeitnehmer D ist im April 2 Tage krank. Im Januar und Februar hat er jeweils 100 Euro und im März nochmal 150 Euro Zuschlagszahlungen erhalten. Folglich sind 116,66 Euro/Monat als durchschnittliche Zuschlagszahlung anzurechnen. die Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge pro Tag wird nun wie folgt berechnet:

Lohnfortzahlungsanspruch pro Tag = 116,66 Euro/(30= Anzahl der Kalendertage für April) = 3,89 Euro

Folglich bekommt der Arbeitnehmer 3,89 Euro als steuerpflichtigen Zuschlag fortgezahlt.

Wichtiger Hinweis

Bei Krankheit wird die Pauschale bzw. werden die durchschnittlichen Zuschlagszahlungen der letzten drei Monate durch die Anzahl der Kalendertage im betrachteten Monat geteilt. Das bedeutet, dass das fortgezahlte Entgelt von Monat zu Monat schwanken kann.
Grundsätzlich liegt es im Ermessensspielraum des Arbeitgebers, wie die Lohnfortzahlung in diesem Fall berechnet wird, jedoch muss der Grundsatz des oben erwähnten Entgeltausfallprinzips eingehalten werden.

Aus diesem Grund ist es auch zulässig das fortzuzahlende Entgelt nach einem künftigen Dienstplan zu bestimmen, sofern schlüssig belegt werden kann, welche Zeiten ohne Ausfall gearbeitet worden wären. Aufgrund der möglichen Willkür, die hier unterstellt werden könnte, muss von der Anwendung dieser Möglichkeit in den meisten Fällen abgeraten werden. Durch den gastromatic Dienstplan könnte man jedoch nachweisen, wann der betreffende Mitarbeiter geplant gewesen wäre.

Zusammenfassung: Lohnfortzahlung für SFN-Zuschläge

Der Lohnfortzahlungsanspruch für SFN-Zuschläge bei Krankheit oder Urlaub gilt auf Grundlage des Entgeltausfallprinzips und ist für jeden Arbeitgeber, der auf diese Art der steuerfreien Zuschläge setzt, bindend. Arbeitnehmer müssen so gestellt werden, als hätten sie „normal“ gearbeitet. Die Lohnfortzahlung aufgrund zu erwartender SFN-Zuschläge unterliegt dabei nicht der Steuer- und Beitragsfreiheit, da dies voraussetzt, dass diese tatsächlich auch erarbeitet wurden. Wir konnten zwei Methoden für die Berechnung des Anspruchs vorstellen, wobei hier nach Auszahlungsmethode (tatsächlich/pauschaliert) unterschieden werden muss. Für die jeweils anzuwendende Methode ist zu unterscheiden, ob es sich bei der bezahlten Abwesenheit um Urlaub oder Krankheit handelt. Solang der Arbeitgeber das Entgeltausfallprinzip einhält, sind weitere Berechnungsmethoden denkbar. Wichtig ist, dass die Art der Berechnung nachvollziehbar dokumentiert und angewandt wird. Nur so lassen sich saftige Nachzahlungen und Bußgelder sicher vermeiden.

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Der Autor übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

Florian ist einer der beiden Geschäftsführer von gastromatic und von Beginn an dabei. Durch seinen intensiven Kontakt zu Kunden und Partner von gastromatic weiß er welche Themen im Personalbereich die Branche interessieren.