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Lean Management in der Gastronomie – Mit schlanken Prozessen zum dicken Geschäft


Dafür zu sorgen, dass der Gast sich wohl fühlt und die Servicequalität stimmt, ist manchmal gar nicht so einfach. Schwankende Gästezahlen und ein unsicherer Personalbedarf führen hin und wieder dazu, dass einfach keine Zeit bleibt, um den Gast so zu betreuen, wie man es von sich selbst erwartet. Insbesondere wenn viel los ist und der Laden läuft – also besonders viele Gäste darunter leiden – ist das extrem ärgerlich. Damit euch das nicht passiert, möchten wir heute eine kurze Einführung in die Idee des Lean Managements geben. Lean Management kann dabei helfen, solche Situationen zu vermeiden und Stoßzeiten wie diese gut zu überstehen – und zwar ohne mehr Personal einzustellen.

Was ist Lean Management?

Nun fragt ihr euch vermutlich, was Lean Management überhaupt ist. Ist das nicht irgend so ein Konzept aus der Industrie? Ganz genau: Lean Management hat seinen Ursprung in der Automobilindustrie, wo es erstmals in den 1950’er Jahren von Toyota eingeführt wurde. Toyota produzierte damals ca. 11.000 Autos und war damit ein eher kleiner Automobilkonzern. Zum Vergleich: General Motors produzierte im selben Jahr rund 3,6 Millionen Autos. Heute liegt Toyota zusammen mit VW an der Spitze der weltweiten Automobilkonzerne. Wie Toyota das schaffen konnte? Durch Lean Management.

Im Kern handelt es sich bei Lean Management um einen strategischen Ansatz zur Verbesserung von Prozessen in Hinblick auf:

  • Zeit
  • Qualität
  • Produktivität
  • Flexibilität

Das Ziel des Lean Managements besteht im Wesentlichen darin, alle Prozesse und Abläufe eines Betriebs so zu optimieren, dass Verschwendung vermieden wird. Denn – so die Idee – Verschwendung führt zu mehr Kosten, schlechterer Qualität und letztlich zu niedriger Kundenzufriedenheit. Als Verschwendung kann im Allgemeinen jeder Prozess und Arbeitsschritt gesehen werden, der keinen Mehrwert für den Kunden bringt. Zur Kontrolle kann man sich einfach fragen: “Würde der Kunde dafür zahlen?”

Im Lean Management unterscheidet man zwischen sieben Arten der Verschwendung:

  1. Transport
    Unnötiger Transport von Produkten.
  2. Wartezeiten
    Zeiten, in denen nicht gearbeitet werden kann, beispielsweise weil noch auf ein anderes Produkt gewartet werden muss.
  3. Überproduktion
    Es wird mehr produziert als benötigt.
  4. Unnötige Bewegung
    Jede Art der Bewegung eines Mitarbeiters, die sich vermeiden lässt.
  5. Ausschuss/Nacharbeit
    Produkte mit Qualitätsmängeln, die (durch Mehrarbeit) beseitig werden müssen oder dazu führen, dass das Produkt entsorgt wird.
  6. Bestände
    Material- und Produktbestände, die wertvollen Platz belegen.
  7. Over-Engineering
    Arbeit, die in die Fertigstellung eines Produktes investiert wird, dem Gast aber keinen Mehrwert bringt.

Lean Management Gastronomie

Voraussetzungen für Lean Management in der Praxis

Eine große Schwierigkeit in der Praxis ist es jedoch herauszufinden, welche Prozesse Verschwendung verursachen. Ähnlich der Spitze eines Eisberges sind nur die wenigsten Probleme direkt erkennbar. Der Großteil der Probleme versteckt sich unter der Wasseroberfläche. Für ein effektives Optimieren von Prozessen stellt Lean Management daher einige Anforderungen an die organisatorischen Rahmenbedingungen eines Betriebes:

  • Geschulte Mitarbeiter
    Alle Mitarbeiter sollten darin geschult sein, Verschwendung zu erkennen und zu melden.
  • Feedback System
    Es muss klar definiert sein, wie Probleme gemeldet werden, so dass sie nicht vergessen werden und gelöst werden können.
  • Tolerante Unternehmenskultur
    Von zentraler Bedeutung ist, dass die Unternehmenskultur Fehler zulässt. Macht ein Koch etwa einen Fehler bei einer Bestellung, liegt dies vielleicht nicht an ihm, sondern daran, dass die Produktbezeichnung im Kassensystem unklar ist. Ein solches Problem kann jedoch nur identifiziert werden, wenn der Koch seinen Fehler ansprechen kann, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen.
  • Ganzheitliche und kontinuierliche Anwendung des Lean Managements
    Damit Lean Management seine volle Wirkung entfalten kann, ist es wesentlich, dass es im gesamten Betrieb gelebt wird. Der Fokus sollte dabei nicht nur auf radikalen und meist teuren Veränderungen liegen. Vielmehr sind es die kleinen Dinge, die letztlich zu einer nachhaltigen Verbesserung führen (vgl. Abb. 2). Diese Prinzip wird im Lean Management auch als Kaizen (japanisch für ‘Wandel zum Besseren’) bezeichnet.

Lean Management Gastronomie

Außerdem sollte man stets im Kopf behalten, dass Verschwendung nicht gleich Verschwendung ist. Es gibt durchaus Prozesse und Arbeitsschritte, die dem Kunden zwar keinen Mehrwert bieten, aber dennoch erledigt werden müssen. So putzt sich die Küche schließlich nicht von allein. Im Lean Management unterscheidet man daher zwischen:

  • Wertschöpfenden Prozessen
  • Nicht-Wertschöpfenden aber notwendigen Prozessen
  • Nicht-Wertschöpfenden Prozessen

Der Fokus des Lean Managements liegt insbesondere darauf, Erstere zu optimieren und Letztere wo möglich zu eliminieren.

 

Warum Lean Management in der Gastronomie?

“Das klingt ja alles toll, aber wie soll mir Lean Management helfen in stressigen Situationen mit weniger Mitarbeitern auszukommen?”

 

Unklarheit beim Personalbedarf

Wie bereits in einem unserer letzten Blogbeiträge gezeigt, ist ein guter Dienstplan das zentrale Steuerelement, um eine optimale Betreuung des Gastes sicherzustellen. Deckt der Dienstplan den Personalbedarf gut ab, hat das positive Auswirkungen auf das Team und der Gast fühlt sich in der Regel wohl.
Häufig stehen Gastronomen jedoch vor dem Problem, dass sie gar nicht so genau wissen, wie viel Personal sie wann benötigen. Da heißt es oft: “Morgen wird ein starker Samstag. Da brauche ich vier Leute im Service, einen an der Bar und zwei in der Küche, sonst wird’s stressig!” Doch ist das wirklich so? Maßgeblich für diese intuitive ‘Bedarfsermittlung’ ist meist die eigene Erfahrung. So liegt man im Allgemeinen nie ganz falsch – aber eben auch selten ganz richtig.
Ob es vielleicht noch andere Stellschrauben gibt, an denen wir drehen können, so dass schon drei Leute (anstelle von vier) ausreichen würden, um den Laden zu schmeißen, wird selten erwogen. Dabei wäre die Einsparung eines Mitarbeiters auch wirtschaftlich ein enormer Gewinn. Die so freigesetzten Ressourcen könnten auch wieder verwendet werden, um beispielsweise die Produktqualität zu steigern, das Marketing auszuweiten oder die Mitarbeiter besser zu bezahlen – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Genau hier liegt das große Potenzial, dass uns Lean Management für die Gastronomie bietet. So hat es immerhin auch Toyota geschafft, vom kleinen Nischenanbieter zum zweitgrößten Automobilkonzern der Welt zu werden.

Einflussfaktor Prozesse

Schaut man sich die unterschiedlichen Arten von Verschwendungen des Lean Managements an, so wird schnell klar, dass diese auch in der Gastronomie eine wesentliche Rolle spielen. So verursacht die Bestrebung alle Gerichte gemeinsam zum Tisch zu bringen häufig Wartezeiten in der Küche: Die fertige Pasta wartet beispielsweise auf die Pizza. Besser wäre es hier, wenn die Zubereitung so getimed wird, dass die Gerichte zeitgleich fertig werden.
Erst gute Prozesse sorgen dafür, das Abläufe im Betrieb schnell und zuverlässig durchgeführt werden. Insbesondere in der Gastronomie müssen viele Prozesse sauber ineinander greifen, was eine große Herausforderung darstellt. Arbeitet jeder Mitarbeiter auf eine andere Art und Weise, kann man den Personalbedarf ebenso gut mit einer Glaskugel vorhersagen. Erst durch standardisierte Prozesse wird der Personalbedarf berechenbar. Speziell in Standardsituationen wie der Aufnahme einer Bestellung oder dem Kassieren sollte es klar definierte Standard-Prozesse geben. Ebenso müssen die Schnittstellen zwischen verschiedenen Bereichen klar definiert sein: Wie kommuniziert etwa die Küche mit dem Service? In Stoßzeiten kann der Mitarbeiter so auch mal mehr Gäste betreuen, ohne dass die Qualität der Betreuung darunter leidet. Letztlich profitiert davon natürlich auch der Gast, denn…

  • das Essen kommt schneller
  • das Essen kommt zusammen
  • die Qualität der Produkte ist besser
  • der Kellner hat mehr Zeit

 

Allgemeine Einflussfaktoren

Bevor wir uns jedoch auf die Optimierung unserer Prozesse stürzen, müssen wir uns zunächst einmal bewusst machen, welche Faktoren den Personalbedarf beeinflussen. Hierbei lässt sich zwischen externen und internen Einflussfaktoren unterscheiden. Externe Einflussfaktoren können wir nicht unmittelbar beeinflussen. Hierzu zählen:

  • Erwartete Gästezahl
  • Anzahl und Art der Bestellungen
  • Wetter
  • Ferien- und Feiertage
  • Großveranstaltungen

Interne Einflussfaktoren lassen sich hingegen direkt von uns beeinflussen und ermöglichen es uns so, den Personalbedarf zu optimieren. Zu den internen Faktoren zählen:

  • Das übergreifende Konzept
  • Ziele und Vorgaben
  • Qualifikation der Mitarbeiter
  • Prozesse und Abläufe im Betrieb

Bevor irgendwelche Prozesse optimiert werden können, muss man sich bewusst sein, wo die Reise hingehen soll: Welches Konzept möchte ich verfolgen und welche Ziele wie erreichen. Ist es mir wichtig, dass der Gast sein Essen möglichst schnell auf den Tisch bekommt? Oder steht die Qualität des Essens an oberster Stelle, wobei es dann auch ruhig mal etwas länger dauern kann? Das Konzept zusammen mit den Zielen und Vorgaben bilden die Leitplanken für eine gute Personalbedarfsplanung und spätere Prozessoptimierungen.
Damit die gesetzten Ziele erreicht werden können, ist es entscheidend, gut qualifizierte Mitarbeiter zu haben, die Prozesse in der Praxis auch umsetzen können. Dass gute Mitarbeiter schwer zu bekommen sind, ist weithin bekannt. Daher ist es umso wichtiger, dass man hier nicht an den notwendigen Schulungen und Trainings für die eigenen Mitarbeiter spart. Gemeint ist hier nicht eine kurze Einführung zu Beginn des Anstellungsverhältnisses. Lean Management steht für kontinuierliche Verbesserung. Entsprechend sollten Mitarbeiter im Rahmen von Lean Management regelmäßig geschult und weitergebildet werden. Mit welchen zusätzlichen Mitteln ihr darüberhinaus die Zufriedenheit eurer Mitarbeiter steigern und so gute Leute halten könnt, haben wir bereits in einem anderen Blogbeitrag für euch dargestellt.

Ist das Konzept ausgearbeitet, die Ziele klar definiert und ein Schulungssystem für die Mitarbeiter etabliert, steht der Anwendung von Lean Management in eurem Gastronomiebetrieb nichts mehr im Weg. Nun heißt es Verschwendung zu identifizieren, Abläufe zu verbessern und neue, effiziente Standardprozesse zu definieren. Stellt euch dazu am besten einfach mal in euren Betrieb und versucht die Prozesse und Abläufe im Betrieb aus der Perspektive der Verschwendung zu betrachten indem ihr euch fragt: “Würde der Gast dafür zahlen?”

 

Fazit

Lean Management ist ein starkes Management Konzept, wenn es darum geht die Prozesse und Abläufe in einem Betrieb zu optimieren. Erst durch standardisierte und effiziente Prozesse ist es möglich, seinen Personalbedarf genau zu bestimmen und einen optimalen Dienstplan zu schreiben. So sinken nicht nur die Personalkosten, ganz nebenbei steigt ebenso die Zufriedenheit der Gäste und Mitarbeiter, was wiederum zu mehr Gästen, steigendem wirtschaftlichen Erfolg und einer starken Wettbewerbsposition führt.

Aus diesem Grund sollte einige Zeit investiert werden, um die Prozesse im eigenen Betrieb genau zu analysieren und Probleme zu erkennen. Gemeinsam mit euren Mitarbeitern solltet ihr dann daran arbeiten, Verbesserungen herbeizuführen und euren Betrieb stetig zu optimieren. Selbstverständlich müssen alle Verbesserungen immer auch zum Konzept passen. Gerne zeigen wir euch, wie ihr dabei genau vorgehen könnt und welche Tools und Methoden existieren, damit ihr optimal von Lean Management profitieren und euren Betrieb weiter voran bringen könnt.

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Fabian Weis

Fabian ist Wirtschaftsingenieur und ein starker Analytiker. Als Gastronaut steckt er nun all seine Energie in die Weiterentwicklung von gastromatic und die Verbesserung von Prozessen. Schon während seines Studiums hat er ein kleines Unternehmen gegründet und weiß daher, auf welche Stellschrauben es ankommt.

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