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Jahresplanung Prognose Mitarbeiterstunden

Jahresplanung 2020 – Schätze deine Mitarbeiterstunden durch Gästeproduktivität


Nicht nur im Gastgewerbe, auch in vielen anderen Branchen stehen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber vor der Herausforderung passendes Personal zu finden. Aber müssen es unbedingt mehr Teammitglieder sein? Wir gehen einen Schritt zurück und schauen uns an, wieviele Mitarbeitende im Verlauf des nächsten Jahres zu bestimmten Zeiten eigentlich benötigt werden. Dafür nutzen wir einen Top-Down-Ansatz: Auf monatlicher Basis ermitteln wir einen prognostizierten Stundenbedarf und zeigen zusätzlich, wie die benötigten Stunden mit dem Gesamtkonzept und der Strategie des Unternehmens zusammenhängen. Hier kommt eine neue spannende Kennzahl ins Spiel: Die Gästeproduktivität.
Da sich das Jahresende rasant nähert, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um mit dem Planungsprozess für das kommende Jahr zu starten und eine Planungsprognose für die Mitarbeiterstunden zu erstellen. In sechs Schritten und anhand eines anschaulichen Fullservice-Restaurant-Beispiels spielen wir die Jahresplanung einmal mit euch durch. Um den vorgestellten Ansatz unmittelbar nachzuvollziehen und selbst ausprobieren zu können, gibt es hier zusätzlich die passende Excelvorlage zum Download.

Schritt 1: Sales Planung

Es geht direkt mit einem schwierigen und zeitaufwendigen Teil los: Man muss den monatlichen Umsatz sowie die Gästezahlen bestimmen. Eine schnelle Variante zur Bestimmung der Umsätze und Gästezahlen wäre eine Schätzung anhand der Vorjahreswerte (falls vorhanden). Diese Variante bietet sich an, um schnell eine Planung auf die Beine zu stellen. Nachteil: Es können sich größere Fehler einschleichen, wodurch die Planung deutlich daneben liegen kann.

Eine aufwendigere Methode besteht darin die Umsätze und Gästezahlen pro Tag händisch zu ermitteln und dann für jeden Monat aufzusummieren. Schwerwiegende Fehler können hierdurch eigentlich ausgeschlossen werden und zusätzlich beschäftigt man sich ausgiebig mit dem Geschäft, was sicherlich nicht schaden kann.

Eine elegante, zeitsparende und hochwertige Prognosemethode ist die Verwendung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen. Mit Hilfe festgelegter Inputparameter (die für jedes Geschäft individuell festgelegt werden müssen) versucht man mit Hilfe von Algorithmen Muster in den Unternehmensdaten zu erkennen. Mit Hilfe der Mustererkennung können präzise Prognosen automatisch erstellt werden. Das Beste daran ist, dass die Algorithmen aus neuen Daten lernen können, um dadurch die Prognosen kontinuierlich zu verbessern. Jetzt sagt ihr natürlich zu Recht: Wer kann sowas selbst bewerkstelligen? Es ist klar, dass dies ein komplexer Prozess ist und bei der technischen Umsetzung eines spezialisierten Teams bedarf. Falls das euer Interesse weckt, tragt hier eure E-Mail Adresse ein, dann melden wir uns bei euch!

Noch ein Wort zu den Gästezahlen: Falls diese nicht direkt im Kassensystem abgelesen werden können, gibt es beispielsweise folgende Möglichkeiten diese zu bestimmen:

  1. Von der Anzahl der Rechnungen ableiten:
    Wenn man aus dem Kassensystem die Anzahl der Rechnungen exportieren kann, muss man diese Anzahl durch die durchschnittliche Anzahl an Gästen pro Rechnungen multiplizieren (diese Kennzahl kann man sicherlich ungefähr abschätzen). Hier ein einfaches Beispiel:
    Anzahl Rechnung Januar: 10.000
    Durchschnittliche Gäste pro Rechnung: 2
    –> Gäste im Januar: 20.000
  2. Vom Umsatz ableiten:
    Hierfür verwendet man den sogenannten „Durchschnittsbon“ bzw. die Durchschnittsrechnung sowie die durchschnittliche Anzahl an Gäste pro Rechnung. Hier ein Beispiel:
    Umsatz August: 150.000€
    Durchschnittsbon/Durchschnittsrechnung: 15 €
    –> Anzahl Rechnungen im August: 10.000
    Durchschnittliche Gäste pro Rechnung: 2
    –> Gäste im August: 20.000

Wenn nun alle Werte ermittelt worden sind, sollten diese wie folgt in eine Tabelle eingetragen werden:

Jahresplanung Mitarbeiterstunden Prognose 1


Schritt 2: Betreuungsschlüssel bestimmen

Nur nochmal zur Erinnerung: Am Ende der Planung wollen wir wissen, wieviele Mitarbeiterstunden im nächsten Jahr benötigt werden. Aus diesem Grund müssen wir nun eine „Produktivitätskennzahl“ wählen, für die wir einen Zielwert bestimmen.

Die bekannteste Produktivitätskennzahl, die wir von den meisten Unternehmer*innen im Gastgewerbe immer wieder hören, ist die sogenannte Mitarbeiterproduktivität.

In diesem Artikel stellen wir jedoch eine neue Kennzahl vor, die sogenannte Gästeproduktivität (kurz: GP). Die GP beschreibt den Betreuungsschlüssel zwischen Gast und Mitarbeiter. Anders formuliert: Auf wie viele Gäste kommt ein Mitarbeitender? Wichtig: Eingerechnet werden hier alle operativ tätigen Mitarbeitenden.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Angenommen in einem Restaurant befinden sich 50 Gäste, die von zwei Service-, zwei Küchen- und einem Thekenmitarbeitenden betreut werden. Hieraus ergibt sich folgender Betreuungsschlüssel: GP = 10 (50 Gäste / 5 operative Mitarbeitende).

Da sich die Gästeproduktivität auf den Gast und nicht auf den Umsatz bezieht, ist diese Kennzahl um einiges „stabiler“ als die Mitarbeiterproduktivität. Konkret bedeutet das, dass sie keinen Schwankungen unterliegt und als konstant angesehen werden kann – daher eignet sie sich auch besser für die hier vorgestellte Jahresplanung. In einem anderen Blogbeitrag haben wir bereits auf die Schwächen der Mitarbeiterproduktivität hingewiesen.

Mit der Gästeproduktivität ganz eng verbunden ist die strategische Ausrichtung bzw. das Konzept des Unternehmens. Je niedriger die Gästeproduktivität angesetzt wird, desto mehr Mitarbeitende werden pro Gast benötigt. Das ruft wiederum höhere Personalkosten hervor und bedeutet im Umkehrschluss höhere Preise für den Kunden. Höhere Preise führen zu einem veränderten Kundenkreis, der bestimmte Ansprüche an sein gastronomisches Erlebnis hat und auch Marketing-technisch gesondert angesprochen werden möchte.Das Gleiche gilt natürlich auch in die andere Richtung, also bei einer höheren Gästeproduktivität.

Die GP stellt den Unternehmer also vor die spannende Frage, ob die derzeitige Konzeption mit der gelebten Realität zusammenpasst und ob er zukünftig etwas ändern sollte.

Wie man im weiteren Verlauf sehen wird, ist die Festlegung der Gästeproduktivität der maßgebliche Treiber der benötigten Mitarbeiterstunden und somit auch ausschlaggebend für die resultierenden Personalkosten. Aus diesem Grund lohnt es sich an dieser Stelle etwas mehr Denkarbeit zu investieren.

 

Schritt 3: Benötigte produktive Stunden berechnen

Kommen wir nun auf das von uns oben gewählte Beispielrestaurant zurück, in dem wir die Sales Planung bereits abgeschlossen haben.
Der Geschäftsführer des Fullservice Restaurants hat entschieden, dass er sich im mittleren Preissegment platzieren möchte und wählt daher eine GP von 7. Aus der GP ergeben sich nun die benötigen produktiven Stunden. Produktiv bedeutet, dass diese Stunden der Wertschöpfung am Gast dienen. Am besten kann man die produktiven Stunden anhand der unproduktiven Stunden erklären (siehe unten).

jahresplanung_gastromatic2

Schritt 4: Unproduktive Stunden berechnen

Ein guter Plan zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass er nicht nur die wertschöpfenden Stunden berücksichtigt (produktive Stunden), sondern auch alle Vor- und Nacharbeiten (unproduktive Stunden). Dafür muss detailliert ermittelt und einkalkuliert werden, welche Nebentätigkeiten anfallen und wieviel Aufwand diese verursachen.

Um im Bild des Beispielrestaurants zu bleiben, muss man neben dem Aufnehmen der Bestellung, dem Zapfen des Getränks und der Zubereitung des Essens ebenso Zeiten zum Säubern der Küchenutensilien oder zum Eindecken der Tische berücksichtigen.

Der Begriff der „unproduktiven“ Stunden kann in diesem Zusammenhang irreführend sein, es sind keineswegs untätig verbrachte Zeiten gemeint. Vielmehr geht es um die nicht wertschöpfend eingesetzten Stunden, die also nicht direkt dem Kundennutzen dienen. Sie sollten durch die genaue Betrachtung eines typischen Tagesablaufs aufgenommen und entsprechend hochgerechnet werden.

Kommen wir wieder zu unserem Beispielrestaurant: Der Geschäftsführer hat die unproduktiven Stunden durch den Restaurantleiter grob erfassen lassen (siehe auch hierzu den Lean Management Ansatz). Auch diese Stunden müssen in die Jahresplanung eingesetzt werden.

jahresplanung_gastromatic3 Gästeproduktivität

 

Schritt 5: Abwesenheitsstunden bestimmen

Neben den produktiven und unproduktiven Stunden gibt es noch einen weiteren Treiber für Lohnkosten: Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Weiterbildung etc. Manche Abwesenheiten, insbesondere Krankheiten, können zwar durch eine gewisse Quote in die Planung eingerechnet werden, die konkrete Verteilung über das Jahr lässt sich jedoch nicht aktiv steuern. Was man allerdings weiß: Die Krankheitsquote ist sehr eng mit dem Betriebsklima und der Arbeitsauslastungverbunden. Somit lässt sich die Krankheitsquote zwar nicht direkt, aber vielleicht doch indirekt steuern.

Anders verhält es sich mit Urlaubszeiten, hier lauert ein oft unterschätztes Potenzial zur Steigerung der Effizienz.

Idealerweise werden die Urlaube der Mitarbeiter so geplant, dass sie antizyklisch zu den besonders umsatzstarken Zeiten des Jahres liegen.

Je mehr Umsatz zu erwarten ist, desto weniger Mitarbeiter sollten Urlaub haben – bestenfalls werden die Urlaube in den Zeiten verbraucht, in denen die wenigsten Gäste zu erwarten sind. So stehen zur Bewirtung vieler Gäste auch entsprechend viele Mitarbeiter zur Verfügung, während in umsatzschwächeren Zeiten die Auslastung und damit die Produktivität der Mitarbeitenden trotzdem auf einem guten Niveau gehalten werden kann.

optimale_urlaubsplanung gastromatic

Da in jedem Betrieb mit Menschen gearbeitet wird und Urlaubsbedürfnisse der Mitarbeitenden von verschiedenen Faktoren abhängen (Schulferien, Ferienzeiten der Partner etc.), wird selten eine optimale Verteilung der Urlaubszeiten erreicht werden. Durch frühzeitige Bekanntgabe, transparente Regelungen und vielleicht sogar ein Anreizsystem kann die Verteilung dieser Abwesenheiten jedoch in die richtigen Bahnen gelenkt werden, ohne Frust zu verursachen.

In unserem Beispielrestaurant ermittelt der Geschäftsführer über sein Personalplanungstool die Krankheitsstunden und die Urlaubsstunden aus dem letzten Jahr und setzt diese als grobe Annäherung in die Jahresplanung ein.

jahresplanung_gastromatic Gästeproduktivität

Schritt 6: Mitarbeiterstunden addieren

Nun hat man alle „Stundenbestandteile“ ermittelt und kann diese zusammenrechen. In unserem Beispielrestaurant sieht das Ergebnis wie folgt aus: Wie man in der Tabelle sieht, benötigt man für das gesamte Jahr 62.555 Stunden. Das würde in etwa 30 Vollzeit-Äquivalenten entsprechen.

jahresplanung_gastromatic Gästeproduktivität

Es lohnt sich definitiv unsere Excelvorlage herunterzuladen, um mit der Gästeprodutivität herumzuexperimentieren. Wir sind sicher, dass sich daraus interessante Erkenntnisse ziehen lassen. Und wer weiß, vielleicht eröffnet euch das eine ganz neue Perspektive auf den eigenen Betrieb.

 

Fazit zu Mitarbeiterstunden für die Jahresplanung 2020

Bevor man nach neuen Mitarbeitenden sucht, sollte man sich einen Jahresplan erstellen, um die benötigten Mitarbeiterstunden zu berechnen. Durch die hier vorgestellte Planung stößt man automatisch auf ganz grundsätzliche Fragen, die sich auf die Unternehmensstrategie und das Konzept beziehen. Wer gute Antworten auf diese Fragen findet, kann ein stimmiges Business aufbauen und weiß genau, in welchen Monat er wie viele Mitarbeiterstunden benötigt.
Im nächsten Artikel (Jahresplanung Teil 2) werden wir die Brücke zum tatsächlichen Personalstamm schlagen. So wollen wir im Beitrag Jahresplanung Teil 3 die eigentlichen Stundendifferenzen zwischen PLAN und IST aufdecken. Dabei diskutieren wir auch, wie man mit diesen Differenzen umgeht.

 

Ein Seitenblick: Personaleinsatzquote ermitteln

Der Großteil der Arbeit ist erledigt, aber eine Sache kann man hier als Nebenprodukt noch mitnehmen: Mit Hilfe der errechneten Mitarbeiterstunden ist die Abschätzung der Personalkosten jetzt kein Problem mehr. Für unser Beispielrestaurant haben wir einen durchschnittlichen Lohn von 11 Euro angenommen (als Personalnebenkosten wurden 20% angesetzt). Durch die Personalkosten lässt sich nun eine der wichtigsten Kennzahlen, nämlich die Personaleinsatzquote (PEQ), bestimmen.

jahresplanung_gastromatic Gästeproduktivität

In dem vorgestellten Ansatz resultiert die Personaleinsatzquote aus der Planung der Mitarbeiterstunden, welche wiederum an die Unternehmensstrategie geknüpft ist. Falls dieser Wert zufriedenstellend ist, sollte man sich diesen unbedingt gedanklich festhalten und versuchen dieses Jahresziel zu erreichen.

Natürlich kann man den Weg auch andersherum aufbauen, indem man die Personaleinsatzquote vorgibt und dann das dazugehörige Betreuungsverhältnis ermittelt. Dieser Ansatz challenged jedoch nicht unbedingt die Unternehmensstrategie, sondern gibt lediglich ein wirtschaftliches Ziel vor. Aus diesem Grund finden wir den vorgestellten Ansatz, also den konzeptionellen Weg, deutlich spannender und vielversprechender.

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Patrick Pötzsch

Gründer & Geschäftsführer, gastromatic

Patrick ist zusammen mit Florian Geschäftsführer von gastromatic. Seine Aufgabenschwerpunkte liegen im Entwicklungsbereich sowie in der Marken- und Organisationsentwicklung. Eine von Patricks Leidenschaften ist, praktische Probleme des Gastgewerbes so einfach wie möglich zu lösen. Insbesondere das Thema "Optimaler Personaleinsatz" findet er faszinierend, da die Branche extrem vielfältige Anforderungen hat.

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