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Gastronomie Optimierung durch Kassensysteme: Umsatz steigern mit dem richtigen Kassensystem


Jahrhundertsommer in Deutschland. Die Terrasse ist brechend voll und an der Bar tümmeln sich all diejenigen, die auf den nächsten freiwerdenden Tisch warten. Ein Traum für jeden Gastronomen und ein Ende ist vorerst nicht in Sicht. Gerade bei Hochbetrieb ist es wichtig, dass alle Abläufe im Hintergrund perfekt abgestimmt sind und das Team optimal zusammenarbeiten kann. Wichtig also auch, dass alle eingesetzten Systeme problemlos funktionieren und das Arbeiten an den jeweiligen Stellen so gut es geht erleichtern.

Ein System, das unmittelbaren Einfluss auf den Dienst am Gast und somit auf Erfolg oder Misserfolg an heißen Sommertagen hat, ist zweifellos das Kassensystem. Ist das System gut auf die Anforderungen des Betriebes abgestimmt, kann es unmittelbar zum Erfolg des Betriebes beitragen. Stimmt die Konfiguration nicht oder werden wichtige Abläufe nicht unterstützt, so kann der Traum auch ganz schnell zum Albtraum werden. Das Angebot ist groß, der Anforderungskatalog scheint aber noch größer. Wie bei fast allem gilt auch hier: Die Gastronomie ist die Königsdisziplin, was Komplexität der Anforderungen und Anforderungsfülle angeht. Wir haben uns umgehört und für euch unter anderem die wichtigsten Kriterien, die bei der Auswahl eures Kassensystems berücksichtigt werden müssen, zusammengefasst.

 

Die Anforderungen: Was muss euer Kassensystem können?

In Bezug auf das Anforderungsprofil ergeben sich für das Gastgewerbe (wie für fast alles, was mit Prozessoptimierung zu tun hat) besondere Herausforderungen. Kaum eine andere Branche ist so vielseitig und erfordert so viele Funktionen wie die Gastronomie und Hotellerie. Natürlich bringt ein Selbstbedienungskonzept ganz andere Anforderungen an ein Kassensystem mit sich als ein klassisches Full-Service Restaurant. Wichtig ist also sich klar zu machen, welche Anforderungen der Betrieb hat und dabei alle Eventualitäten zu berücksichtigen. Eine Kasse sollte immer zu 100% die Besonderheiten des Konzeptes abbilden können, um eine ideale Ergänzung und Arbeitserleichterung gewährleisten zu können. Jetzt heißt es: Anforderungen definieren und eine Vorauswahl an Systemen auf Herz und Nieren inspizieren.

Die beste Möglichkeit, um sich einen guten Überblick über die Anforderungen zu verschaffen, ist mit Hilfe eines Lastenheftes ganz detailliert für jedes Oberthema die persönlichen Anforderungen zu definieren. Hierbei empfiehlt es sich auch noch weitere Meinungen zum Thema zuzulassen. So wäre es also in jedem Fall ratsam den Betriebsleiter oder einen Servicemitarbeiter zu Rate zu ziehen, denn sie kennen die Bedienerseite so gut wie niemand und wissen genau, was diesbezüglich zu beachten ist.

Folgende Punkte solltet ihr unbedingt in eurem Lastenheft aufnehmen, um sie bei der Auswahl der Kasse abfragen zu können:

  • Finanzamts- GOBD-Konformität, durch Hersteller gewährleistet
  • REST-API Schnittstelle, um erfasste Daten automatisiert und ohne Zeitverzögerung an Systeme wie  Personalorganisation, Business-Intelligence Tool, Warenwirtschaft etc. übergeben zu können
  • Offline-Fähigkeit
  • Wie und wann ist der Support erreichbar? Gerade wenn ihr euer Kassensystem über einen Händler bezieht, ist es wichtig zu wissen, wer euer Ansprechpartner bei Fragen ist. Wendet ihr euch an den Händler oder an den Kassenhersteller direkt?
  • Bon-Order Struktur abbildbar: An welchen Stellen müssen welche Bons rauskommen, damit ein effizientes Arbeiten gewährleistet wird und wie hoch ist die Geschwindigkeit bei der Kommunikation zwischen Handheld und Bondrucker?
  • Gastraum-Struktur abbildbar, flexibles Splitten der Tische möglich?
  • Wie läuft das Artikelmanagement? (Standortübergreifend möglich, nur bei mehreren Standorten)
  • Automatische Anpassung der Preise, beispielsweise für eure Happy Hour, Mittagsaktionen etc.
  • Update-Strategie – Wie und wann werden Updates gemacht? Was ist davon im Preis enthalten, was muss extra gezahlt werden?
  • Belastbarkeit bei Mehrplatzlösungen
  • Bedienbarkeit (unter Berücksichtigung der Anwender)
  • Rechnungsstellung – Können im Zweifel alle Kundenwünsche abgebildet werden? Werden alle gesetzlichen Anforderungen (Stichwort: Bewirtungsbeleg ab 250 €) erfüllt?
  • Inwieweit können bestehende Systeme (Reservierungssystem, ) integriert werden?
  • DATEV-Schnittstelle?
  • Warenwirtschaft (Schnittstelle?) – noch besser: eigene Funktionalität
  • Benutzerzugriffe individuell gestalten/ verwalten (Stichwort: Betrugsprävention)
  • moderne Bezahlsysteme abbilden

 

Häufige Fehler bei der Auswahl eines neuen Kassensystems

Geiz ist nicht immer geil, vor allem dann nicht, wenn es um die Auswahl des Herzstücks der Finanzen & den größten Datenlieferanten geht. Was nicht heißen soll, dass teuer immer gleich besser ist. Das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte in jedem Fall stimmen. In der Regel ist es aber tatsächlich so, dass man für mehr Geld beim Kassensystem auch mehr bekommt.

Achtet bei der Entscheidung außerdem auch auf die Beschaffenheit der Hardware und versucht abzuwägen, welche Materialien dem mitunter stressigen und teilweise ruppigen Tagesgeschäft standhalten können. Wie lang ist die durchschnittliche Lebenszeit einer I-Pad-Kasse und wie feinfühlig sind eure Mitarbeiter im Umgang mit den Geräten? Sind viele „Grobmotoriker“ im Team, sollte man vielleicht eher zu einem System tendieren, das durch Industrieware robuste Stationen bietet, die quasi unzerstörbar sind.

Welche Schnittstellen bietet das Kassensystem? Ist eine REST-API Schnittstelle vorhanden und viel wichtiger, können alle wichtigen Daten automatisiert und vollständig übergeben werden oder verschluckt die Schnittstelle wesentliche Informationen? Gebt euch hier nicht mit Pauschalaussagen eures Kassenhändlers zufrieden, sondern zieht im Zweifel einen IT-Spezialisten zu Rate, der für euch checkt, welche Daten in welchem Zeitraum übergeben werden können. Vielen Gastronomen ist noch nicht klar geworden, dass die Daten aus der Kasse wie pures Gold zu behandeln sind. Richtig aufbereitet und in Relation zu verschiedenen Parametern gestellt, können durch diese Erkenntnisse unmittelbar Optimierungsmaßnahmen umgesetzt werden.

Der Chef alleine trifft die Entscheidung? Diese Philosophie ist bei der Auswahl eines Kassensystems nicht zu empfehlen. Wie gut kennt ihr eure Mitarbeiter und ihre Softwareaffinität? Habt ihr viele alte Hasen im Team, die den Umgang mit einem bestimmten Kassensystem seit Jahr und Tag gewohnt sind oder arbeitet ihr vor allem mit Aushilfen, für die der Umgang mit einer Kasse absolutes Neuland ist? Auch die Mitarbeiterfluktuation ist zu beachten: Wie aufwendig ist das Einlernen neuer Mitarbeiter und wie lange bleiben sie im Schnitt bei euch? So oder so, versucht immer einen Sprecher eures Teams bei der Entscheidung zu Wort kommen zu lassen und hört euch seine Meinung an.

Wenn die Entscheidung einmal gefallen ist, gilt es dann genauso gewissenhaft die Umstellung vorzunehmen. Eine intensive Schulung der Bediener des Systems ist unerlässlich. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder fehlerfrei arbeitet und lückenlos alle für euer Controlling wichtigen Daten, richtig erfasst.

Anforderungen nicht vollständig erarbeitet? Es kommt doch immer anders, als man denkt, und auch wenn man glaubt jede Eventualität bedacht zu haben, gibt es doch immer wieder einen besonderen Spezialfall, an den nicht zu denken war, der aber für den reibungslosen Ablauf essentiell ist. Hier nochmal der Hinweis: Lasst euch beraten. Nicht nur vom Kassenhändler, fragt auch Kollegen nach ihren Erfahrungen, dabei natürlich mit Blick auf deren Anforderungsprofil und Konzept oder testet das System im Vorhinein auf Herz und Nieren. Versuche so gut es geht die Möglichkeiten aufzulisten und die für dich relevanten Punkte nochmal extra herauszustellen.

 

Mehr Umsatz durch den Einsatz des richtigen Kassensystems

Die Frage, ob digitales Kassensystem oder Schubladenkasse und handschriftliche Belege, stellt sich mittlerweile gar nicht mehr. Die allermeisten Betriebe haben erkannt, dass es langfristig keinen Sinn macht, sich gegen ein Kassensystem zu wehren, auch im Hinblick auf den vom Gesetzgeber und Finanzamt immer enger geschnürten Gürtel. Ein gut abgestimmtes Kassensystem kann nicht nur dabei helfen dem täglichen Geschäft nachzukommen und alle Pflichten seitens der Gesetzgebung zu erfüllen, sondern kann durch verschiedene Faktoren direkt oder indirekt zu einer Umsatzsteigerung verhelfen oder  dabei unterstützen, Zeit und damit unmittelbar Geld an bestimmten Stellen einzusparen. Das zeigt sich unter anderen in Hinblick auf effizientere Arbeitsprozesse des Personals:

  • Zum einen trägt ein digitales Kassensystem durch die Optimierung verschiedenster Prozesse, wie zum Beispiel das mobile Bonieren und die lückenlose und fehlerfreie Kommunikation zwischen den einzelnen Stationen (Service und Küche) zu einer Effizienzsteigerung
  • Zum anderen kann eine clevere Menüführung Zusatzverkäufe anregen. So kann bei einigen Anbietern beispielsweise eingestellt werden, ob bestimmte Anfragen nach der Auswahl eines Artikels erfolgen. Wenn ein Gast also zum Beispiel einen Burger bestellt, wird der Kellner im nächsten Schritt auf passende Beilagen aufmerksam gemacht oder über die Upgrades (beim Burger bspw. PrimeBeef, DoublePatty etc.) des Gerichtes informiert.
  • Sofern das Kassensystem eine integrierte Warenwirtschaft hat, kann ein Verfügbarkeitsmanager Aufschluss über Restbestände geben. Bei begrenzten Stückzahlen verschiedener Gerichte spart sich der Kellner mindestens den extra Gang in die Küche und der Gast wird direkt über seine Auswahlmöglichkeiten informiert.
  • Gutes Personal zu finden wird immer schwerer. Zudem wächst der Umfang an Informationen zu Inhaltsstoffen und Allergenen, die der Kellner idealerweise immer aus dem FF aufsagen können sollte. Auch hier können bestimmte Kassensysteme alle wichtigen Informationen an Ort und Stelle liefern.

Neben der verbesserten Kommunikation & Effizienzsteigerung der internen Prozesse verhelfen die Daten, die im Kassensystem generiert werden dazu, Maßnahmen zur Optimierung umzusetzen, um so das Maximum an Potential herauszuholen. Gründlich erfasste Daten geben Aufschluss darüber, welche Artikel zu welcher Uhrzeit eher Renner oder Penner sind. Heißt im Klartext: Ist die Nachfrage nach Pasta mittags viel größer als nach Pizza, müsst ihr alles darauf auslegen, dass die Abläufe reibungslos funktionieren. Gibt es bestimmte Köche die nur Pizza oder nur Pasta können? Dann müsst ihr diese Information direkt bei der Personalplanung berücksichtigen. Werden nach 22 Uhr mehr Getränke als Speisen bestellt, solltet ihr diese Informationen also auch für eure Personaleinsatzplanung nutzen. Für einen optimierten Dienstplan braucht ihr viel mehr als nur Umsatzzahlen pro Tag. Diese Daten liefert euch das Kassensystem, vorausgesetzt es wird richtig bedient und lückenlos jede wichtige Information (wie Gästeanzahl pro Tisch) mit angegeben. Durch die Analyse der erfassten Daten könnt ihr außerdem hilfreiche Prognosen aufstellen, um so Zielwerte in Echtzeit im Blick zu behalten. Ist also eure Produktivität pro Mitarbeiter unter eurem Zielwert, werdet ihr im besten Fall per Push-Nachricht informiert und könnt direkt handeln.

Durch ein großes Spektrum an Möglichkeiten geboten durch das Kassensystem schaffen wir die Möglichkeit durch Daten wichtige Bereiche wie die Personaleinsatzplanung zu optimieren und Freiräume für das Servicepersonal, die sich durch die gewonnene Zeit entweder intensiver den einzelnen Gästen widmen können oder – und das ist wahrscheinlicher – in der selben Zeit mehr Gäste glücklich machen können. Durch die Zusammenführung eurer digitalen Helferlein, wie etwa Personalorganisation und Kasse, eröffnen sich zudem ganz neue Möglichkeiten eure Zielwerte schon bei der Planung besser im Blick zu behalten, um so das Maximum aus eurem Potential herauszuholen. Sobald die Systeme miteinander kommunizieren, könnt ihr jederzeit wertvolle Daten für das Controlling bekommen und reagieren, sofern ihr zu viele oder zu wenig Mitarbeiter im Einsatz habt.

Ein letzter Punkt, wie durch das Kassensystem mehr Umsatz generiert werden kann, ist die Vielfalt an Bezahlmöglichkeiten die durch das Kassensystem geboten werden. Auch wenn es vielen Gastronomen nicht gefällt, schätzen Verbraucher und Gäste die Vorzüge des bargeldlosen Bezahlens immer mehr. Ob die Bezahlmöglichkeit ein wesentlicher Punkt bei der Entscheidung für oder gegen dein Lokal ist, darüber lässt sich streiten. Die Möglichkeiten, die man bietet, werden aber mit Sicherheit von den Gästen wertgeschätzt, was ein Grund mehr für einen erneuten Besuch sein wird.

 

Fazit

Das Kassensystem ist der wichtigste Datenlieferant eures Betriebes. Bei der Auswahl des Systems solltet ihr unbedingt darauf achten, dass man ALLE generierten Daten automatisiert und live über eine REST-API Schnittstelle abgerufen werden können. Für eine moderne und optimale Personalplanung ist dieser Faktor ein absolutes Muss. Außerdem sollte man darauf achten, dass das Kassensystem über einen möglichst großen Funktionsumfang verfügt oder zumindest alles abbilden kann, was für euren Betrieb notwendig ist. Der große Funktionsumfang ist allerdings gerade dann wichtig, wenn man ein Gastro-Neuling ist oder sich über bestimmte Prozesse noch keine Gedanken machen konnte. Lasst euch von eurem Kassenhändler beraten; in der Regel sind das erfahrene Branchen-Spezialisten, die manchmal vielleicht besser wissen, was ihr braucht, als ihr denkt. Ein vertrauensvolles Verhältnis und ein offener Umgang sind hier das A und das O. Wenn ihr das Gefühl habt, nur eine Nummer zu sein und nach dem Abschluss nicht mehr beachtet zu werden, dann sucht lieber schnell das Weite. Kaum ein anderes System hat so viel Einfluss auf den Erfolg eures Ladens, daher sollte hier wirklich alles stimmen. Holt euch die favorisierten Anbieter ins Haus und lasst euch alles persönlich demonstrieren. Gebt euch nicht mit pauschalen Aussagen zufrieden, sondern hakt nach. Um auch die letzte Unsicherheit aus dem Weg zu räumen, hat sich schon immer bewährt, Referenz-Kunden nach dem Einsatz des Systems zu befragen. Fragt also nach den Kontakten und macht euch vielleicht beim Kollegen um die Ecke selbst ein Bild vom Einsatz der Systeme.

Ansprechpartnerin

Falls ihr gerne mehr erfahren möchtet oder Fragen habt, zögert nicht euch bei uns zu melden. Wir helfen euch gerne weiter!

Deine Ansprechpartnerin:
Christin Klima
06151/78 777 44
c.klima@gastromatic.de

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Christin Klima

Vertrieb, gastromatic

Angesteckt vom Start-Up-Fieber hat Christin sich schon 2014 für gastromatic entschieden. Als Vertriebsleiterin und Ansprechpartnerin großer Kunden ist sie nicht nur am Aufbau eines Unternehmens beteiligt, auch begleitet sie Kunden aus dem Gastgewerbe und anderen Branchen bei allen Themen rund um die Personalorganisation und Dienstplangestaltung. Ihre tagtäglich gesammelten Branchen-Insights verpackt sie in spannende Blogartikel, um sie mit der gastromatic-Community zu teilen.

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