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Excel Urlaubsplaner-Vorlage von gastromatic – kostenloser Download


Neben dem Erstellen der Dienstpläne und dem Erfassen und Dokumentieren der Arbeitszeiten ist vor allem die Urlaubsplanung ein zeitraubendes und unliebsames Thema. Plant man hier ohne System und aus dem Bauch heraus, hat das unmittelbare Auswirkungen auf das Tagesgeschäft im Betrieb. Nicht nur die Planung der Mitarbeiter*innen an sich, sondern auch die Berücksichtigung von Resturlaubstagen, Arbeitseinsätzen und Abwesenheiten anderer Mitarbeiter*innen sind wichtige Informationen, die bei der Urlaubsplanung unbedingt beachtet werden müssen. Der Excel Urlaubsplaner, der unten zum Download bereitsteht, soll euch das Arbeiten wieder ein Stückchen einfacher machen.

Vor ein paar Wochen haben wir euch bereits mit der Urlaubsanspruchs-Vorlage versorgt. Die Urlaubsanspruchs-Vorlage hilft Euch dabei, schnell und einfach den Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter*in, je nach Eintrittsdatum und Beschäftigungsverhältnis, auszurechnen.

Heute möchten wir das Thema Urlaubsplanung in Gastronomie und Hotellerie nochmal aufgreifen und euch das Planen von Urlauben in eurem Betrieb noch leichter und übersichtlicher machen.

Mit Hilfe unseres Excel Urlaubsplaners gehören unübersichtliche, handgeschriebene Pläne oder Listen endlich der Vergangenheit an. Alles, was ihr tun und beachten müsst, erklären wir Euch im weiter unten.

Excel Uraubsplaner – Anleitung

  1. Ladet Euch die gastromatic Urlaubsplaner-Vorlage über das Formular unter herunter.
  2. Aktualisiert die Jahreszahl, falls ihr die Vorlage erst für das nächste Jahr verwenden möchtet.
  3. Füllt die Tabelle mit Euren Mitarbeiterdaten:
  • Namen der Mitarbeiter*innen
  • Urlaubsanspruch der Mitarbeiter*innen
  • Genommener Urlaub der Mitarbeiter*innen im Jahr
  • Falls Eure Mitarbeiter*innen unterschiedlich viele Tage Urlaub haben, dann füllt die Checkbox „Urlaubstage unterschiedlich“ mit einem Häkchen aus
  1. Die Urlaubsplanervorlage kann Euch dabei helfen, den Mitarbeiterbedarf pro Wochentag genauer im Blick zu behalten. Hierfür müsst ihr einfach die Anzahl der benötigten Mitarbeiter pro Tag eingeben.
  2. Über die Navigation (unten in der Leiste) plant ihr die Abwesenheitstage der Mitarbeiter*innen pro Monat. Für einen Urlaubstag setzt ihr ein „u“ ein, für Krankheit dementsprechend ein „k“. Für sonstige Abwesenheiten könnt ihr die Felder einfach mit Bezeichnungen wie zum Beispiel „Schulung“ füllen

Excel Urlaubsplaner – Hinweise

Die Urlaubsplaner-Vorlage behält für Euch den Überblick über die Resturlaube der Mitarbeiter. Allerdings gibt es keinen direkten Bezug zu der „Soll-Arbeitszeit“ bzw. den „Arbeitstagen pro Woche“ des Mitarbeiters. Sollte der Mitarbeiter also für eine Woche in den Urlaub gehen, dürft ihr für diese Woche nur die Anzahl an Urlaubstagen eintragen, die ihm auch tatsächlich vom Urlaubsanspruch abgezogen werden sollen. Unser Tipp ist es hier das Wochenende standardmäßig offen zu lassen bzw. als „frei“ einzutragen.

Excel Urlaubsplaner versus digitales Personalorganisationstool

Ohne Frage bietet der Excel Urlaubsplaner viele Vorteile und ist eine Hilfestellung, um dem Thema Urlaubsplanung in der Gastronomie und Hotellerie zeitsparender nachzukommen. Bei einigen wichtigen Punkten gelangt man bei Excel leider jedoch recht schnell an Grenzen. Der oben angesprochene Punkt der „Soll-Arbeitstage pro Woche“ ist hier das erste Stichwort: Die Anstellungsverhältnisse variieren im Gastgewerbe sehr stark. Hier gleicht kein Anstellungsverhältnis dem anderen. Hinzu kommen neben den festangestellten Voll- oder Teilzeit-Mitarbeiter dann noch alle Aushilfen, die laut Gesetz ebenfalls einen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Krankheit haben.

Welche Urlaubstage sind bezahlt und welche nicht? Wie errechne ich den Durchschnitt der gearbeiteten Stunden meiner Aushilfen in den letzten 13. Wochen? Und wie war der Mitarbeiter eigentlich im Dienstplan eingeteilt?

All diese Faktoren sind unmöglich mit der Excel Urlaubsplaner-Vorlage zu berücksichtigen. Doch das ist nicht der einzige Punkt, bei dem der Urlaubsplaner an seine Grenzen stößt.

Wie sieht es mit der Kommunikation aus (nicht nur mit den Mitarbeitern, sondern auch bezogen auf die von den Abwesenheiten betroffenen Punkte wie Dienstplanung etc.)? Im Normalfall beantragen die Mitarbeiter ihren Urlaub selbstständig. Ohne ein gutes Personalorganisationstool wie gastromatic löst man das wahrscheinlich mit analogen Urlaubsanträgen auf Papier, eine WhatsApp-Gruppe oder einfach im direkten Gespräch. Der Planer fängt im Nachgang an, seine Urlaubsanträge zusammen zu suchen und zu checken, ob der Mitarbeiter zu dem gewünschten Zeitraum wirklich in den Urlaub gehen kann oder nicht. Nachdem die verschiedensten Listen wie Dienstplan, Belegungsplan und Urlaubsplaner der anderen Mitarbeiter gecheckt sind, kann der Urlaub dann im besten Fall eingetragen werden. Diese Info muss dann gleichzeitig noch auf allen anderen Listen geführt werden und natürlich muss der Mitarbeiter selbst auch darüber informiert werden, dass sein Urlaub genehmigt wurde.

Digitale Personalorganisationstools schaffen bei den oben beschriebenen alltäglichen Szenarien gute und effiziente Prozesse. Mit dem Abwesenheitsplaner in gastromatic müsst ihr nicht mehr länger unzählige Listen führen, sondern habt alles in einem automatisierten System. Durch die Integration der Mitarbeiter*innen via Smartphone-App können sie nicht nur blitzschnell Abwesenheitsanträge einreichen, sondern dazu noch informiert werden, sobald der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Ein System wie gastromatic spart Euch nicht nur viel Zeit bei der Personalorganisation, sondern steigert zudem noch die Mitarbeiterzufriedenheit. 

Hier einfach eure Daten eingeben, damit der Download startet:

Urlaubsplaner Vorlage Excel

 

 

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Christin Klima

Vertrieb, gastromatic

Angesteckt vom Start-Up-Fieber hat Christin sich schon 2014 für gastromatic entschieden. Als Vertriebsleiterin und Ansprechpartnerin großer Kunden ist sie nicht nur am Aufbau eines Unternehmens beteiligt, auch begleitet sie Kunden aus dem Gastgewerbe und anderen Branchen bei allen Themen rund um die Personalorganisation und Dienstplangestaltung. Ihre tagtäglich gesammelten Branchen-Insights verpackt sie in spannende Blogartikel, um sie mit der gastromatic-Community zu teilen.

  1. Annette Ackermann

    Hallo, prima Tool. Leider kann ich keine Mitarbeiter ergänzen, oder übersehe ich etwas?

    Viele Grüße aus Hamburg
    A. Ackermann

    1. Christin Klima

      Hallo Frau Ackermann,
      falls Sie die voreingestellten Mitarbeiter umbenennen wollen, dann ist dies in der Registerkarte „Welcome“ möglich. Dort einfach die Namen der eigenen Mitarbeiter eintragen und es sollte auf alle anderen Registerkarten übertragen werden. Falls es darum geht zusätzliche Mitarbeiter einzufügen, geht dies leider nicht. Für mehr als 11 Mitarbeiter ist die Exceltabelle nicht ausgelegt, da eine Erweiterung in dem genutzten Format sehr aufwändig ist. Gerade bei größeren Mitarbeiteranzahlen ist außerdem eine professionelle Softwarelösung für Personal- und Urlaubsplanung zu empfehlen.
      Viele Grüße Christin Klima

  2. Dominik

    Hallo Frau Klima,

    besten Dank für diesen nützlichen, kleinen Helfer.
    Allerdings kann ich bei mir den Oktober nicht bearbeiten, da dieser passwort- und schreibgeschützt ist.

    Mit den besten Grüßen,

    Dominik

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