Effiziente Schichtplanung für Gastronomie und Hotellerie

Das Erstellen der Schichtplanung stellt vor allem für Verantwortliche aus Gastronomie und Hotellerie eine undankbare und zeitaufwendige Aufgabe dar. Neben den Verfügbarkeiten und Wünschen der Mitarbeiter, müssen Gastronomen in erster Linie sicherstellen, dass alle Arbeitsbereiche optimal besetzt sind, sodass die Gäste nach ihren Bedürfnissen & Wünschen schnell und aufmerksam bedient werden können. Besonders in Gastronomie und Hotellerie sehen sich die Schichtplaner wechselnden Anforderungen und einem schwankendem Bedarf gegenüber.

gastromatic - Effiziente Schichtplanung für Gastronomie und Hotellerie

Bevorstehende Veranstaltungen, Wetter und tages- bzw. tageszeitabhängige Besucherzahlen lassen keine universelle Schichtplanung zu, Konstanten und Regelmäßigkeiten gibt es wenn überhaupt nur vereinzelt. Die tatsächlich zur Verfügung stehenden Mitarbeiter werden dann gemäß des situationsabhängigen Bedarfs eingeteilt, am Ende sind dann hoffentlich alle Schichten optimal besetzt und das Personal gemäß des jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und den persönlichen Kompetenzen eingeteilt. All‘ diese Anforderungen erfordern entweder ein Gedächtnis so groß wie das eines Elefanten, unendlich viele Listen und Reminder – oder beides.

Um den Prozess der Schichtplanung in Gastronomie und Hotellerie zu vereinfachen gibt es ein paar Tipps und Tricks die es lohnt zu beachten und natürlich innovative Tools wie gastromatic die viel Arbeit und das Führen von unzähligen Listen zu Schnee von gestern werden lassen.

Tipps und Tricks für die effiziente Schichtplanung

  1. Machen Sie eine möglichst genaue Bedarfsanalyse, nach der sich dann die Einteilung der Mitarbeiter in die einzelnen Schichten des Schichtplans richtet. Dennoch kann der Bedarf durch kurzfristige unvorhergesehene Veränderungen nicht immer genau prognostiziert werden, hier können Sie durch eine relativ kurzfristige Schichtplanung von bis zu 14 Tagen im Voraus, zeitraubende Korrekturmaßnahmen vermeiden. Im Dienstplantool von gastromatic z.B. haben Sie die Möglichkeit den Mitarbeiterbedarf in den Schichten für die einzelnen Tage festzulegen so müssen Sie und Ihre Personalplaner nicht jede Besonderheit immer im Kopf behalten.
  2. Schaffen Sie einen Überblick über Verfügbarkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter. Sind die Mitarbeiter gemäß der Schichtplanung überhaupt verfügbar? Und können sie den Aufgaben, die sie in der Schicht erwarten auch kompetent nachkommen? Zudem sollten Sie hier auch das jeweilige Beschäftigungsverhältnis und die bisher geleisteten Arbeitsstunden im Blick behalten, damit zusätzliche Personalnebenkosten oder Konflikte mit dem Arbeitszeitgesetz vermieden werden können. Auch bei diesem Punkt assistiert Ihnen gastromatic ungemein. Durch die vorher hinterlegten Informationen über das Beschäftigungsverhältnis und individuelle Eigenschaften werden Sie auffällig gewarnt, falls es zu Unstimmigkeiten bei der Einteilung kommt.
  3. Neben den Verfügbarkeiten gilt es Urlaube oder Abwesenheit durch Krankheit bei der Schichtplanung im Hinterkopf zu behalten, damit auch nur tatsächlich zur Verfügung stehende Mitarbeiter eingeteilt werden. Hier gehört mit der Urlaubsplanung von gastromatic das Abgleichen verschiedener Listen der Vergangenheit an. Mit der einfachen Urlaubs- und Abwesenheitsplanung werden Sie direkt beim Erstellen des Dienstplanes darüber in Kenntnis gesetzt ob der Mitarbeiter auch tatsächlich zur Verfügung steht.
  4. Um einer Personalknappheit zur Hochsaison vorzubeugen, sollten Sie grundsätzlich geltende Vereinbarungen zum Anspruch auf Urlaub in diesen Zeiten mit Ihren Angestellten treffen.
  5. Vor kurzfristigen Ausfällen werden Sie leider auch in Gastronomie und Hotellerie nicht verschont bleiben, damit aber die Suche nach Ersatz nicht zu einer Vollzeit-Aufgabe wird, ist es ratsam möglichst kurze Kommunikationswege zwischen Mitarbeiter und Personalplaner zu schaffen. Hierbei unterstützt Sie gastromatic durch Einbindung der Mitarbeiter über die gastromatic Smartphone-App. Kurzfristige Ausfälle können entweder durch den direkten Tausch der Mitarbeiter untereinander oder durch das Ausschreiben einer offenen Schicht besetzt werden.
  6. Je nach Betriebsgröße und dem gegenseitigem Vertrauen können Sie die Planung einzelner Bereiche auch an bestimmte Verantwortliche übertragen, so werden Sie als Betriebsleitung entlastet und gleichzeitig bekommt der eingesetzte Mitarbeiter mehr Verantwortung und erfährt eine Wertschätzung und Aufwertung seiner Arbeit. Durch die umfangreiche Rechte- und Rollenverwaltung von gastromatic können Sie dementsprechend Aufgaben optimal koordinieren und verteilen, und jeder Verantwortliche sieht auch im Zweifel nur die Informationen, die für ihn wertvoll und informativ sind.
  7. Zu guter Letzt ist es sinnvoll, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht einfach vor vollendete Tatsachen stellen, sondern zumindest teilweise versuchen sie aktiv in die Schichtplanung mit einzubeziehen. Auch das kann perfekt über die gastromatic Smartphone-App gelöst werden.

Mit diesen Tipps können ein paar wertvolle Minuten bis Stunden bei der Schichtplanung des Gastronomie- oder Hotelbetriebes eingespart werden. Grundsätzlich gibt es kein universelles Rezept für die komplexe und von regen Veränderungen geprägte Aufgabe und es ist nahezu unmöglich allen Beteiligten immer völlig gerecht zu werden.

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Florian ist einer der beiden Geschäftsführer von gastromatic und von Beginn an dabei. Durch seinen intensiven Kontakt zu Kunden und Partner von gastromatic weiß er welche Themen im Personalbereich die Branche interessieren.