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Digitalisierung Gastronomie

Digitalisierung Gastronomie Teil 1 – Software Fahrplan für deinen Betrieb


Während das Thema Digitalisierung in der Hotellerie längst angekommen zu sein scheint, sorgt es bei einigen Gastronom*innen immer noch für Berührungsängste. Dabei sind digitale Lösungen mittlerweile in vielen Bereichen unersetzlich, ob es nun um manipulationssichere Kassensysteme, die Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten oder das Erheben von Kennzahlen geht. Komplexer werdende Betriebsabläufe und die vielen Vorgaben vom Staat können dazu führen, dass man den Überblick verliert. Durch den Einsatz von klugen Systemen kann man nicht nur unliebsame Aufgaben abgeben, Prozesse vereinfachen und optimieren. Sie sorgen auch für mehr Umsatz, zufriedenere Kunden und glücklicheres Personal. Aber welche Tools braucht ihr für was?

Gerade jetzt, wo ihr zwangsweise etwas Zeit übrig habt, solltet ihr euch mit dem recht umfangreichen Thema Digitalisierung auseinandersetzen, damit ihr nach der Krise im Einklang mit euren Zielen das beste digitale Setup für euch gefunden habt und gleich loslegen könnt. Wir starten daher eine Digi-Beitragsreihe und zeigen euch in diesem Blogbeitrag, welche Überlegungen man vorher anstellen sollte, was für das Gastgewerbe zu einem soliden Grundstock an digitalen Tools zählt und welche Vorteile sie mitbringen. Da es eine Fülle von Anwendungsbereichen und Anbietern gibt, befassen wir uns mit drei Kernbereichen:

  1. dem Digitalisieren des BackOffice, des administrativen Bereichs also, der Betriebsabläufe betrifft und für Gästen nicht einsehbar ist (dieser Beitrag)
  2. dem Digitalisieren der Marketingmaßnahmen/der Kundenbindung und
  3. dem Digitalisieren der HR-Aktivitäten im Umfeld von Schulungen und Personalfindung.

Was bringt euch die Digitalisierung überhaupt?

Wir wollen hier nicht zu weit ausholen, aber euch kurz und knackig präsentieren, weshalb es lohnt über Digitalisierung nachzudenken – und dabei auch gleich mit einem Mythos aufräumen:

  1. Das große Ganze im Blick – und trotzdem Tiefgang
    Ihr wisst ja bereits, wie wichtig es ist, Kennzahlen im Blick zu behalten. Fast noch wichtiger ist, diese mit anderen Daten zusammenzuführen und zu verstehen, wie die Wirkzusammenhänge sind. Alle Prozesse in eurem Betrieb hängen zusammen. Dreht man an einem Rädchen, verändert sich womöglich das gesamte Ergebnis, doch um das beeinflussen zu können, muss man diese Prozesse und ihre Schnittstellen verstehen und wissen, wie man sie durch Ansätze wie das Lean Management gestalten kann. Mit Tools und vor allem Cockpit-Lösungen behält man den Überblick und kann zugleich in die Tiefe gehen, wenn man es braucht.
  2. Daten sind das Gold der Zukunft
    Früher hieß das Sprichwort: Wissen ist Macht. Heute sprechen wir davon, dass diejenigen besonders erfolgreich sind, denen möglichst viele relevante Daten vorliegen, die sie auswerten und für sich nutzen können. Ein System, um Daten und damit Wissen über eure Abläufe und Gäste zu generieren, ist zusammen mit einem guten Datenmanagement unerlässlich. Wie man dazu auch stehen mag, so gewinnen Präsidenten Wahlkämpfe – und ihr an Erfolgspotenzial.
  3. Digitalisierung ersetzt den Menschen nicht, sie unterstützt ihn
    Immer wieder hört man: Künstliche Intelligenz und digitale Tools schaffen den Menschen ab. Was sie aber tatsächlich tun, ist: Sie helfen euch, keine Zeit mehr auf Dinge zu verschwenden, die Maschinen schlichtweg besser und präziser leisten können. Zudem versorgen euch digitale Tools mit tiefgreifendem Wissen rund um alle Betriebsabläufe und ermöglichen euch die Prioritäten eurer kostbaren Zeit neu zu setzen. Damit wären wir beim letzten Punkt….
  4. Digitalisierung kann für mehr Fokus auf den Menschen sorgen
    Ihr spart Zeit, die ihr jetzt in das investieren könnt, was für euch das Wesentliche ist: Die Arbeit am Gast und den Aufbau eines super funktionierenden und rundum zufriedenen Teams. So können sich alle, die in einem “people business” arbeiten, wieder besser den Menschen widmen.

Digitalisierungsbericht Gastgewerbe

Der Digitalisierungsindex des Gastgewerbes 2019 (den gesamten Bericht zum Download gibt es hier) fiel positiv aus und zeigt: Digitale Tools tragen viel zum Erfolg der Branche bei und haben wohl auch etwas damit zu tun, dass Deutschlands 100 führende Foodservice-Unternehmen 2019 ein Umsatzplus von 6,1% verzeichnen konnten. Dennoch wird im Bericht auch klar herausgestellt:

„Im Branchenvergleich landet das Gastgewerbe mit seinen Digitalisierungsanstrengungen im unteren Mittelfeld. […] Wenn die Betriebe nicht den digitalen Anschluss verlieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit einbüßen wollen, müssen sie unbedingt am Ball bleiben.“

Daher jetzt noch ein kleiner Appell: In der Vergangenheit haben wir oft Sätze gehört wie „Dafür habe ich keine Zeit“, „Die Investitionskosten sind zu hoch“, „Wir wissen nicht, ob uns das wirtschaftlich wirklich einen Nutzen bringt“ – das macht umso deutlicher, wieso gerade jetzt ein guter Zeitpunkt ist, um sich mit digitalen Tools auseinanderzusetzen und die Einführung zumindest vorzubereiten. Unsere Fragen im nächsten Abschnitt sollen euch genau dabei helfen.

 

Der Digitalisierungs- und Software-Selbstcheck

Bevor es mit dem Überblick zu den verschiedenen BackOffice-Tools losgeht, ist eine Sache ganz wichtig: Ihr solltet euch schon vor der Recherche zu konkreten Lösungen ganz bewusst damit auseinandersetzen, was für euch warum wichtig ist. Jeder Betrieb hat andere Herausforderungen zu meistern und auch wenn manch einer jetzt am liebsten alles gleichzeitig einführen würde, macht es absolut Sinn sich mit diesen zentralen Fragen auseinanderzusetzen:

  1. Status Quo Check: Welche digitalen Tools nutze ich in meinem Betrieb schon?
  2. Welche Erfahrungen habe ich damals bei der Einführung gemacht, was lief dabei gut und was lief nicht optimal?
  3. Konkreter Fahrplan: Was für Ziele verfolge ich mit meinen Digitalisierungsbestrebungen? Kann ich den Nutzen konkret benennen?
  4. Habe ich aus Team-Perspektive die notwendigen Kapazitäten für eine Einführung?
    1. Sind meine Mitarbeitenden qualifiziert genug?
    2. Wie hoch wäre der Schulungsaufwand?
    3. Deckt sich der von mir erwartete Mehrwert mit Wünschen oder Erwartungen des Teams?
    4. Wie könnten eine Testphase sowie ein Schulungskonzept aussehen?
    5. Wer könnte die Einführung koordinieren, “Key-User” sein?
  5. Habe ich aus finanzieller Sicht die notwendigen Kapazitäten für eine Einführung?
    1. Wie kann ein Budget aussehen? Gerade jetzt in Krisenzeiten wäre wohl zu fragen: Wovon erhoffe ich mir den größten Return on Investment? / Womit habe ich bei geringem finanziellen Aufwand den größten Hebel?
    2. Kommen für mich staatliche Fördermaßnahmen zur Digitalisierung in Frage?

Mit unserem Blogbeitrag zur Einführung von Software gehen wir übrigens genauer auf solche Vorübergegangen ein – schaut mal rein!

Digitalisierung leicht gemacht: Checkliste zur Einführung einer Software im Gastgewerbe

Kassensysteme

In Deutschland gibt es keine Pflicht eine elektronische Kasse einzusetzen. Ohne ein Kassensystem zu arbeiten, ergibt aber in den wenigsten Fällen Sinn, da man sich durch den Einsatz eines solchen Systems sehr viel Arbeit spart. Kassensysteme werden in ihrer Kernfunktion dazu eingesetzt Buchungen und Abrechnungen der angebotenen Artikel durchzuführen. Der große Vorteil beim Einsatz einer elektronischen Kasse ist, dass die Aufzeichnungen automatisch durchgeführt werden und man am Ende eines Tages ohne viel Aufwand den Z-Abschlag ziehen kann und dieser als Beleg für das Finanzamt bei Prüfungen gilt (GoDB-konformität des Anbieters vorausgesetzt). Setzt man keine elektronische Kasse ein, muss ein Kassenbuch geführt werden, was mit viel Arbeit verbunden ist. Außerdem gerät man dadurch noch mehr ins Visier von Steuerprüfungen, da diese Aufzeichnungen nicht manipulationssicher sind.

Um die Kassensysteme noch betrugssicherer zu machen und Prüfungen durch Finanzämter im laufenden Betrieb angenehmer zu gestalten, hat man das „Kassengesetz“ zu Beginn 2020 weiter angepasst. Seither gilt zum Beispiel die Belegpflicht und der Einsatz einer TSE. Allein die begründet schon den Einsatz einer elektronischen Kasse.

Es gibt viele verschiedene Anbieter von Kassensystemen, mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

  1. Klassische Registrierkassen wie man sie z.B. aus dem Tante-Emma-Laden kennt
  2. Computerkassen, bei welchen der PC als Bindeglied zwischen Hardware und Software agiert und darüber gesteuert werden kann
  3. Cloudbasierte Kassen, womit Terminals und Handhelds über einen Server im Internet miteinander verbunden sind und online und in Echtzeit alle Daten verfügbar sind

Der Großteil der heutigen Lösungen ist cloudbasiert, wodurch jegliche Kennzahlen sofort und zu jeder Zeit zur Verfügung gestellt werden können. Es gibt Anbieter, die sich auf den Bereich des Einzelgastronoms spezialisiert haben und andere, die für die Bedürfnisse von Filialbetrieben optimiert sind. Die Funktionen und daraus resultierenden Vorteile sind nahezu unendlich, im Wesentlichen aber:

  • Buchungen werden vereinfacht durch Tischverwaltung
  • Gesetzeskonform -> Stichwort GoDB!
  • Z-Abschläge und Abrechnung von Bedienenden wird erleichtert
  • Fehler bei der Gastrechnung werden vermindert
  • Historie der Umsätze ist über Dashboards einsehbar, wodurch man Forecasts für zukünftige Zeiträume planen kann
  • Produktivität einzelner Mitarbeitender wird angezeigt
  • DATEV-Exporte erleichtern die Kommunikation mit Steuerberatenden und Finanzbehörden
  • Änderung von Artikeln in der Karte ist schnell umsetzbar und hält Mitarbeitende auf dem gleichen Stand

Durch den Einsatz von angebundenen Handhelds, werden zudem die Laufwege für die Servicekräfte verkürzt, es bleibt mehr Zeit am Gast, was mehr Umsatz bringt und eine einfache Kommunikation zwischen Service, Bar und Küche ermöglicht.

Ein weiteres Plus einer Digitalisierung des Kassensystems ist das direkte Auswerten der Beliebtheit von Speisen und Getränken. Dadurch wird z.B. die Renner-Penner-Analyse automatisiert und man bleibt mit seinem Angebot wirtschaftlich.

Ein Must-Have in der heutigen Zeit ist das bargeldlose Zahlen. Daher bieten alle Kassenhersteller eine Anbindung an Zahlkartensysteme an. Zu den beliebtesten Kassensystemen in der Gastronomie zählen zum Beispiel: Hypersoft, gastronovi, helloTESS!, orderbird oder Addipos.

Nicht außer Acht zu lassen ist zudem eine Integration von Lieferdienst-Apps, wodurch man alle Buchungen auf einem Endgerät sieht und verwalten kann. An der Stelle werden auch die Schnittstellen zu Marketing-relevanten Tools sichtbar.

 

digitalisierung gastronomie

Warenwirtschaftssysteme

Idealerweise ist das Kassensystem bereits mit einem Modul für die Warenwirtschaft ausgestattet oder bietet eine Schnittstelle zu einem anderen Anbieter an. Ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei den Überblick über Warenbestände und -ströme zu behalten. Dies geschieht durch Aufzeichnung von Wareneingängen (Lieferungen) und Warenabgängen (Verkauf, Bruch). Rechnungen von Lieferungen können direkt hinterlegt werden und sparen später Zeit bei der Buchhaltung.

Warenabgänge werden ebenso dokumentiert: Wird im Service ein Artikel boniert, wird der Bestand entsprechend reduziert, weil im Hintergrund jeder Artikel der Speisekarte das Rezept und die Mengenangabe gespeichert ist. Auch etwaige Abweichungen durch Schankverluste können hinterlegt werden. Dadurch bekommt man täglich einen IST-Bestand der verfügbaren Artikel in Lager und Kühlhäusern und kann unmittelbar reagieren, indem man die Zutat aufstockt. Da man mit einem Warenwirtschaftssystem immer die aktuellen Bestände im Blick hat, lassen sich interne Prozesse verschlanken, Abweichungen erkennen und damit Gewinne optimieren.

 

Personalorganisation

Der zweite Baustein, den wir im Kontext administrativer Aufgaben und ihrer Digitalisierung beleuchten wollen, ist unser Personal. Dabei ist klar: Hier geht es nicht nur um Administration, Personalplanung ist auch ein immens wichtiger Treiber der Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden. Dennoch ist der Verwaltungsaufwand rund um das Team natürlich extrem hoch.

Je größer der Stamm an zu verwaltenden Mitarbeitenden, desto mehr Aufwand hat man. Angefangen bei der Abfrage von Stammdaten für den Personalerfassungsbogen und Sofortmeldung, über die Dienstplanung und Zeiterfassung bis hin zu der Lohnabrechnung. An allen wesentlichen Punkten, bei denen man mit Personal arbeitet, müssen Regelungen durch den Gesetzgeber eingehalten werden und man will dabei die Bedürfnisse seines Personals nicht vernachlässigen; die Suche nach dem perfekten Dienstplan beginnt. Bei Missachtung von Regelungen des Arbeitszeitgesetzes drohen hohe Bußgelder und ein Image-Schaden, wenn Gäste davon erfahren. Niemand möchte Betriebe unterstützen, die ihre Mitarbeiter schlecht behandeln.

Um der Vielfalt an Aufgaben einen Rahmen zu geben und auf der sicheren Seite zu fahren, bieten sich Softwarelösungen zur Personalorganisation an. Sie sorgen dafür, dass man alle Teilbereiche an einem Ort bündeln und sein Personal gesetzeskonform und effizient verwalten kann – wenn man will, geschieht das sogar automatisch, wodurch Fairness-Aspekte noch besser berücksichtigt werden können.

Auch hier gibt es unterschiedlichste Anbieter, die von einzelnen Modulen bis hin zum gesamten Zyklus alles abbilden können. Wesentliche Merkmale eines Tools zur Personalorganisation sind:

  • Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten
  • Hinterlegen von Arbeitsverträgen
  • Dienstplanung mit Abwesenheitsmanagement
  • Zeiterfassung inkl. Dokumentation nach MiLoG
  • Automatische Berechnung von Arbeitszeit- und Urlaubskonten
  • Zuschlagsberechnung
  • Hinweise bei Nichteinhaltung des Arbeitszeitgesetzes
  • Schnittstelle zu Lohnabrechnungssoftware
  • Bedarfsermittlung und optimaler Personaleinsatz gemessen am gewünschten Umsatz
  • Interaktion mit dem Personal, um Wünsche abzufragen und Mitteilungen zu versenden

 

Vorteile beim Einsatz einer Software zur Personalorganisation ist die Verfügbarkeit der Daten und die Qualität der Informationen. Ob Überstunden oder Zu-Spätkommer, alles wird mit einem Tool aufgedeckt und lässt sich steuern. Die Zuständigen im Bereich der Verwaltung oder des operativen Managements wissen zu jeder Zeit über ihren Personalstamm und dessen Fähigkeiten Bescheid. Man kann über verschiedene Berechtigungsstufen eine Lösung der Aufgabenteilung schaffen und die “Ressource Mensch” da einsetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Mithilfe von Auswertungen der Bewegungsdaten hat man eine Übersicht über seine geringfügig Beschäftigten, sogenannte 450 Euro-Jobber, und somit eine gute Grundlage für Betriebsprüfungen, wodurch man sich vor hohen Nachzahlungen bei Sozialversicherungsträgern schützen kann.

Einen umfassenden Überblick über diverse Personalplanung-Anbieter des Gastgewerbe Magazins findet ihr übrigens hier.

Eine besonders innovative Gesamtlösung für die Personalorganisation bietet gastromatic an: Hier kann man den Dienstplan nach der Ermittlung des Mitarbeiterbedarfs von einem Assistenten automatisch schreiben lassen, wobei alle Rahmenbedingen und Gesetze eingehalten werden.

So kann man Personalkosten senken und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, denn auch Wunscharbeitszeiten, eine faire Verteilung von freien Wochenenden und beliebten Schichten werden beispielsweise beim Matchen von Mitarbeiter und Schicht berücksichtigt, wenn der Planende das wünscht. Es gibt zudem die Möglichkeit über Schnittstellen andere Tools anzubinden und so noch mehr Überblick über seinen Betrieb und die dazugehörigen Kennzahlen zu erhalten.

Noch mehr Power durch gebündeltes Wissen

Als Gastronom*in sollte man in Betracht ziehen verschiedene Software-Tools einzusetzen, um am Puls der Zeit zu bleiben und mit den Gästen zu wachsen. Möchte man noch einen Schritt weiter gehen, kann man über Schnittstellen alle Daten in anderen Tools zusammentragen lassen. Zum Beispiel kann man anhand eines BI-Tools (Business Intelligence) wie myCockpit auf ein Dashboard zugreifen und hat alle Kennzahlen zu Wareneinsatz, Personalkosten und Gästeauslastung auf einen Blick parat.

Auch Kommunikationsplattformen wie die von Beekeeper lassen sich auf diesem Weg anbinden und stellen eine Lösung dar, um Mitarbeitende schnell über Änderungen im Betrieb zu informieren. Durch den Austausch über eine Plattform gehen keine Informationen verloren und entschlanken auch hier lange Übermittlungsketten mit Gefahr auf falsche Informationsstände. Die Qualität und die Motivation durch besser eingebundene Mitarbeitende wird gesteigert und damit auch die Chance als Arbeitgeber*in attraktiver zu werden. Darüber hinaus kann man seinen Mitarbeitenden in einem selbst erstellten Wiki oder E-Learning-Portal alles Wissen zum Betrieb zukommen lassen. Damit stelle ich sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind, was Unternehmensziele, Arbeitsanweisungen und Rezepturen betrifft. Zu HR-Tools gibt es aber wie versprochen noch einen eigenen Blogbeitrag.

 

Fazit zu digitalen Tools im Gastgewerbe

Ob Kassensystem, Warenwirtschaft oder Personalorganisation – eine Gemeinsamkeit vereint sie: Sie nehmen euch viel Arbeit ab und unterstützen euch dabei, den Umsatz zu steigern und den Betrieb wirtschaftlicher zu machen. Auch wenn der Schritt in Richtung Technologie schwierig sein kann, weil man sich nicht technikaffin genug fühlt, lohnt es sich die Zeit in die Wahl eines Systems für das BackOffice zu investieren. Die heutigen Softwarelösungen sind meist auch für Technik-Laien so aufgebaut, dass man sie mit kleiner Starthilfe (etwa durch eine Schulung) intuitiv bedienen lassen. Ein Support hilft dann bei Zwischenfragen immer wieder auf die Sprünge, sodass man sich nie allein gelassen fühlt und dem Ziel den Betrieb erfolgreicher zu führen und wieder Zeit für seine Gäste & Mitarbeitenden zu haben, einen großen Schritt näherkommt.

Je nach Größe und Art des Betriebs können an der einen oder anderen Stelle noch weitere Tools eingesetzt werden. Auch die Wahl des Anbieters ist entsprechend der Betriebsgröße und der gewünschten Funktionen individuell, denn wir eingangs gesagt: Dass A und O ist, dass ihr euch mit euren Bedürfnissen und Erfordernissen auseinandersetzt – aus Betriebs-, Gäste- und Mitarbeitersicht. Wenn zu den Administrationsaufwand reduzierenden BackOffice-Tools dann noch Software kommt, die euer Marketing und eure Personalabläufe unterstützt, steht eurem Erfolg nichts im Weg. Auf Tool, die das Digitalisieren eurer Marketingmaßnahmen/der Kundenbindung sowie das Digitalisieren der HR-Aktivitäten im Umfeld von Schulungen und Personalfindung ermöglichen, gehen wir in den nächsten Teilen dieser Reihe ein.

 

Mehr Wissen rund um Digitalisierung im Gastgewerbe

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Sabrina Harvey

Wegweiser, gastromatic

Sabrina liebt das Gastgewerbe. Seit ihrer Jugend jobbt sie viel und gerne bei diversen Events, übernimmt hier die Serviceleitung & Dienstplanung und kennt sich somit auch im operativen Geschäft bestens aus. Ein echter Volltreffer für uns und unsere gastromatic-community, die von dieser Verbindung aus technischem Know-How und langjähriger Branchenerfahrung profitiert.

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