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Digitalisierung leicht gemacht: Checkliste zur Einführung einer Software im Gastgewerbe


Digitalisierung – das ist für viele Gastronomen und Hoteliers noch immer ein sehr großes Wort und vor allen Dingen eine Art Schreckgespenst, wenn es darum geht, digitale Tools in den eigenen Betrieb einzuführen. Viele drücken sich davor, weil sie die Folgen scheuen, Kosten und Nutzen nicht zueinander in Bezug setzen können oder schlichtweg keine Lust auf Neuerungen haben. Dabei sind digitale Lösungen mittlerweile in vielen Bereichen unersetzlich, ob es nun um die Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten, das Planen von Mitarbeitern oder den Bewerbungsprozess geht. Dieser Beitrag sowie die Checkliste sollen eine Hilfestellung dafür sein, wie man bei der Einführung einer Software vorgehen kann und was man beachten sollte, um das Beste für sich und seinen Betrieb rauszuholen.

Ein Blick zurück: Die Olivetti Schreibmaschine

Ich erinnere mich noch an meine erste Position als Personalsachbearbeiterin. Eine meiner Aufgaben war es, die Arbeitszeugnisse für die ausscheidenden Mitarbeiter zu schreiben, und das auf einer Olivetti Schreibmaschine (halbautomatisch, die bereits 1960 entwickelt wurde), bei der man immer eine Zeile schreiben konnte. Mit der Betätigung der Eingabe-Taste wurde diese Zeile dann auf das Papier gehämmert. Man kann sich ausmalen, was passierte, wenn man sich vertippte: Alles neu!

So unvorstellbar wie für uns dieser Gedanke ist, dass noch jemand Arbeitszeugnisse auf einer Schreibmaschine tippt, werden sicherlich in einigen Jahren manche unserer Kollegen erzählen: „Stell dir mal vor, als ich in meinem Beruf angefangen habe, da hat man die gearbeiteten Stunden am Monatsende noch mit dem Taschenrechner addiert.“ Oder: „Die Urlaubsanträge gab es als gedruckte Version mit dreifachem Durchschlag (rosa für den Mitarbeiter, gelb für die Lohnabteilung, grün für den Chef und das Original blieb beim Mitarbeiter).“ Und es wird junge Kollegen geben, die sich das nicht vorstellen können. „So kompliziert habt ihr das früher gemacht? Hattet ihr zu viel Zeit? Es hatte doch im Jahre 2018 schon jeder ein Smartphone und einen PC, oder nicht?“

Der Startschuss für das Digitalisieren von Prozessen

Diese Frage bringt uns zurück in die Gegenwart: zu Digitalisierung im Personalwesen, Digitalisieren von Prozessen, Einführung von Software und Erneuerung von bestehender Software. In diesem Zusammenhang stellen sich zwei entscheidende Fragen:

  1. Warum soll eine digitale Veränderung initiiert werden?
  2. Wie soll die Digitalisierung konkret umgesetzt werden?

Das warum beantwortet die Geschichte von der einst genutzten Olivetti Schreibmaschine. Wenn die Technologien, die unsere Arbeitsprozesse einfacher, schneller, übersichtlicher und professioneller machen können, voranschreiten – welchen Grund gibt es diese Entwicklungen nicht mitzumachen?

Es gibt digitale Lösungen für verschiedenste HR-Aufgaben

  • Personalabrechnung (Payroll)
  • Personalmanagement / Personalverwaltung
  • Bewerbermanagement / Recruiting
  • Personalentwicklung / Talent Management / E-Learning
  • Skill- und Kompetenzmanagement / Performance Management
  • Personalcontrolling
  • digitale Personalakte
  • Zeiterfassung/ Dienstplanung

Gründe für Berührungsängste

Dennoch werden die oben aufgeführten Tools von einem Bruchteil der Personalverantwortlichen genutzt. Der wohl häufigste Grund sich gegen Digitalisierung zu entscheiden ist vermutlich Unsicherheit. Viele wissen nicht, wie sie das Thema Digitalisierung überhaupt angehen sollen, was ganz verständlich und normal ist. Die Entscheider von heute haben häufig nur ein kleines Wissen über Digitalisierung. Und was macht den Unterschied? Der Wille sich weiterzuentwickeln, seine Prozesse zu optimieren und sich die Kompetenzen anzueignen, was auch als Notwendigkeit für den Fortschritt eines Betriebs erkannt wird. Ist diese Einsicht erstmal da, stellt sich jedoch die Frage, wie man das Ganze angeht…

Wie gehe ich das Thema Digitalisierung an?

Das „Warum“ liegt mehr oder weniger auf der Hand – das „Wie“ ist jedoch viel schwerer zu beantworten. Meist beginnt der Prozess mit viel Recherche im Netz, Lesen von Blogs, YouTube-Tutorials, Best-Practice Beispielen, Besuch von Veranstaltungen, Austausch mit Kollegen und natürlich auch Tipps und Ratschläge von anderen. Hier tragen wir erste Anlaufstellen für euch zusammen, wobei das natürlich nur ein kleiner Ausschnitt ist.

Digitallotsen

In Baden-Württemberg hat der DEHOGA die sogenannten Digitallotsen als Möglichkeit der Beratung eingerichtet. Es handelt sich dabei um eine neue Dienstleistung für Unternehmer. Das Ziel: Unterstützung und Begleitung bei der Transformation ihres Betriebes hin zur optimalen Nutzung der digitalen Möglichkeiten. Welche digitalen Tools gibt es für meinen Betrieb und welche Anwendungen machen für mich überhaupt Sinn? Welche Angebote können meinen Gastronomieumsatz steigern oder mir helfen Zeit und Kosten zu sparen? Auch die Handwerkskammern und Handelskammern in Baden-Württemberg bieten so etwas an, bisher wohl noch als einziges Bundesland in Deutschland. Daneben gibt es natürlich einer Reihe kostenpflichtiger Dienstleister.

Software-Vergleichsportale

Softguide und HR-software-vergleich sind Webseiten, die Software-Vergleiche zu bestimmten Themen kostenfrei zur Verfügung stellen und gleichzeitig auch mit Tipps und Ratschlägen den potentiellen Käufern beratend zur Seite stehen. Entgegen der Befürchtung, dass man bei einem angefragten Vergleich als Kunde immer die Software angeboten bekommt, die am meisten an den „Vermittler“ bezahlt, kann man sich hier viel Wissen aneignen. Aus gut informierten Quellen ist bekannt, dass hier ganz objektiv gearbeitet wird. Und man kann sich ja nach der Anfrage auch jederzeit noch für andere Lösungen entscheiden…

Checkliste zur Einführung einer Software

Die folgende Checkliste soll eine Hilfestellung dafür sein, wie man bei der Einführung einer Software vorgehen und was man beachten sollte:

  1. Bedarfsanalyse
    1. Was kostet in meiner täglichen Arbeit Zeit und kann durch einen digitalisierten Prozess übernommen werden?
    2. Welche Prozesse möchte ich abbilden?
    3. Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen (z.B. Dokumentationspflicht & Arbeitszeitgesetz) machen eine Software erforderlich?
  2. Potenzial-Analyse: Prozesse optimieren
    1. Analyse: Prozessoptimierung und Einführung einer Software gehen Hand in Hand
    2. Welche Prozesse will ich optimieren und warum?
  3. Umfang richtig einschätzen
    1. Gibt es eine all-in-one-Lösung für meinen Betrieb?
    2. Sind spezialisierte Lösungen (Teillösungen) für mich passender?
  4. Kostenmodelle – Was macht für mich mehr Sinn?
    1. software-as-a-service (gemietete Software)
    2. Kauf-Modelle
  5. Zeitaufwand für die Einführung
    1. realistisch einschätzen und planen
    2. Selbst begleiten oder eine/n Verantwortliche/n damit betrauen?
  6. Schnittstellen zwischen verschiedenen Programmen berücksichtigen
    1. Welche Schnittstellen sind sinnvoll? (z.B. zwischen Kassensystem und Personalplanungs-Software)
  7. Datenschutz nicht vernachlässigen
    1. DSGVO ab Mai 2018 ist ein komplexes Thema, es gilt wichtige Punkte zu beachten
    2. Server in Deutschland oder einem anderen europäischen Land
    3. Zugriffsrechte müssen differenziert eingerichtet werden können (nicht jeder darf alles sehen)
    4. Regelmäßige sicherheitsrelevante Updates vom Hersteller
    5. Verschlüsselte Datenbanken
    6. Dokumentation von Löschvorgängen
  8. Wann ist eine Lösung zukunftsfähig?
    1. Benutzerfreundlich
    2. Leicht konfigurierbar / anpassbar
    3. Mobiltauglich (responsiv)
    4. das Unternehmen ist zukunftsorientiert
  9.  Support
    1. Persönliche Ansprechpartner
    2. Technischer Support
    3. Schulungen für Anwender

Und die beste Nachricht zum Schluss: Durch die ständige Weiterentwicklung technologischer Möglichkeiten kann „das Projekt Digitalisierung“ nicht vollständig geplant oder ein konkreter Endpunkt vorhergesehen werden. Es ist vielmehr ein stetiger Prozess, der auch immer wieder neue Verbesserungen und Perspektiven für den Betrieb mit sich bringt.

Fazit

Ich selbst bin keine Fachfrau aus der IT, sondern Personalexpertin. Als solche habe ich aber immer wieder mit Partnern und Kollegen zu tun, für die Digitalisierung absolutes Neuland ist; häufig stelle ich dabei fest, dass die Berührungsängste mit dem Thema überwiegen und damit den Blick auf die Vorteile verklären. Dabei reicht schon die Beschäftigung mit solchen Themen aus, um in der betrieblichen Praxis Softwareeinführungen erfolgreich umsetzen zu können. Dafür muss man kein Vollprofi sein! Wirklich jeder kann sich da reinfuchsen, wobei man natürlich den Aufwand für sich und den eigenen Betrieb im Auge behalten muss. Aber eines steht fest: Bei denen, die den Schritt wagen, zeigt sich schnell ein positiver Outcome und es wird klar, dass die Sache es absolut wert ist. Das weiß ich aus eigener Erfahrung. ?

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Barbara Schumacher

HR-Beraterin

Barbara ist Gastronomietochter und leidenschaftliche Personal-Expertin, die in Hamburg das Hotelfach gelernt hat und mittlerweile seit über 20 Jahren im Personalwesen unterwegs ist. Darunter waren vornehmlich Positionen als Personalleiterin in verschiedensten Hotel- und Gastronomiebetrieben, mit Verantwortung für alle operativen und strategischen HR-Themen für drei bis ca. 700 Mitarbeiter. Jetzt ist sie freiberuflich als HR-Beraterin tätig und teilt ihr Wissen mit uns.

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