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Meldeschein Digital Hotellerie

Digitaler Meldeschein – Entlastung für Mitarbeitende und Umwelt?


Egal, ob vor oder hinter der Rezeption, wir kennen es alle: Bei jedem Check-In im Hotel wird einem gemäß Bundesmeldegesetz zunächst der Meldeschein vorgelegt – ein einzelnes Blatt Papier, das viel Aufwand mit sich bringt. Der Gast ist nach einer langen Anreise meist genervt darüber, seine privaten Daten abermals eintragen zu müssen, schließlich wurden diese bereits bei Angabe der Buchung eingetragen. Für das Personal am Empfang steckt ebenfalls viel hinter diesem zunächst unscheinbaren Blatt Papier: Die Daten werden in dem PMS bzw. Hotelprogramm aktualisiert und bei den meisten Hotels noch in das jeweilige Zimmer ins Zimmerfach/Bucket einsortiert und nach der Abreise wieder aussortiert. Erschwerend kommt hinzu, dass die Meldescheine für ein Jahr aufbewahrt werden müssen. Das benötigt viel Platz, verursacht Kosten (Lagerung/Aufbewahrungskapazität) und Verwaltungsaufwand bis zur obligatorischen Vernichtung. Doch dank einer Gesetzesänderung und der damit verbundenen vollständigen Digitalisierung des Meldescheins soll es für Hoteliers, Vermieter*innen von Ferienwohnungen und Betreibende von Campingplätzen bald Entlastung geben. Wir schauen uns diese Gesetzesänderung mal im Detail an und fragen uns: Wie groß ist die Erleichterung und welche Stolpersteine lauern beim digitalen Meldeschein?

Aktuelle gültige Gesetzeslage: Beherbergungsgesetz

Schauen wir uns zunächst die gesetzlichen Richtlinien genauer an: In Beherbergungsstätten sowie Hotels gilt gem. § 29 ff. BMG eine besondere Meldepflicht. Der Meldeschein aus Papier darf folgende Daten enthalten:

  • Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise,
  • Familiennamen,
  • Vornamen,
  • Geburtsdatum,
  • Staatsangehörigkeiten,
  • Anschrift,
  • Zahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit in den Fällen des § 29 Absatz 2 Satz 2 und 3 BMG sowie -Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers bei ausländischen Personen.

Bis dato musste der Papiermeldeschein vom Gast unterschrieben werden. Bereits im November 2015 gab es eine Gesetzeserleichterung, so dass die oben genannten Daten vor der Anreise abgefragt werden konnten. Somit musste der Gast nur noch die Unterschrift auf dem ausgedruckten Schein persönlich abgegeben. Zusätzlich muss seit Mai 2018 mit dem in Kraft treten das Gesetzes zur europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Einwilligung vom Gast vorliegen, damit die personenbezogenen Daten weiterverarbeitet werden dürfen.

 

Neues Gesetz ab 2020

Mit einem Beschluss des Bundeskabinetts, der darauf abzielt, das Gastgewerbe zu entlasten, setzt man nun mit dem Gesetzespaket zum Bürokratieabbau auf die Digitalisierung. Der komplette Meldeschein kann ab 01.01.2020 mit ein paar Auflagen digital geführt werden. Nachdem Mecklenburg-Vorpommern als Vorreiter genau das bereits praktiziert, greift diese Möglichkeit nun bald deutschlandweit. Der aktuelle Entwurf sieht es vor eine Verifikation des Gastes über den neuen Personalausweis (mit Pin) beziehungsweise mit Hilfe einer EC-Karte durchzuführen.

Daraus folgt allerdings auch: Die Auflagen für den digitalen Meldeschein sind im Vergleich zum analogen Meldeschein wesentlich umfangreicher. Ist dadurch der digitale Meldeschein überhaupt eine Entlastung für Hoteliers?

Betrachten wir doch mal alle Aspekte des digitalen Meldescheins in einer SWOT Analyse:

S (Strengths = Stärken):

  • Deutschlandweit 150 Millionen Papierdokumente weniger
  • Arbeitszeitersparnis, da Eingabe der Meldescheine wegfällt (Minimierung der Verwaltungskosten)
  • Weniger Lagerkapazitäten
  • Datenvalidität durch Verifikation des Gastes, mehr Sicherheit
  • Datenlöschung nach einem Jahr ist automatisiert und somit sicherer
  • höherer Sicherheitsstandard bei der Speicherung der Daten im Vergleich zur Papierform (sichere, anonyme Weiterleitung der Daten)
  • Kleine und mittelständische Unternehmen mit geringem Budget / wenig finanziellen Möglichkeiten haben Zeit, da der Papier-Meldeschein weiterhin gültig ist
  • Bei Kontrollen oder Rückfragen (z.B. durch die Polizei) einfachere Datenfindung

W (Weaknesses = Schwächen):

  • Digitaler Meldeschein hat mehr Auflagen als aktuell
  • Kein einheitlicher Prozess deutschlandweit, da der digitale Prozess nicht verpflichtend ist (Verwirrung des Gastes)
  • Hürden im Umgang mit dem Gast: Die Verifikation ist stark eingeschränkt, da viele Gäste den Pin des neuen Personalausweises nicht kennen, einen alten Personalausweis ohne Pin besitzen oder die EC-Karten-Überprüfung bei Business-Gästen nicht möglich ist (aufgrund der Kostenübernahme)

O (Opportunities = Möglichkeiten):

  • Kundenorientiert arbeiten
  • Es ergeben sich mehr Kapazitäten im Tagdienst am Front-Office sowie auch im Nachtdient (der Nachtportier/ Nighty bereitet in der Regel die Meldescheine für die Gäste vor)
  • Überdenken von Prozessen und Ansätzen den Check-in/Check-out-Prozess zu digitalisieren; zum Beispiel mit einem integrierten Self-Check im PMS für Spätanreisende oder wenn die Rezeption durch eine Busgruppe blockiert ist

T (Threats = Bedrohungen):

  • Es werden mehr Daten vom Gast weitergeben als notwendig im Vergleich zum Papier-Meldeschein
  • Der digitale Meldeschein ist nicht verpflichtend, sodass sich kleinere Herbergen höchstwahrscheinlich nicht mit diesem Thema auseinandersetzten wollen
  • Im schlimmsten Fall hat der Gast keine Verifikationsmöglichkeit und die meisten Menschen verfügen noch nicht über den neuen Personalausweis mit Pin

Noch scheint der digitale Meldeschein also auf wackeligen Füßen zu stehen. Was man allerdings allgemein sagen kann und gutheißen sollte: Mit dem Gesetzespaket werden nicht nur die Hotellerie und Beherbungsbetriebe entlastet, vielmehr hat der Gesetzgeber einen umfangreichen Bürokratieabbau für alle Arbeitgeber*innen im Visier.  Die Bürokratie im Umgang mit Mitarbeitenden soll insgesamt spürbar abgebaut werden. Der Bundestag hat bereits beschlossen, dass voraussichtlich ab 2021 Krankmeldungen vom Arzt direkt an die Krankenkasse gemeldet werden und die Arbeitgeber*innen künftig direkt von der Krankenkasse über die Dauer der Krankheit informiert werden. Hierfür wird jedoch noch die Zustimmung des Bundesrats benötigt.

 

Neue Kriterien zur Hotelsterne-Klassifizierung: Chancen für Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Wir sehen also: Die Digitalisierung ist überall auf dem Vormarsch und wird vermutlich auch andere bislang analoge und mühselige Arbeitsschritte erleichtern. Passend dazu hat auch die DEHOGA ihren Sternekatalog 2020-2025 angepasst und ermuntert die Hoteliers noch mehr ihrer Prozesse nachhaltiger zu gestalten. Somit werden mehr Punkte erreicht, wenn Hotels Ladestationen für Elektroautos anbieten, weniger Plastik in den Badezimmern verwenden oder eine Option mit Verzicht auf die Zimmerreinigung anbieten. Einige Hotels bieten Gästen, welche länger als eine Nacht im Hotel bleiben, die Möglichkeit via Tablet auf die tägliche Reinigung zu verzichten. Die Gäste bekommen im Gegenzug beispielsweise einen Gutschein für ein Getränk an der Hotelbar. Diese Idee zahlt nicht nur auf Nachhaltigkeit ein, sondern spart dem Unternehmen auch Kosten für die Reinigung, Strom und Wasser. Und seien wir mal ehrlich: Wer benötigt schon die tägliche Reinigung seines Hotelzimmers? Häufig gehen also Digitalisierung und Nachhaltigkeit Hand in Hand. So ist nicht zuletzt der nachhaltige Umgang mit den eigenen Mitarbeitenden ein großes Thema, mit dem nicht nur wirtschaftliche Ziele, sondern auch die Mitarbeiter- und Gastzufriedenheit unmittelbar verbunden sind. Wer sein Personal für Aufgaben “verfeuert”, die durch digitale Tools und andere Hilfsmittel leichter und schneller umsetzbar sind, sollte hier langfristig umdenken. Das fängt schon bei der Dienstplanung an.

 

Fazit zum digitalen Meldeschein

Zahlreiche Anbieter ermöglichen eine Integration des digitalen Meldescheins in das bestehende Hotelsystem/PMS (Property Management System). Die Lösungen sind hierbei so individuell wie die Unternehmen selbst. Setzt man sich mit dem Themenkomplex Digitalisierung genauer auseinander, erfordert dies natürlich nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, welche allerdings (wie bereits erwähnt) an anderer Stelle wieder in Form von Arbeitszeit und Kapazitäten eingespart werden. Die Gesetzesänderung zum Meldeschein ist nur ein Anfang, welcher aufgrund der Gast-Verifikation mit dem neuen Personalausweis oder der EC-Karte auch noch nicht zu 100% durchdacht worden ist. Das Wichtigste an der Implementierung von neuen Prozessen und Tools ist, den Bezug zur Praxis und somit gegenüber den eigenen Mitarbeitenden und Kund*innen nicht zu verlieren. Bringt ein Tool wirklich eine Arbeitserleichterung und andere positive Effekte mit sich oder ist die Kosten-Nutzen-Rechnung vielleicht doch nicht so gut? Durch die Kombination von Theorie und Praxis kommt ihr zur bestmöglichen Lösung für euer Unternehmen – für die Integration vom digitalen Meldeschein sowie die Digitalisierung im Allgemeinen.

 

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Elisabeth Graf

Schulung & Kundenbetreuung, gastromatic

Elisabeth ist Tourismusfachwirtin mit Hotellerie-Background. Bevor sie bei gastromatic zur Schulungs-Expertin für die Hotellerie wurde, konnte sie als Empfangsleiterin sowie stellvertretende Reservierungsleitung eine Menge Erfahrung sammeln, die sie nun in spannende Blogbeiträge packt. Ihre Leidenschaftsthemen sind Erfolgs-Hacks, neue Führungsmodelle und der langsam voranschreitende Paradigmenwechsel im Gastgewerbe.

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