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Der Aktenberg hat ausgedient – Die digitale Personalakte & rechtliche Basics


Die Digitalisierung ist in aller Munde – richtig eingesetzt bietet sie auch kleinen und mittelständischen Unternehmen große Chancen. Gerade bei der Verwaltung großer Datenmengen lassen sich schnell Vorteile in Arbeitsabläufen, Wirtschaftlichkeit und nicht zuletzt Umweltverträglichkeit erkennen – und genau da kommt die digitale Personalakte ins Spiel. Können wir uns also schon darauf einstellen, dass vorhandene Aktenberge durch Bits und Bytes ersetzt werden und damit unsere Personalorganisation vereinfacht wird? Das ist längst keine Zukunftsmusik! Wir erläutern die Anforderungen, geben Tipps zur Arbeit mit der digitalen Personalakte und erklären euch, was GoBD, BDSG und DSGVO damit zu tun haben.

Vorteile der digitalen Personalakte

Zunächst einmal stellt sich natürlich die Frage: Wozu brauche ich die digitale Personalakte überhaupt? Zugegeben, auch die traditionelle analoge Form erfüllt ihren Zweck und beinhaltet alle Personendaten, Verträge, Bescheinigungen sowie Daten zur Lohnabrechnung. Wer schon einmal mehr als eine Handvoll Mitarbeiter betreut hat, weiß jedoch, dass alleine das Abheften, Kategorisieren und Wiederfinden aller Dokumente viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Digitalisierung dieser Vorgänge bietet – sofern sie richtig und sinnvoll umgesetzt wird – viele Vorteile:

  • Etablierung und Anwendung einheitlicher Prozesse
  • Vollständige Protokollierung aller Ergänzungen und Änderungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
  • Datensicherheit durch redundante Speicherung
  • Einsparung von Zeit, Material und Raum
  • Komfortabler Zugriff für berechtigte Nutzer

Bereits die Vereinheitlichung, die eine durchdachte Software-Lösung mit sich bringt, sorgt für eine drastische Senkung von Fehlern in der täglichen Arbeit. Ein Programm weist den Anwender auf fehlende Einträge hin und bietet ein Fristen-Management, das an den Ablauf wichtiger Dokumente erinnert. Durch Kategorisieren und Filtern können auch größere Datenbestände einfach überblickt werden, außerdem kann für berechtigte Nutzer (beispielsweise Vorgesetzte, Betriebsräte oder Mitarbeiter selbst) ein direkter (Lese-)Zugriff gewährt werden. Dafür ist eine detaillierte Rechteverwaltung notwendig.

 

Gesetzliche Vorgaben und Datenschutz

Apropos passende Lösung: Was muss eine (digitale) Personalakte überhaupt leisten und welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt werden? Grundsätzlich macht der Gesetzgeber keine Vorgaben zu Inhalt und Form einer Personalakte, es sind jedoch einige Einschränkungen zu beachten. Dies gilt insbesondere für den Datenschutz, dem in der digitalen Form der Personalakte ein besonderes Augenmerk gewidmet werden sollte.

Die Personalakte umfasst alle Unterlagen und Vorgänge, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters stehen. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Nachweise, Zeugnisse, Bescheinigungen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen und viele andere. Daten, welche die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters gefährden können, sind davon ausgeschlossen, was insbesondere für Angaben zum Gesundheitszustand oder zu den persönlichen Verhältnissen gilt.

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist auch insofern unbedingt sicherzustellen, als ein Arbeitnehmer selbst Einsicht in die über ihn geführte Personalakte verlangen kann (§83 Abs. 1 BetrVG). Zudem statten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Mitarbeiter mit weitreichenden Rechten aus, was die Kontrolle der vom Arbeitgeber erhobenen personenbezogenen Daten betrifft.

Das Führen einer zusätzlichen Akte, die dem Mitarbeiter nicht zugänglich gemacht wird, ist ebenso unzulässig wie das Führen von Sonder- und Nebenakten, sofern diese nicht in der Hauptpersonalakte verzeichnet sind.

Der Arbeitnehmer kann seine Personalakte einsehen und ist sogar berechtigt, Gegendarstellungen zu strittigen Sachverhalten (beispielsweise einer Abmahnung) aufnehmen zu lassen. Die Angaben in einer Personalakte müssen also richtig und vollständig sein, in ihrem Charakter zulässig und stets zweckgebunden. Mitarbeitern ist – auf Wunsch in der Begleitung eines Betriebsrats – Einsicht zu gewähren. Darüber hinaus gilt die Vertraulichkeit als oberstes Gebot. Auch das Löschen personenbezogener Daten innerhalb gesetzlich definierter Fristen muss sichergestellt sein, da die Zweckmäßigkeit der Speicherung nach einer gewissen Zeit erlischt.

 

Besonderheiten der digitalen Personalakte

Während die genannten Vorgaben für Personalakten in analoger und digitaler Form gelten, werden an die digitale Personalakte noch spezifischere Anforderungen gestellt. Da in digitalen und vor allem webbasierten Lösungen von überall auf die vorliegenden Daten zugegriffen werden kann, muss durch ein differenziertes Rechtemanagement unbedingt sichergestellt werden, dass nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer Einsicht erhalten. Gleichzeitig sollten diese sensiblen Inhalte grundsätzlich verschlüsselt gespeichert und übertragen werden, um sie vor Zugriffen Unbefugter zu schützen.

Weiterhin sollte bedacht werden, dass alle Abläufe in digitalen Systemen im Nachhinein nachvollziehbar sind – dies ist ein gewichtiger Vorteil, stellt jedoch gleichzeitig höhere Anforderungen an den oder die Anwenderinnen und Anwender. Im Idealfall werden durch ein strukturiert aufgebautes System ohnehin Arbeitsabläufe geschaffen, welche die fristgerechte und ordnungsgemäße Pflege aller Daten sicherstellt.

Aus rechtlicher Sicht sind neben den bereits erwähnten Aspekten des Datenschutzes vor allem die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) zu beachten. In diesen hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, welche Regeln für die digitale Archivierung gelten, damit alle notwendigen Nachweise zweifelsfrei geführt werden können. Obwohl die meisten Unterlagen inzwischen in digitaler Form akzeptiert werden, müssen manche Dokumente (zum Beispiel Verträge oder Urkunden) zwingend im Original vorliegen. Insbesondere Dokumente mit Konfliktpotenzial, etwa eine Kündigung, sollten stets in Papierform aufbewahrt werden, um im Streitfall die formale Wirksamkeit belegen zu können. Hier bietet es sich an, eine Kopie in der digitalen Personalakte anzufertigen und das Original für alle Fälle zu archivieren. Auch digital erhaltene Dokumente müssen stets im Original gespeichert werden, überarbeitete Fassungen können durch eine nachvollziehbare Versionierung kenntlich gemacht werden.

 

Fazit und Tipps zur Umstellung

Selbst wenn die Liste der Bedingungen für den Einsatz der digitalen Personalakte zunächst lang erscheint, lohnt sich ein genauerer Blick – die meisten dieser Anforderungen gelten ohnehin bereits für die klassische Personalakte aus Papier. Wer sich mit Datenschutz und DSGVO auseinandersetzt (was dringend zu empfehlen ist), wird von den geltenden Regeln nicht überrascht sein und kann auch die Personalakte endlich ins 21. Jahrhundert befördern. Mithilfe moderner Lösungen können Mitarbeiter im Personalwesen entlastet, Prozesse flexibler gestaltet und Kosten eingespart werden.

Damit der Umstieg ohne größere Komplikationen gelingt, wollen wir jedoch die Herausforderungen bei der Einführung einer digitalen Personalakte nicht verschweigen. In der Übergangsphase ist ein erheblicher zusätzlicher Aufwand für die Digitalisierung bestehender Dokumente und Prozesse einzuplanen, durch aufmerksames Projektmanagement und Konsequenz in der Umsetzung wird ein leistungsstarkes Resultat ermöglicht.

Folgende Schritte sind im Einzelnen zu berücksichtigen:

  • Scannen aller Dokumente in Papierform, Erfassung der bereits digital vorliegenden Daten
  • Einrichtung der Strukturen innerhalb der gewählten Software-Lösung
  • Aufbau des Berechtigungskonzepts
  • Information der Arbeitnehmer über Datenbestand und Zweck der Verarbeitung
  • Dokumentation aller Prozesse, ggf. Einbeziehen des Personalrats

Auch wenn viele Software-Anbieter inzwischen Programme zur Verfügung stellen, die alle Standardprozesse abdecken, müssen stets die Besonderheiten des eigenen Betriebs betrachtet werden.

Vor allem die Definition der erforderlichen Daten und die Rechteverwaltung sollten so flexibel gestaltet sein, dass sie sich an bestehende Prozesse anpassen lassen. Gleichzeitig ist diese Umstellung eine gute Möglichkeit, die mit der Zeit gewachsenen Abläufe auf die Probe zu stellen und Mittel zur Vereinfachung zu finden.

Je nach Hintergrund, Vorliebe und interner Organisation eignen sich verschiedene Software-Lösungen, ob on-premise (vor Ort installiert) oder in der Cloud (Webapplikation). Entweder werden dedizierte Programme zur Abbildung der digitalen Personalakte eingesetzt oder man entscheidet sich für eine Integration der gesamten Personalorganisation inklusive Dienstplanung und Zeiterfassung, wie gastromatic sie anbietet.

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Max Raupach

Schulung & Support, gastromatic

Als gastromatic-Kundenliebling und Schulungsprofi weiß Max genau, wo der Schuh drückt. Durch den ständigen Austausch mit Gastronomen und Hoteliers ist er nah am Puls des Gastgewerbes und bereichert die gastromatic-Community mit Themen, die aus der Branche selbst kommen. Anregungen aus dem Gastgewerbe verwandelt der wortgewandte Gastronaut in interessante und lehrreiche Blogbeiträge.

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