Dienstplan erstellen mit den richtigen Kennzahlen

Dienstplan erstellen mit den richtigen Kennzahlen

Jeder der eine Gastronomie betreibt, oder vielleicht kurz vor der Existenzgründung steht, kommt um das Thema Dienstplan erstellen nicht herum.
Die meisten unterschätzen jedoch das unglaubliche Potenzial eines wirklich durchdachten Schichtplans. Dieser Artikel soll Ihnen zum einen „Stoff zum Nachdenken“ liefern und zum anderen konkrete Umsetzungsmethoden präsentieren mit deren Hilfe Sie noch heute an Ihrem bisherigen Konzept feilen können. Zusätzlich werden echte Daten eines Cafébetriebs zur Verfügung gestellt, um einen unmittelbaren Praxisbezug herzustellen.

Dienstplan erstellen Schritt 1: Bestimmung geeigneter Kennzahlen

Eine Möglichkeit einen professionellen Dienstplan zu erstellen beinhaltet die Nutzung geeigneter Betriebs-Kennzahlen. Wir haben einige Kennzahlen zusammengestellt, die dabei hilfreich sein können:

1. Durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde pro Tageszeit:

Über Ihre Kasse sollten Sie relativ einfach bestimmen können wie viel Kassenbons pro Stunde in Ihrer Gastronomie an einem durchschnittlichen Umsatztag (keine Veranstaltungen, Stadtfeste etc.) generiert werden. Um die benötigte Kennzahl eines durchschnittlichen Umsatztags zu generieren bilden Sie einen Durchschnittswert mit einem Betrachtungszeitraum von mindestens 14 Tagen. Bei saisonalen Umsatz- und Frequenzschwankungen sollten die Werte zudem separat nach Jahreszeiten getrennt werden. Für spezielle Umsatztage können Sie analog vorgehen und einen separaten Durchschnittswert bilden.
Für den Beispielbetrieb ergibt sich das folgendes Schaubild.

Kennzahl 1: Bons/Stunde zu Tageszeit
Diagramm: Durchschnittliche Bons pro Stunde auf die Tageszeit aufgeteilt

2. Durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde pro Mitarbeiter:

Bei dieser Kennzahl geht es darum herauszufinden wie viele Kassenbons ein einzelner Mitarbeiter pro Stunde „bewältigen“ kann. Um einen aussagekräftigen Wert zu ermitteln müssen Sie auch hier einen Durchschnittswert bilden der mindestens 14 Arbeitseinsätze des jeweiligen Mitarbeiters beinhalten sollte. Für den Beispielbetrieb ergibt sich folgendes Schaubild.

Kennzahl 2: Bons/Stunde zu Mitarbeiter
Diagramm: Durchschnittliche Bons pro Stunde auf die Mitarbeiter aufgeteilt

Benchmark: Eine sehr gute Servicekraft in einem klassischen servicebasierten Cafébetrieb kann bis zu 25 Bons pro Stunde „bewältigen“.

3. Durchschnittlicher Umsatz pro Rechnung pro Mitarbeiter:

Diese Kennzahl gibt Ihnen Auskunft darüber wie viel Umsatz ein einzelner Mitarbeiter durchschnittlich pro Rechnung generiert. Auch hier gilt, dass Sie einen Durchschnittswert pro Mitarbeiter ermitteln sollten. Zur Ermittlung des Durchschnittwerts betrachten Sie auch hier mindestens 14 Arbeitseinsätze.

Kennzahl 3: Umsatz/Bon zu Mitarbeiter
Diagramm: Durchschnittlicher Umsatz pro Bon auf die Mitarbeiter aufgeteilt

Benchmark: Eine sehr gute Servicekraft macht ungefähr 10-12 € Umsatz/ Rechnung (dies gilt auch für einen klassischen Cafébetrieb).

Hinweis: Es ist auch möglich diese Kennzahlen händisch zu ermitteln. Dies ist jedoch mit einem großen Aufwand verbunden. Gern können wir Ihnen auch Empfehlungen zu geeigneten Kassen geben.

Wenn Sie die oben genannten Kennzahlen für Ihre Gastronomie bestimmt haben sollten Sie diese in Form von Balkendiagrammen (wie im Beispiel gezeigt) visualisieren, um einen entsprechenden Überblick zu gewinnen. Im nächsten Schritt geht es konkret um die Verwendung der gewonnenen Kennzahlen zur Optimierung Ihrer Dienstplanung.

Dienstplan erstellen Schritt 2: Kennzahlen nutzen für effizienten Personaleinsatz

Ziel der effizienten Dienstplanung ist es nun, die anfallenden Kassenbons/Stunde ideal mit dem zur Verfügung stehenden Personal abzudecken. Ideal bedeutet in diesem Fall folgende Bedingungen beim Dienstplan erstellen so gut wie möglich zu erfüllen:

Bedingung 1: Unterbesetzung vermeiden

Die erste Bedingung sieht vor, dass Sie Ihre Mitarbeiter so verteilen, dass die anfallenden Kassenbons/Stunde „bewältigt“ werden können. Wenn dies nicht der Fall ist, würde man von einer Unterbesetzung sprechen. Mit der Folge, dass einige Kunden nicht oder nicht ausreichend bedient werden können, also unzufrieden mit dem Service beziehungsweise dem Betrieb sind.

Bedingung 2: Überbesetzung vermeiden

Versuchen Sie die Überbesetzungen so gering wie möglich zu halten. In Bezug auf die ermittelten Kennzahlen bedeutet dies, dass die anfallenden Kassenbons/Stunde nur minimal unter der Summe der Kassenbons pro Stunden liegen dürfen, die durch die einzelne Mitarbeiter bewältigt werden können. Optimal wäre also wenn in Ihrem Betrieb in einer Stunde beispielsweise 20 Bons/Stunde anfallen und ein Mitarbeiter genau 20 Bons pro Stunde bewältigen kann.

Bedingung 3: Umsatz maximieren

Zusätzlich zur ersten und zweiten Bedingung sollten Sie Ihre Mitarbeiter im Dienstplan so verteilen, dass diejenigen, die den höchsten Umsatz pro Rechnung machen auch maximal viele Bons pro Schicht bewältigen „dürfen“.

Wie Sie sehen, ergibt sich hieraus eine äußerte komplizierte Optimierungsaufgabe, die man nicht ohne geeignete mathematische Modelle lösen kann. Insbesondere dann nicht, wenn Sie einen sehr großen Mitarbeiterpool zur Verfügung haben. Dafür bestehen zuverlässige Softwarelösungen, wie zum Beispiel gastromatic, die nicht nur die Optimierungsaufgabe übernehmen, sondern auch Personalplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung erledigen. Um praktikable und umsetzbare Lösungen zu generieren muss zunächst entschieden werden in welcher Schichtstruktur man arbeiten möchte. Dies hängt natürlich von den Kennzahlen Ihrer Gastronomie ab.

Für das vorgestellte Café erweist sich ein zwei-Schichtbetrieb (Früh-und Spätschicht) als praktikabel. Die Lösung des gastromatic Algorithmus ergibt, dass in der Frühschicht, die von 8-15 Uhr angesetzt wurde, Simone und Christin arbeiten sollten. In der Spätschicht, welche von 15-22 Uhr angesetzt ist, sollten Michelle, Elmar, Norbert und Susanne zusammen arbeiten, um die genannten Bedingungen optimal zu erfüllen.
Alle Mitarbeiter werden jedoch mit offenem Ende eingeteilt, sodass bei nicht erwartungstreuer Kundenentwicklung auch Mitarbeiter früher gehen können. Gleichzeitig muss man eine gewisse Flexibilität bei guten Kundenentwicklungen gewährleisten können, die man am besten durch eine geeignete Softwarelösung realisiert.

Hinweis: Für die Früh- und Spätschicht wurde jeweils die durchschnittliche anfallenden Kassenbons in diesen Zeitraum als Referenzgröße verwendet. Natürlich kann man sich auch dafür entscheiden mehrere Schichten zu planen. Dies hat den Vorteil genaueren Daten verwenden zu können, jedoch ist der Planungsaufwand dann auch größer.

Wenn auch Sie darüber nachdenken Ihre Dienstplanung professionell zu optimieren, dann stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Durch die Bestimmung und die Analyse Ihrer Kennzahlen in Verbindung mit unserem Lösungs-Algorithmus kann man eine optimale Schichtstruktur und Personalbesetzung schnell bestimmen. Falls Sie Interesse an einer entsprechenden Softwarelösung haben, schauen Sie doch mal auf unserer Website vorbei.

Hier geht es zu gastromatic

Ihr Ansprechpartner:

Patrick Pötzsch
06151/5200 237
info@gastromatic.de
www.gastromatic.de

Florian ist einer der beiden Geschäftsführer von gastromatic und von Beginn an dabei. Durch seinen intensiven Kontakt zu Kunden und Partner von gastromatic weiß er welche Themen im Personalbereich die Branche interessieren.