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Der perfekte Dienstplan: Schicht für Schicht ein Gedicht


Einen guten oder gar perfekten Dienstplan zu schreiben ist wirklich kompliziert, weil man viele Bedingungen gleichzeitig berücksichtigen muss. Wem es jedoch gelingt eine durchdachte Planung auf die Beine zu stellen, der wird reichlich belohnt. Wir zeigen euch, welche grundsätzlichen Herausforderungen es beim Planen gibt, warum es sich lohnt sich damit zu beschäftigen und wie man diese durch eine Anleitung besser lösen kann.

Herausforderungen

Der erste Schritt zu einer durchdachten Planung besteht darin die Herausforderung eines guten Dienstplans besser zu verstehen. Wir gliedern das Problem in drei grundsätzliche Bereiche, die berücksichtigt werden sollten:

Erstens: Mitarbeiterbezogene Rahmenbedingungen

  • Gesetzliche Vorgaben
    Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben, also Ruhezeiten und Pausen, Einhaltung von maximalen Stunden am Tag, Nachtarbeit
  • Sozialversicherungs- und steuerrelevante Vorgaben
    450 € Grenze bei Minijobbern, 850 € Grenze beim Midijobbern, 70 Arbeitstage im Jahr bei kurzfristiger Beschäftigung, etc.
  • Vertragliche Vorgaben
    Wochen- oder Monatsarbeitszeit, S-F-N-Zuschläge, Überstunden, Guttage, Feiertagsausgleiche, Ein- und Austritte etc.
  • Wunschzeiten bzw. Freiwünsche
  • Verteilung von freien Tagen
  • Urlaubs– und Krankheitstage
  • Sonstige Abwesenheiten (Berufsschule, Weiterbildungen, Elternzeit, etc.)

Zweitens: Wirtschaftlichkeit

  • Soll- und Ist-Produktivität
  • Unproduktive Stunden
  • Qualifikation
  • Personalaufwand (Crew und Management) und Umsatz

Drittens: Sonstige Rahmenbedingungen

  • Wetter
  • Veranstaltungen
  • Besonderheiten (Baustellen, Straßenfeste, etc.)

Durch die lange Liste an Bedingungen wird schnell klar, dass viel Wissen erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Personal-Grundwissen, betriebswirtschaftliche Grundlagen sowie ein Wissen über die aktuelle Lage der Region, des Personals sowie des Betriebs.

Die Frage ist nun, wie diese Rahmenbedingungen sinnvoll in einem Dienstplan verpackt werden können und warum das so wichtig ist. Starten wir am besten mit dem Warum.

 

Warum ist ein guter Dienstplan wichtig?

Im Folgenden wollen wir euch anhand einiger Punkte verdeutlichen, wie stark der Dienstplan Fair Play und Wirtschaftlichkeit eures Unternehmens zusammenhält:

Personalaufwand

Für die meisten Betriebe des Gastgewerbes ist der Personalaufwand der größte variable Kostenfaktor, der nicht selten über 35 % vom Umsatz ausmacht. Durch den Dienstplan wird der Personalaufwand unmittelbar gesteuert. Mit anderen Worten: Derjenige, der einen Dienstplan schreibt, bestimmt die Personalkosten des Betriebs. Aus diesem Grund ist die Einhaltung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ein Muss für eine nachhaltige Unternehmung.

Fairness und Stabilität

Im Hinblick auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter spielt Fairness und Stabilität des Dienstplans eine große Rolle. Der Dienstplan sollte gewährleisten, dass der Mitarbeiter nicht überlastet wird. Das heißt beispielsweise auch: Wenn viele Gäste im Restaurant sind, oder einige Mitarbeiter sich im Urlaub befinden, sollten sich die Auslastung sowie der Stress des Mitarbeiters nicht erhöhen.

Insbesondere in den heutigen Zeiten, in denen es schwer ist, gutes Personal zu finden und die Mitarbeiter sich den Betrieb aussuchen können, ist dieser Punkt extrem unterschätzt (siehe hierzu: Arbeitgebermarke).

Tipp: Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen bzw. zu quantifizieren, bietet es sich z.B. an, die Fluktuation und Krankheitsquote des Betriebs zu analysieren.

Einhaltung regulatorischer Vorgaben

Durch die Einhaltung der gesetzlichen, vertraglichen sowie den sozialversicherungs- & steuerrelevanten Vorgaben vermeidet man Probleme, die zu einem späteren Zeitpunkt als eine Art Bumerang zurückkommen können. Hiermit sind unangekündigte Zollkontrollen oder Betriebsprüfungen gemeint, aber auch vermeidbare nachträgliche Korrekturen der aufgelaufenen Arbeitszeiten.

Gastzufriedenheit

Last but not least gibt es ja auch noch den Gast, der gut betreut werden möchte. Immer wieder machen Studien deutlich, dass gerade die Service-Qualität über Erfolg oder Misserfolg in der Gastronomie entscheidet – noch knapp vor der Qualität des Essens. Eine dauerhafte Unterbesetzung (oder Überbesetzung) mangels eines sorgfältig geprüften Dienstplanes kann folglich schlimme Folgen haben.

Ein mögliches Szenario bei Unterbesetzung:

  1. Die Mitarbeiter sind unzufrieden, da zu sehr ausgelastet.
  2. Krankheitsquote steigt/Mitarbeiter kündigen -> Unterbesetzung wird schlimmer bzw. Mitarbeiter werden noch stärker ausgelastet.
  3. Der Gast bekommt diese Unzufriedenheit zu spüren: Er muss länger auf sein Essen warten und die Service-Qualität ist auch nicht so, wie er es gewohnt ist.
  4. Durch die negative Wahrnehmung des Restaurants will der Gast nicht wiederkommen und schreibt eventuell eine schlechte Bewertung, sodass auch andere Gäste sich umentscheiden und weniger oder im schlimmsten Fall gar nicht mehr kommen. Diese Auswirkungen führen dazu, dass der Umsatz zurück geht.

Wie man sieht, gibt es wirklich gute Gründe sich ausgiebig und intensiv mit dem Dienstplan zu beschäftigen. Dies gilt auch für kleine Betriebe, die nicht so viele Mitarbeiter haben.

Zusammenfassend listen wir nun auf, auf welche speziellen Bereiche der Dienstplan einen besonders erheblichen Einfluss hat:

  • Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Zufriedenheit des Gastes
  • Personalkosten
  • Umsatz
  • Zollkontrollen und Betriebsprüfungen

Anleitung zu einem guten Dienstplan

Da wir nun die Herausforderung und die Wichtigkeit eines guten Dienstplans geklärt haben, geht es nun an’s Eingemachte: Wie kann man denn nun einen (wirklich!) guten Dienstplan schreiben? Nachfolgend möchten wir euch eine Anleitung zum Schreiben eines guten Dienstplans geben. Vorab kann man jedoch mit Sicherheit zwei Dinge sagen:

  1. Ein guter Dienstplan ohne EDV Unterstützung ist nicht möglich (zumindest nicht in einer angemessenen Zeit).
    Warum? Die Gründe dafür hierfür sind dynamische Veränderungen. Jeder gute Dienstplan wird durch einen iterativen Prozess gefunden. Das heißt man muss zügig Schichten hinzufügen, löschen und verändern können und dabei jeweils das Ergebnis bzw. die Veränderungen dynamisch betrachten. Gleichzeitig sollte es möglich sein alle notwendigen Informationen (siehe Herausforderungen) im Blick zu behalten.
    Man kann es auch so sehen: Je schlechter das EDV System, desto besser müssen die Fähigkeiten und das Wissen des Planers sein. Gute und erfahrene Personalplaner und Disponenten sind jedoch teuer und schwer zu finden.
  2. Jeder muss die präsentierte Anleitung auf die Gegebenheiten seines Betriebs anpassen.
    Jeder Betrieb ist anders, dies hängt vor allem mit dem Konzept und dem Personalstamm zusammen. Manche Restaurants arbeiten beispielsweise mit Wunschzeiten andere mit Freiwünschen und bei manchen gibt es das gar nicht. Die präsentierte Anleitung liefert euch Ideen, wie ein guter Dienstplan entstehen kann; diese müssen natürlich individuell angepasst werden.

Und so geht’s:

Vorbereitung

 

Dienstplan 0

 

Eine gute Vorbereitung ist fast die halbe Miete. Folgendes sollte man im Voraus berücksichtigen:

  1. Sortierung/Gruppierung der Mitarbeiter nach Beschäftigungsverhältnissen und Qualifikationen
    (Siehe dazu unten exemplarisch einen Screenshot aus der Personalorganisationssoftware gastromatic, um den Gedanken zu verdeutlichen)
  2. Planung des Mitarbeiterbedarfs anhand des Wetters, erwarteter Gästen, Umsatz etc. (so genau wie möglich)
    Das wird wahrscheinlich eine Weile dauern, da man historische Daten entsprechend berücksichtigen sollte. Man sollte außerdem sicherstellen, dass alle Verfügbarkeiten und Abwesenheiten bekannt sind und diese auch übersichtlich in der zu planenden Woche sichtbar sind.

 

Dienstplan 1
Sortierung/Gruppierung der Mitarbeiter nach Beschäftigungsverhältnissen und Qualifikationen in gastromatic

 

Planung der festangestellten Mitarbeiter (Vollzeit und Teilzeit)

 

Dienstplan 2

 

Um eine gute Auslastung des Dienstplans zu gewährleisten, sollte man den festgelegten Bedarf sinnvoll füllen und dabei die mitarbeiterbezogenen Rahmenbedingungen (siehe oben) berücksichtigen. Bei der Planung müssen natürlich die bisher gearbeiteten Stunden in diesem Monat bzw. Jahr berücksichtigt werden, um Überstunden gezielt auf- oder abzubauen.
Bei der Dienstplanung von beispielsweise gastromatic werden die Zeiterfassungsdaten direkt im Dienstplan zur Verfügung gestellt und optisch ansprechend mit den mitarbeiterbezogenen Daten in Verbindung gebracht.

 

Planung von Aushilfen

 

 

  1. Verfügbarkeiten bzw. Freiwünsche betrachten.
  2. Offenen Bedarf sichten und durch Aushilfen sinnvoll decken. In diesem Schritt ist es wichtig, die steuer- und sozialversicherungsrelevanten Bedingungen übersichtlich im Blick zu behalten, um nachträgliche Korrekturen zu verhindern und um eine mögliche Unterbesetzung zu vermeiden.

 

Beispiel: Ein Minijobber darf in einem Monat ohne Probleme bis zu 675 € verdienen, jedoch muss die Jahresgrenze von 5400 Euro eingehalten werden. (Für mehr Infos: „Maximaler Verdienst im Minijob – Was ist zu beachten?“)

Tipp: Um diese Kennzahlen dynamisch im Blick zu behalten, bedarf es unbedingt einer elektronischer Unterstützung.

 

Probleme identifizieren

 

 

Es gilt auch die eigenen Problembereiche zu erkennen und diesen gezielt mittels guter Planung entgegenzuwirken. Solche Fragen sind beispielsweise: Gibt es offenen Bedarf oder Überbesetzungen und wie flexibel bin ich gegenüber unvorhergesehenen Änderungen aufgestellt (Krankheit, veränderte Wetterbedingungen)?
Falls erforderlich, muss man an dieser Stelle wieder zu Phase 2 zurück, um Anpassungen vorzunehmen. Vielleicht hat ein festangestellter Mitarbeiter Minusstunden auf seinem Arbeitszeitkonto und kann eingeplant werden (bei Unterbesetzung), oder es gibt aufgebaute Guttage (bei Überbesetzung), die verbraucht werden können.

Der Zyklus muss so lange durchlaufen werden, bis alle Lücken gut gefüllt wurden.

 

Reflektion

 

 

Bevor der nächste Dienstplan geschrieben wird, muss der davor geschriebene Dienstplan beurteilt werden. Am besten startet man damit, die Abweichung zwischen Plan- und Ist-Zeiten zu analysieren und dann explizit auf Ursachenforschung zu gehen. Ein guter Tipp ist, dass der Betriebsleiter am Ende jeden Tages einen kurzen Kommentar zu dem geplanten Bedarf und dem tatsächlichen Aufkommen dokumentiert. Das könnte zum Beispiel so aussehen: „Wir haben insgesamt mit einem Umsatz von 2500 € geplant, wurden heute jedoch überrannt, insbesondere in der Zeit zwischen 12 und 15 Uhr. In diesem Zeitraum waren wir im Service deutlich unterbesetzt, daher haben alle ein wenig länger gearbeitet als geplant. Ich glaube es lag an dem doch sehr guten Wetter, das wir anfangs nicht so erwartet hatten.“

 

Fazit

Der Dienstplan ist ein mächtiges Instrument und hat erheblichen Einfluss auf Personalkosten, Umsatz, Mitarbeiter- und Gastzufriedenheit. Des Weiteren reduziert eine durchdachte Planung den Aufwand nachträglicher Arbeitszeitkorrekturen und verhindert böse Überraschungen bei der nächsten Zoll- oder Betriebsprüfung. Hierzu sollte man sich jedoch mit den Personal-Anforderungen auskennen und die individuellen Belange des Unternehmens berücksichtigen.

Aus diesem Grund lohnt es sich Zeit und Mühe zu investieren, um den Dienstplan kontinuierlich und iterativ zu verbessern. Insbesondere die Auswahl des EDV Systems bestimmt maßgeblich die erreichbare Qualität. Unser Tipp ist deshalb, sich als erstes ausgiebig mit den verschiedenen Systemen zu beschäftigen und dann den optimierenden Prozess einzuleiten.

Ein guter Dienstplan verbindet Fairness mit Wirtschaftlichkeit und kommt am Ende Unternehmen, Mitarbeitern und Gästen zu Gute. Poetisch ausgedrückt: Schicht für Schicht ein Gedicht.

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Patrick Pötzsch

Gründer & Geschäftsführer, gastromatic

Patrick ist zusammen mit Florian Geschäftsführer von gastromatic. Seine Aufgabenschwerpunkte liegen im Entwicklungsbereich sowie in der Marken- und Organisationsentwicklung. Eine von Patricks Leidenschaften ist, praktische Probleme des Gastgewerbes so einfach wie möglich zu lösen. Insbesondere das Thema "Optimaler Personaleinsatz" findet er faszinierend, da die Branche extrem vielfältige Anforderungen hat.

  1. Eike

    Respekt, sehr gut erklärt

    1. Patrick Pötzsch

      Vielen Dank für das gute Feedback. 🙂 Freut uns sehr!

  2. Michael Peters

    Hallo Patrick,
    Eure Newsletter sind immer interessant und relevant. Ich werde meinen Kunden weiterhin Eure Software empfehlen.
    Bitte kontaktiert doch einmal Mark Jasiek vom Hotel Amadeus in Isernhagen/Altwarmbüchen.
    Beste Grüße
    Dr. Michael Peters, Genesys International

    1. Patrick Pötzsch

      Hallo Michael, vielen dank für deine Nachricht und dein Feedback zum Newsletter. Gerne melden wir uns bei beim Hotel Amadeus!
      Viele Grüße
      Patrick

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