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Gastro-Controlling: Die wichtigsten Personalkennzahlen stets im Auge behalten

Als Faustformel gilt, dass die Produktivität durchschnittlich nicht weniger als 45 Euro/Mitarbeiterstunde betragen sollte. In diesem Artikel geben wir Denkanstöße wie man durch geeignete Datenanalyse seine Tagesproduktivität bis zu 20% steigern kann.

Effizienter Waren- und Personaleinsatz sind maßgebliche Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg im Gastgewerbe. Bereits die Personalkosten „verzehren“ durchschnittlich über 30 % vom Umsatz. Beim Wareneinsatz kalkuliert man mit einem ähnlichen Verhältnis. Aus diesem Grund lohnt es sich ein wenig Zeit in das Controlling dieser zwei Teilbereiche zu investieren.

In diesem Artikel liegt der Fokus auf den Kennzahlen aus dem Personalbereich. Konkret geht es um die Produktivität pro Tag:

Tagesproduktivität = Nettoumsatz/(Mitarbeiterstunde)

Diese Kennzahl beschreibt wie viel Umsatz in jeder bezahlten Mitarbeiterstunde generiert wird. Nun stellt sich die Frage, wie unproduktive Stunden, also bezahlte Stunden in Abwesenheiten wie Urlaube, Krankheiten, etc. in diese Kennzahl mit einfließen.

Variante 1: Man addiert die unproduktiven Stunden zu den „Mitarbeiterstunden“ genau dann hinzu, wenn Mitarbeiter wirklich in Abwesenheit sind. Nachteil: In Urlaubs- oder Krankheitsperioden ist die Produktivitätskennzahl nicht aussagekräftig. Zusätzlich ist die Kennzahl in Zeiten ohne bezahlte Abwesenheiten auch verzerrt, da Urlaubsstunden und Krankheitsstunden „auflaufen“.

Aus diesem Grund ist es ratsam, die durchschnittliche Anzahl der unproduktiven Stunden pro Tag zu berechnen. Hierzu summiert man alle Resturlaubstage sowie die durchschnittliche Anzahl der Krankheitstage für ein Jahr zusammen.

Dieser Ansatz führt zu der von uns präferierten Variante 2.

Variante 2: Anstatt die tatsächlichen angefallenen Stunden in Abwesenheit zu verwenden addiert man immer die durchschnittlichen unproduktiven Stunden pro Tag zur Tagesproduktivität hinzu , um eine möglichst unverzerrte Kennzahl über die Zeit zu erhalten.

Tagesproduktivität (2) = Nettoumsatz/ (Mitarbeiterstunde+ durchschnittliche unproduktive Stunden)

Um die Anzahl der unproduktiven Stunden pro Tag zu erhalten muss man nur noch die Abwesenheitstage in Stunden umrechnen und durch die Arbeitstage im Jahr teilen.
Ein Beispiel: 60 Resturlaubstage * 8 Stunden= 480 Stunden
10 Krankheitstage* 8 Stunden= 80 Stunden
Arbeitstage im Jahr = 200
→Durchschnittliche unproduktive Stunden pro Tag=560 Stunden/200 Arbeitstage = 2,8

Drei Möglichkeiten zur Steigerung der Tagesproduktivität

Wie eingangs erwähnt sollen hier, Denkanstöße vermittelt werden, wie die Tagesproduktivität effizient gesteigert werden kann. Im Prinzip gibt es nur drei
Möglichkeiten dies zu tun:

Möglichkeit 1: Nettoumsatz steigern bei konstanten Mitarbeiterstunden

Möglichkeit 2: Mitarbeiterstunden senken bei konstantem Nettoumsatz

Möglichkeit 3: Nettoumsatz steigern und Mitarbeiterstunden senken

Um den Nettoumsatz zu steigern, verweisen wir hier nochmal auf unseren Artikel aus der Vergangenheit „Professionelle Dienstplanung ist komplizierter als man denkt“ in dem es gezielt um die Maximierung des Durchschnittsbons geht.

Anzahl der gearbeiteten Stunden senken

Im Folgenden geht es darum, wie die Anzahl der gearbeiteten Stunden gesenkt werden kann (Möglichkeit 2). Hierzu betrachten wir das folgende Schaubild, in dem der durchschnittliche Umsatz pro Stunde sowie die Anzahl der gearbeiteten Stunden aufgetragen sind. Im Schaubild haben wir einen Zeitraum von drei Monaten gewählt, um eindeutige Tendenzen hinsichtlich des durchschnittlichen Umsatzes und Arbeitsstunden erkennen zu können.

Bei genauern Betrachtung des obigen Schaubilds ist klar zu erkennen, dass ab 10 Uhr der Umsatz deutlich zunimmt und in der Mittagszeit von 12 bis 13 Uhr den Höhepunkt von durchschnittlich 380 Euro/Stunde erreicht. Ab 17 Uhr wird es dann deutlich ruhiger und der Umsatz ebbt ab.

Für den gewählten Testbetrieb aus dem Schaubild liegt die Tagesproduktivität bei ungefähr 45 Euro/Mitarbeiterstunde. Dieser Wert ist nicht schlecht, aber es gibt ordentlich Potenzial nach oben!

Hierzu betrachten wir nun die gestrichelte Linie, welche die durchschnittliche Produktivität im Tagesverlauf repräsentiert. Im Zeitraum von 12- 17 Uhr liegt die Produktivität deutlich über 45 Euro/Stunde.

Interessant sind die „Randstunden“:

Von 7 – 10 Uhr: Es werden durchschnittlich drei Mitarbeiterstunden pro Tagesstunde geplant, obwohl kaum Umsatz generiert wird. Es ist daher ratsam die Dienstplanung in diesen Stunden geeignet anzupassen. Wir empfehlen die Stunden zu halbieren (natürlich geht das nicht an allen Tagen gleichermaßen).

Von 17 -19 Uhr: Es werden durchschnittlich vier Mitarbeiterstunden pro Tagesstunde geplant, obwohl kaum Umsatz generiert wird. Unsere Empfehlung die Mitarbeiterstunden auf eins zu reduzieren oder die Öffnungszeiten an die Umsatzentwicklung anzupassen.

Fazit: Durch unsere Empfehlungen im Bezug auf die Randstunden ist im gewählten Beispiel eine Steigerung der Tagesproduktivität auf 55 Euro (22%) möglich! Bei einem durchschnittlichen Lohnniveau von 15 Euro/Stunde ergibt sich eine Personaleinsatzquote von 27 %.

Zur Senkung des Lohniveaus bzw. zur Verbesserung der Personaleinsatzquote verweisen wir an dieser Stelle auf den Blogeintrag „Warum Studenten mehr als 450 Euro /Monat verdienen sollten“ in dem es inhaltlich um die Einsparung von Lohnnebenkosten geht.

Durch unser neues Controlling Tool bieten wir zahlreiche Schaubilder und Kennzahlen speziell für das Gastgewerbe, die sich durch Gespräche mit Interessenten und Kunden ergeben haben und durch uns verfeinert wurden. Falls Sie weitere Informationen hierzu benötigen, dann zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ihr Ansprechpartner:
Patrick Pötzsch
06151/78 777 44
info@gastromatic.de
www.gastromatic.de

In zwei Wochen geben wir Impulse wie man durch Datenanalyse ineffizienten Wareneinsatz erkennen kann (Sehr spannend!).