Betriebsprüfung – Zollprüfung in Gastronomie und Hotellerie

Betriebsprüfung Zoll Gastronomie
Betriebsprüfung durch den Zoll in Gastronomie & Hotellerie

Die Vorstellung einer unangekündigten Betriebsprüfung sorgt wohl bei den meisten Gastronomen und Hoteliers für graue Haare und schlaflose Nächte. Schweißgebadet wacht man aus einem Traum auf, in dem der Zoll  den eigenen Betrieb stürmt und alles auf den Kopf stellt, ganz wie bei einer bewaffneten Razzia. Dabei könnte man mit der richtigen Vorbereitung doch eigentlich völlig entspannt sein. Der Trick: Arbeite ordnungsgemäß und sei auf Betriebsprüfungen gut vorbereitet. „Leichter gesagt als getan“ denken jetzt sicher viele. Wir haben für euch ein paar Tipps, mit denen ihr wieder seelenruhig schlafen könnt. Wir wollen unsere Kunden sowohl mit unserer Software als auch mit unserem Wissen auf Betriebsprüfungen vorbereiten. Daher war das Thema „Betriebsprüfung“ auch Gegenstand eines Workshops bei unserem ersten Kundenevent. Wir haben 50 gastromatic-Kunden aus NRW auf die Marienburg in Monheim eingeladen, um in schöner Atmosphäre gebündelt unser Wissen rund um Betriebsprüfungen und viele andere Themen an unsere Kunden weiterzugeben. Die Basics unseres Vortrags, der sich auch auf Erfahrungen unserer Kunden stützt, fassen wir nun in einem Blogbeitrag zusammen! 😊

 

Betriebsprüfungen: Welche Arten der Prüfung gibt es überhaupt?

  • Prüfungen des Zolls durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Diese Kontrollen erfolgen in aller Regel unangemeldet. Zu erwarten ist entweder ein freundlicher Kontrollbesuch ziviler Beamter oder aber eine etwas „umfassendere Überprüfung“.
  • Prüfung der Sozialversicherung durch den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Diese Prüfungen finden normalerweise im 4-jährigen Rhythmus statt (§28p SGB IV), es werden keine Prüfungen übersprungen. Außerplanmäßige Betriebsprüfungen sind in besonderen Fällen auf Anordnung oder auf Antrag des Arbeitgebers möglich.
  • Prüfungen des Betriebsstätten-Finanzamts (Lohnsteueraußenprüfung). Über die Häufigkeit kann keine Aussage gemacht werden. Als grobe Regel gilt: große Betriebe werden häufiger geprüft als kleine. Außerdem ist bei hohen Nachzahlungen anlässlich der letzten Lohnsteueraußenprüfung mit einer höheren Prüffrequenz zu rechnen.
  • Prüfungen der Unfallversicherungen. Diese Kontrollen sind stets angemeldet und dienen ausschließlich der Prüfung auf Einhaltung der UVV im Betrieb.
  • Prüfungen der Feuerwehr oder der Bauaufsicht auf Einhaltung der Brandschutzvorschriften.
  • Prüfungen der Ordnungs- oder Veterinärämter auf Einhaltung der Hygienevorschriften.

Wir wollen uns heute dem ersten Fall widmen und die Basics zu Zollkontrollen zusammenfassen. Auf die anderen Prüfungsarten gehen wir in weiteren Blogbeiträgen aus der Serie „Betriebsprüfungen“ ein.

 Zollprüfungen – Was man wissen muss

Zunächst einmal sollte man es so sehen: Wenn alles im Betrieb glatt und gesetzeskonform läuft, hat man nichts zur befürchten. Probleme entstehen oft vor allem dann, wenn Unwissenheit darüber herrscht, was überhaupt gesetzlich vorgeschrieben ist. In Bezug auf Betriebsprüfungen durch den Zoll sollte man sich unbedingt mit dem Mindestlohngesetz und in dem Zusammenhang natürlich mit dem Arbeitszeitgesetz sowie der Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten auseinandersetzen; die Basics dazu haben wir vor Kurzem hier in einem separaten Blogbeitrag zusammengefasst. Die Betriebsprüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls dienen also der Überprüfung aller Arbeitsverhältnisse (Prüfung auf illegale Beschäftigung, Einhaltung des Mindestlohns, Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes), für die zwingend eine Anmeldung (Sofortmeldung) in der Datenbank der Deutschen Rentenversicherung vorliegen muss! Die Ergebnisse einer solchen Kontrolle werden auch dem Prüfdienst der deutschen Rentenversicherung mitgeteilt. Auch darüber haben wir hier auf unserem Blog bereits ausführlich berichtet, denn die Sofortmeldung kann in unserem Personalplanungs-Tool gastromatic jederzeit automatisch vorgenommen werden: Sobald ein/e Mitarbeiter/in im System angelegt wird, kann dieser mit nur einem Klick sofortgemeldet werden. Ist dies nicht passiert, wird es gelinde gesagt ungemütlich und hohe Strafen drohen. Zunächst wollen wir jedoch der Frage nachgehen, wie so ein Kontrollbesuch überhaupt aussieht.

Wie läuft eine Kontrolle ab?

Viele malen sich kafkaeske Verhörsituationen und Durchsuchungsszenarien aus, wenn sie an Betriebsprüfungen durch den Zoll denken. Dabei sieht die Realität in den meisten Fällen ganz anders aus: Kontrollen des Zolls finden in aller Regel unangemeldet statt. Jedoch ist auffällig, dass der Zoll durchaus systematisch über mehrere Tage hinweg eine bestimmte Region „abgrast“. Hierbei handelt es sich dann zumeist um turnusmäßige Kontrollen, die nicht auf Grund eines Verdachtsmomentes oder gar einer Anzeige stattfinden. In der Regel erscheinen die Beamten in Zivil und treten zunächst als normale Gäste auf, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Nach einiger Zeit geben sie sich als Kontrolleure zu erkennen. Sollten die Zöllner in größerer Anzahl, uniformiert und eventuell sogar bewaffnet auftauchen, liegt im Allgemeinen etwas anderes in der Luft. Dieser Form der Kontrolle geht oft eine Anzeige oder gehäufte Meldungen von Beschäftigten (oder eines unfairen Mitbewerbers) voraus. Mit anderen Worten: Es liegen gegebenenfalls konkrete Hinweise auf Schwarzarbeit oder Unterschreitung des Mindestlohns vor. In beiden Fällen verlangen die Beamten, dass die Personalausweise aller im Betrieb gegenwärtig anwesenden Beschäftigten vorgelegt werden. Dabei darf keine/r der Arbeitnehmer/innen das Betriebsgelände verlassen. Die Personalien der Beschäftigten werden geprüft und mit der Liste der per Sofortmeldung theoretisch vorhandenen Beschäftigten abgeglichen. Zudem werden ggf. Mitarbeiter/innen befragt. Ergibt sich hier eine Diskrepanz, sollte also bspw. ein offensichtlich Beschäftigter angetroffen werden, für den keine Anmeldung (Sofortmeldung) in der Datenbank der Deutschen Rentenversicherung vorliegt, wird die Sache sehr problematisch. In diesem Fall ist der Tatbestand der illegalen Beschäftigung bereits gegeben, was fast unvermeidbar zu einem Bußgeld führt! Wie dieses ausfällt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig.

Höhe des Bußgelds

Es bleibt im Normalfall bei einem Verwarngeld von höchstens 500 Euro pro Fall, sofern der Betrieb vorher noch nicht auffällig geworden ist und in der Vergangenheit die Sofortmeldungen zeitgerecht abgegeben wurden. Falls es sich jedoch nicht um den ersten Verstoß handelt, fällt das Bußgeld häufig deutlich höher aus. Entscheidend ist die Situation, in der die illegale Beschäftigung offengelegt wurde sowie die Gesamtkonstellation im Betrieb:

  • Haben sich die Anwesenden gegenüber dem Zoll kooperativ verhalten?
  • Wurde offensichtlich versucht einen Beschäftigten als „zufällig anwesenden Freund des Hauses, der nur mal kurz zu Besuch ist“ zu deklarieren?
  • Hat ein Beschäftigter zu Beginn der Beschäftigung versucht das Gelände fluchtartig zu verlassen?

Wurden Verstöße bereits in der Vergangenheit dokumentiert und Betreiber/innen zeigen sich unkooperativ bzw. versuchen Gesetzeswidrigkeiten zu verschleiern, können laut § 21 MiLoG im schlimmsten Fall Bußgelder von bis zu 500.000 Euro verhängt werden.

Befragungen der Mitarbeiter/innen

Die Beamten sind nicht nur befugt, im Zuge der Betriebsprüfung Grundstücke zu betreten und Geschäftsunterlagen einzusehen, sie können sogar Personal befragen und machen davon sehr häufig Gebrauch. Sie führen Einzelgespräche mit einer Auswahl von Beschäftigten, manchmal werden alle befragt. Der Zoll bittet dafür um einen geeigneten Raum. Dem sollte, sofern dies möglichst ist, entsprochen werden, da die Beschäftigten andernfalls in die Einsatzfahrzeuge gebeten werden, was sie womöglich unnötig verunsichert oder unter Druck setzt. In diesen Einzelgesprächen fragt der Zoll die Mitarbeiter/innen nach den Umständen des jeweiligen Arbeitsverhältnisses. Sie werden u.a. zu Überstunden, Pausen, der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage und zum Lohnniveau befragt. Zum einen notiert der Beamte die Aussagen des Beschäftigten und wird diese später gegen die schriftlichen Unterlagen (Arbeitsverträge, Zeitabrechnungen, Entgeltabrechnungen, SV-Meldungen usw.) abgleichen, zum anderen gewinnt er einen Gesamteindruck über den Betrieb. Besonderes Augenmerk legen die Zöllner auf die Beschäftigten in den einfacheren Tätigkeiten. Aus Erfahrung wissen die Zöllner, dass diese Beschäftigte eher die Wahrheit sagen, sich zu einer Beschwerde über niedrigen Lohn oder Überstunden hinreißen lassen oder sich unmittelbar in Widersprüche verstricken. Nicht zuletzt deswegen müssen wir es auch an dieser Stelle noch einmal betonen: Die Zufriedenheit aller im Team sollte stets höchste Priorität haben, auch wenn das natürlich kein Garant dafür ist, dass nicht doch mal Beschwerden erfolgen.

Wie kann ich abschätzen, wann die nächste Betriebsprüfung ansteht?

Wann der Zoll eine Betriebsprüfung durchführt, ist schwer vorherzusagen; man hat allerdings Einfluss darauf, welchen Listenplatz man auf den standardisierten Betriebsprüfungslisten einnimmt. Dazu muss man wissen, wie die Standardkontrolllisten des Zolls zusammengestellt werden. Dies geschieht automatisiert nach folgenden Kriterien:

  • Pro Betrieb wird eine Art „Punkteliste“ erstellt. Dabei wird für jede verspätet oder gar nicht abgegebene Sofortmeldung eine entsprechende Anzahl von Punkten auf deine Betriebsnummer „gutgeschrieben“.
  • Verspätet abgegebene Sofortmeldungen erkennt das System der DRV durch Abgleich des Abgabezeitpunktes mit dem Beschäftigungsbeginn. Die Sofortmeldung muss unbedingt vor dem offiziellen Arbeitsbeginn erfolgen!
  • Nicht abgegebene Sofortmeldungen werden erkannt, weil die Datenbank der DRV (Zolldatenbank) regelmäßig mit den regulären Anmeldungen bei den Krankenkassen abgeglichen wird. Wurde eine normale Anmeldung (Grund 10) abgegeben, jedoch keine Sofortmeldung, „fehlt“ demzufolge die Sofortmeldung, was wieder zu einer „Punktegutschrift“ auf deiner Betriebsnummer führt.
  • Wurde dann auch die Anmeldung zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse (Grund 10) noch verspätet vorgenommen (> 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn), hagelt es sofort noch ein paar Extrapunkte.

Durch „fleißiges Punktesammeln“ kann man auf der Hitliste des Zolls also auf eine prominente Position rutschen. Hinzu kommen natürlich noch weitere Faktoren, wie z.B. die Anzahl der Beschäftigten, die in die Bewertung einfließen. Verdichten sich diese Faktoren, weil zugleich noch Beschwerden von (aktuellen/ehemaligen) Beschäftigten vorliegen oder weil in der Vergangenheit vielleicht sogar Strafen gegen den Betrieb ausgesprochen wurden, muss man mit einer baldigen Betriebsprüfung rechnen.

So sieht eine gute Vorbereitung auf Zollkontrollen aus

Wer möchte, dass die Betriebsprüfung schnell und effizient verläuft, sollte Vorkehrungen treffen! Man sollte einen Ordner mit der Beschriftung „Zoll“ anlegen, der stets im Betrieb bleibt und auf den jederzeit zugegriffen werden kann. Dieser Ordner sollte folgendes enthalten:

  • Eine Kopie der Sofortmeldung aller Beschäftigten
  • Eine Kopie des Personalausweises aller Beschäftigten
  • Eine Kopie der Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnisse bei Nicht-EU-Personen
  • Eine Kopie der unterzeichneten Belehrung zur Mitführungspflicht aller Beschäftigten
  • auch noch die Kopien der Arbeitszeitabrechnungen des letzten abgerechneten Monats
  • Entgeltabrechnungen (nur letzter Monat) sollte der Ordner nur dann beinhalten, wenn sichergestellt ist, dass die Unterlagen nicht von unbefugten Dritten eingesehen werden können. In diesem Fall muss aber gewährleistet sein, dass zu jedem Zeitpunkt eine Person anwesend ist, die dem Zoll diesen Ordner aushändigen kann. Er sollte sich unter Verschluss befinden.

Mit einer solchen Vorbereitung zeigt man nicht nur, dass man die Kontrolle ernst nimmt, die Zollbeamten unterstützen will und transparent arbeitet, man beschleunigt auch den Kontrollprozess, selbst wenn Beschäftigte nicht (wie vorgeschrieben) ein Personaldokument mitführen. Die Kopie ist zwar kein Ersatz, beschleunigt aber drastisch die polizeiliche Rückfrage, die in diesen Fällen immer vorgenommen wird. Gibt es keine besonderen Auffälligkeiten und man hat den Ordner zur Hand, ist der Spuk mit etwas Glück schon nach 15 Minuten vorbei und alle können schnell wieder ihrer Arbeit nachgehen. Im Idealfall kann man dem Zoll also die geforderten Unterlagen und Nachweise sofort zur Verfügung stellen. Ist dies nicht möglich, hat man eine Woche Zeit, um die geforderten Nachweise zu erbringen.

 

Hinweis: Vielen Dank an Herrn Lehmann, unserem Experten für Lohnabrechnung, der mit seinem Wissen an diesem Beitrag mitgewirkt hat. Hierbei handelt es sich dennoch ausdrücklich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

Valerija hat Germanistik & Romanistik studiert und schon in diversen Bereichen gearbeitet. Der gemeinsame Nenner war dabei immer Sprache/Kommunikation, ob beim Goethe Institut in New York, bei der Naming-Agentur Endmark oder bei ihrem aktuellen Promotionsprojekt. Zur Gastronomiebranche hat sie die Personalplanungssoftware gastromatic gebracht, wo sie seit August 2016 für Content und PR verantwortlich ist.

2 Kommentare zu Betriebsprüfung – Zollprüfung in Gastronomie und Hotellerie

  1. Hallo, eine Frage zu den Sofortmeldungen: Wird der Betrieb auch „auffällig“, wenn keine Sofortmeldung gemacht wurde, die reguläre Meldung aber noch vor Arbeitsbeginn erfolgt ist? Ich dachte bisher immer, eine Sofortmeldung wäre nur erforderlich, wenn die reguläre Meldung nicht vor Arbeitsbeginn erfolgen kann (z.B. weil noch nicht alle Informationen vorliegen).

    Viele Grüße, Carla

    • Hallo Carla,
      vielen Dank für deine Frage! Unseres Wissens müssen beide Meldungen zwingend vorgenommen werden. Fest steht: Eine reguläre Anmeldung (Grund 10) zur Sozialversicherung ist trotz Sofortmeldung mit dem Abgabegrund 20 erforderlich. Du gehst jetzt aber von dem Fall aus, dass du die reguläre Anmeldung vor Arbeitsbeginn durchführst, richtig? Man ist gesetzlich zu beiden Meldungen verpflichtet. Auf der Website der Deutschen Rentenversicherung wird es wie folgt erklärt: „Ist nach der Beschäftigungsaufnahme und der bereits abgegebenen Anmeldung (Abgabegrund 10) eine Sofortmeldung nachzuholen? –> Das Problem stellt sich nicht, da aus gesetzlichen Gründen spätestens bei Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung abzusetzen ist. Versäumt der Arbeitgeber die rechtzeitige Abgabe der Sofortmeldung, ist diese nachzuholen. Grundsätzlich sind verspätete Meldungen wie fehlende Meldungen bußgeldbewehrt (§ 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV).“ (Vgl. Deutsche Rentenversicherung)