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Automatischer Dienstplan Fairness

Der Algorithmus macht’s möglich – 5 Gründe, wieso ein automatischer Dienstplan fairer ist.


Planerin oder Planer zu sein, ist nicht die beliebteste Rolle – und das nicht nur, weil man von individuellen Wünschen der Mitarbeiter über Rahmenbedingungen bis hin zu gesetzlichen Grenzen extrem viele Dinge beachten muss. Ein psychologisch besonders stressiger Aspekt ist, dass es für Dienstplan-Verantwortliche an der Tagesordnung ist, Schichten zu vergeben, die von Mitarbeitern als unfair empfunden werden. Ein vollautomatischer Dienstplan kann euren schlaflosen Nächten endlich ein Ende setzen. Denn er löst diese hochkomplexe Aufgabe nicht nur schnell, sondern sorgt auch noch dafür, dass der Dienstplan möglichst fair gestaltet ist. So wird das Arbeiten für alle besser – nicht nur für euch, sondern auch für eure Mitarbeiter.

Was ist ein automatischer Dienstplan?

Googelt man “automatische Dienstplanung”, landet man auf den Seiten von Unternehmen, die digitale Personalplanungstools anbieten. Was wir jedoch damit meinen, ist die automatische Dienstplan mit nur wenigen Klicks und ohne das zeitintensive, manuelle Zuordnen von Mitarbeiter zu Schicht! Wir gehen hier also einen Schritt weiter und über die reine Digitalisierung von Dienstplänen hinaus: Es geht um eine völlig neue, Algorithmus-basierte Art des vollautomatisierten Planens, die bestimmte Kriterien für euch berücksichtigt, die ihr selbst als Dienstplan-Verantwortliche gar nicht alle im Blick haben könnt. Neben dem automatischen Einhalten gesetzlicher Vorgaben und der Optimierung nach wirtschaftlichen und mitarbeiterbezogenen Rahmenbedingungen – die ihr vorab natürlich ganz individuell festlegt – bietet so ein intelligentes System vor allem den Vorteil, dass Mitarbeiterwünsche und eine faire Verteilung der Schichten berücksichtigt werden. Und das macht nicht nur euch als Planerinnen und Planer, sondern auch euer Team happy!

 

Wie kann der automatische Dienstplan in Sachen Fairness punkten?

Heißt es also schon bald: Fair, fairer, automatisch? Was passiert, wenn ein Algorithmus und nicht der Mensch die Dienstplanung macht? Das ist eine Frage, mit der wir von gastromatic uns schon sehr lange beschäftigen. Nach reichlicher Tüftelei steht fest: Oh ja, der automatische Dienstplan, wie wir ihn programmiert haben, ist ein unschlagbarer Fach- und Fairness-Profi. Dabei ist er jedoch auf vom Menschen gemachte Regeln angewiesen und macht genau das, was ihr ihm sagt. Er ist somit ein verlässlicher Helfer, der nie Regeln bricht, immer zu 100% konzentriert ist und unermüdlich alle Schichtkombinationen ausprobiert, bis er die beste gefunden hat. Der automatische Dienstplan steht Planenden also zu Seite, wenn immer sie ihn brauchen – und ist dabei fairer und objektiver, als es ein Mensch sein könnte. Warum genau das so ist, erklären wir euch jetzt genauer: Hier kommen fünf Gründe, wieso der automatische Dienstplan Fairness auf ein neues Level hebt.

 

Grund #1: Ein automatischer Dienstplan betrachtet einen längeren Zeitraum

Der übliche Planungszeitraum in der Gastronomie beträgt eine Woche. Der automatisierte Dienstplan betrachtet den kompletten Monat oder sogar einen noch größeren Zeitraum. Dadurch können die Arbeitszeiten über den gesamten Monaten fairer verteilt werden und es stauen sich keine Unter- oder Überstunden am Ende eines Monats an. Außerdem bedeutet das für Mitarbeiter eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und privater Lebensführung: Dadurch, dass nicht mehr nur wochenweise geplant wird, haben Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf ihre Arbeitszeiten einzustellen. Durch einen längeren Planungszeitraum haben sie so einen längeren Vorlauf und können ihr Privatleben besser mit ihrem beruflichen Leben in Einklang bringen. Zwar werden Dienstpläne dennoch wochenweise veröffentlicht, wenn ihr das möchtet, doch ist immer auch eine vorausschauende Grobplanung involviert, die dann wöchentlich optimiert wird (zum Beispiel wegen kurzfristigen Einflüssen wie Wetter, Eventausfall etc.).

 

Grund #2: Ein automatischer Dienstplan hat die Vergangenheit und Zukunft im Blick

Hinzu kommt, dass auch die Vergangenheit berücksichtigt werden kann: Der längere Planungszeitraum bezieht nicht nur die Zukunft, sondern auch die Vergangenheit in die Dienstplanung mit ein. Beispiel: Eine Planerin möchte die dritte Woche im Monat planen; die vergangenen zwei Wochen (Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten, freie Wochenenden, Wunschzeiten – alles in der Automatisierung berücksichtigt) werden bei der Planung mit einbezogen und bilden so die Grundlage für die Zukunft.

Zudem ermöglicht das eine schlaue Vorausschau: Durch den längeren Zeitraum werden auch Abwesenheiten in ferner Zukunft automatisch mit einbezogen (Urlaube, Berufsschule, Weiterbildungen, etc.). Das hat natürlich Auswirkungen auf die Planung in der nahen Zukunft. Als Planende/r hat man das manchmal nicht im Blick und wundert sich dann in der kommenden Woche, warum so wenige planbare Stunden zur Verfügung stehen.

 

Grund #3: Ein automatischer Dienstplan berücksichtigt tatsächlich geleistete Arbeitszeit und Performance

Es kommt nicht selten vor, dass ein Abend besser läuft als erwartet und der Mitarbeiter entsprechend länger arbeitet als ursprünglich geplant. Häufen sich solche Abweichungen von Plan- und Ist-Zeiten, wird es für Planende schnell schwierig, im Blick zu behalten, wie viel ein Mitarbeiter im laufenden Monat bereits tatsächlich gearbeitet hat. Der automatisierte Dienstplan bekommt diese Daten direkt aus der Zeiterfassung, so dass solche Informationen stets berücksichtigt werden und kein Mitarbeiter zu viel (oder auch zu wenig) arbeiten muss.

 

Grund #4: Ein automatischer Dienstplan ist objektiv

Ein von Hand geschriebener Dienstplan ist immer – mehr oder weniger bewusst – durch den Menschen, der ihn schreibt, geprägt. Subjektive Vorlieben und persönliche Meinungen können zu einer unfairen Behandlung einzelner Mitarbeiter führen, selbst wenn wir das nicht wollen. Ein automatisierter Dienstplan hat keine subjektiven Beweggründe und wird immer alle Mitarbeiter objektiv und – basierend auf voreingestellten Regeln – unvoreingenommen behandeln.

 

Grund #5: Menschen können sich nur 5 Dinge gleichzeitig merken

Wir Menschen können schon sehr viel, aber unsere Gedächtnisleistung ist begrenzt. Wir können uns nämlich im Schnitt nur fünf Dinge gleichzeitig merken (daher auch unsere fünf Gründe – wir haben da noch ein paar mehr auf Lager). 😉 Wie bereits in einem unserer Blogbeiträge zur Personalplanung gezeigt, sind es aber wesentlich mehr Einflussfaktoren, die für das Schreiben eines optimalen Dienstplans eine Rolle spielen. Ein automatisierter Dienstplan kann ohne Probleme alle wesentlichen Faktoren berücksichtigen, dafür wurde er entwickelt. Durch die intelligente Gewichtung der einzelnen Einflussfaktoren können diese entsprechend ihrer Relevanz in die Dienstplanung einfließen. Gesetzliche Vorgaben wie maximale Arbeitszeiten, Pausenregelungen können als zwingende Regeln einfließen, aber natürlich auch Wünsche der Mitarbeiter als weiche Kriterien. Dass Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden, seht also fest – wie hoch ihr die Relevanz für eure Planung einstuft, entscheidet aber schlussendlich ihr.

 

Fazit

Neben der immensen Zeitersparnis ist insbesondere eine neue Form der Fairness mit dem automatischen Dienstplan verbunden. Beschweren sich dennoch Mitarbeiter über den Dienstplan, kann man darauf verweisen, dass die Automatisierung die Schichten bereits möglichst fair verteilt hat und dabei alle im Team “gleich” behandelt wurden. Gerade im Kontext von New Work und dem immer größer werdenden Bedürfnis nach veränderten Arbeitsstrukturen und -Prozessen von Seiten der Arbeitnehmer ist das ein großer Hebel, um die Zufriedenheit im Team zu steigern.

Und was auch zu beachten ist: Durch die Regeln, die man einstellen kann, und die Ergebnisse, welche die Maschine liefert, findet auch ein Wissenstransfer statt. Der Mensch lernt sozusagen durch die Maschine und wird gleichzeitig durch sie entlastet. Denn es gibt einen klaren Prozess, auf den man sich zu hundert Prozent verlassen kann. Und falls jetzt jemand Angst bekommt, dass Dienstplanschreibende ersetzbar werden: Keine Sorge! Man könnte sagen, dass die Automatisierung euch “unmenschliche Arbeit” abnimmt, so dass ihr mehr Zeit und Kapazitäten für’s Wesentliche habt: für die Menschen in eurem Betrieb. Langfristig werden auch im Gastgewerbe das Zwischenmenschliche, alternative Führungsstile, flachere Hierarchien und dergleichen eine immer größere Rolle im Personal-Kontext spielen (unseren Podcast zum Thema können wir nur empfehlen). Die freigewordene Zeit kann genutzt werden, um HR mit neuem Leben zu füllen. Denn wir sind sicher: Aus “Human Resources” werden künftig “Human Relations”, und das besser heute als morgen. Nur so bleibt man in Zeiten von Fachkräftemangel mit seiner Arbeitgebermarke wettbewerbsfähig.

Übrigens werden wir in den kommenden Wochen immer wieder mit thematischen Blogbeiträgen auf einzelne Aspekte der Automatisierung eingehen, damit ihr eine noch bessere Vorstellung davon bekommt, was für eine tolle Innovation da auf euch zukommt. Ihr habt jetzt schon Lust bekommen, unsere automatische Dienstplanung auszuprobieren? Dann meldet euch gleich hier an und werdet zum/zur Automatisierungspionier/in!

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Fabian Weis

Data Scientist, gastromatic

Fabian ist Wirtschaftsingenieur und ein starker Analytiker. Als Gastronaut steckt er nun all seine Energie in die Weiterentwicklung von gastromatic und die Verbesserung von Prozessen. Schon während seines Studiums hat er ein kleines Unternehmen gegründet und weiß daher, auf welche Stellschrauben es ankommt.

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